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Umsatzsteuer-Sonderprüfung: E-Mails sind für die Prüfer nicht tabu

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Von Midia Nuri,

Selbst „langgediente“ Verantwortliche für die Umsatzsteuer zeigen sich immer wieder überrascht: Bei der digitalen Betriebsprüfung haben die Prüfer des Finanzamts generell auch Zugriff auf alle E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abgabenordnung).

Umsatzsteuer-Sonderpfüfung: E-Mails müssen archiviert werden

Generell gilt: Eine E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar archiviert werden muss. Dies gilt etwa für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat. Für die maschinelle Auswertbarkeit ist allerdings nicht entscheidend, ob die Daten, die Ihnen per E-Mail zugegangen sind, automatisiert in das von Ihnen verwendete Buchhaltungssystem übernommen werden oder von Ihnen erst per Mausklick in das Buchhaltungssystem eingepflegt werden.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung: E-Mails im Originalformat aufbewahren

Beispiel: Sie erhalten eine E-Mail mit steuerlich relevanten Vertragsgestaltungen. Stellen Sie sicher, dass diese E-Mail im Originalformat abgespeichert und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 6 bzw. 10 Jahren elektronisch zugänglich ist. E-Mails ohne steuerlich relevante Daten müssen Sie dagegen weder archivieren noch für den Datenzugriff vorhalten.

Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Kein Verwertungsverbot für Zufallsfunde

Praxis-Tipp: Geben Sie dem Betriebsprüfer so wenige Informationen wie möglich. Ein Verwertungsverbot für Zufallsfunde gibt es nämlich nicht.

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