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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Umsatzsteuer-Voranmeldung - nicht vom Buchhalter erstellen lassen

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Umsatzsteuer-Voranmeldung
Urheber: Stockfotos-MG | Fotolia

Von Markus Kahr,

Sie haben die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen an ein externes Unternehmen ausgelagert wie viele andere auch. Ob das Buchhaltungsunternehmen überhaupt befugt ist, Ihre Umsatzsteuervoranmeldung an die Finanzverwaltung zu übermitteln, hat der BFH mit Urteil vom 7.6.2017, Az. II R 22/15, veröffentlicht am 19.7.2017, entschieden.

Buchführungshelferin erledigte die Buchführung

Der Urteilsfall betrifft eine Bürokauffrau mit der Qualifizierung zur Diplom-Kauffrau (FH). Vor dem Studium hat sie eine Ausbildung als Steuerfachgehilfin durchlaufen und die Abschlussprüfung bestanden. Sie betreibt jetzt ein selbstständiges Buchführungsbüro, in dem sie Leistungen nach § 6 Nr. 3 und 4 Steuerberatungsgesetz (StBerG) erbringt. Ihre Tätigkeit umfasst auch:

  • die laufende Finanzbuchhaltung mit
  • digitaler Archivierung und
  • die laufende Lohnbuchhaltung.

Für ihren Auftraggeber A buchte sie alle Belege im Zusammenhang mit dessen gewerblichem Unternehmen. Die von ihr mittels des Buchführungsprogramms erstellten monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen übermittelte sie auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt.

Finanzamt erkennt die Bevollmächtigung nicht an

Nach einer Umsatzsteuersonderprüfung wies das Finanzamt die Buchführungshelferin mit Bescheid vom 7.1.2014 gemäß § 80 Abs. 5 AO als Bevollmächtigte des Auftraggebers zurück. Begründung: Sie habe durch die Übermittlung der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen geleistet, ohne dazu befugt zu sein. Damit werden alle an das Finanzamt übermittelten Voranmeldungen nicht mehr berücksichtigt. Konsequenz: Da keine wirksamen Voranmeldungen vorliegen, kann das Finanzamt die Umsätze schätzen und Verspätungszuschläge festsetzen.

Zur Bearbeitung wird ein Buchführungsprogramm genutzt

Gegen die Zurückweisung als Bevollmächtigte wehrte sich die Buchführungshelferin. Sie fürchtete um ihre Existenzgrundlage, da sie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht erstellten darf. Die Buchhalterin hat zwar ein Programm eingesetzt, mit dem die Voranmeldung automatisch erstellt werden kann, dennoch darf sie die Voranmeldung nicht übermitteln. Die Finanzverwaltung spricht ihr hier die fachliche Qualifikation ab, die Besonderheiten des Umsatzsteuergesetzes zu kennen und anzuwenden. Die Verwendung des Buchführungsprogramms "D" ändere daran nichts.

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BFH zieht das Steuerberatungsgesetz heran

Die Richter des BFH entschieden kurz und knapp, dass die Buchhalterin nicht zur Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen berechtigt sei. Ob jemand zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen befugt ist, richtet sich nach dem StBerG.

  • Die Hilfeleistung in Steuersachen erfolgt geschäftsmäßig, wenn jemand ausdrücklich oder erkennbar die Absicht verfolgt, die Tätigkeit in gleicher Art zu wiederholen und zu einem wiederkehrenden oder dauernden Bestandteil seiner selbstständigen Beschäftigung zu machen. Selbstständig handelt, wer sich nach eigenem Willen und in eigener Verantwortung, unabhängig von den Weisungen einer übergeordneten Person betätigt. Geschäftsmäßig kann eine Hilfeleistung auch dann sein, wenn sie nur für eine bestimmte Person erfolgt. Dies gilt zumindest dann, wenn sich die Hilfeleistung über einen längeren Zeitraum erstreckt und die einzelnen Tätigkeiten verschiedene Rechtsgebiete berühren.
  • Die Hilfeleistung in Steuersachen umfasst nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 StBerG auch die Hilfeleistung bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen sowie bei der Aufstellung von Abschlüssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hilfeleistung in diesem Sinne ist auch die Mitwirkung bei der Anfertigung und Abgabe von Steuererklärungen.
  • Die Hilfeleistung in Steuersachen darf gemäß § 2 Satz 1 StBerG geschäftsmäßig nur von Personen und Vereinigungen ausgeübt werden, die hierzu befugt sind. Andere als die in den §§ 3, 3a und 4 StBerG bezeichneten Personen und Vereinigungen dürfen nach § 5 Abs. 1 Satz 1 StBerG nicht geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten, insbesondere nicht geschäftsmäßig Rat in Steuersachen erteilen.
  • Das Verbot gilt nicht für die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; hierzu gehören nicht das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen.
  • Ferner gilt das Verbot des § 5 StBerG nicht für das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Tätigkeiten verantwortlich durch Personen erbracht werden, die nach Bestehen der Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder nach Erwerb einer gleichwertigen Vorbildung mindestens 3 Jahre auf dem Gebiet des Buchhaltungswesens in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch tätig gewesen sind.
  • Die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen wird weder vom Wortlaut noch vom Sinn und Zweck des § 6 Nr. 4 StBerG erfasst.

Auch der Einsatz der Software führt nicht zu einer zulässigen Erstellung der Voranmeldung

Die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen wird vom Anwendungsbereich des § 6 Nr. 4 StBerG auch dann nicht erfasst, wenn das verwendete Buchführungsprogramm es ermöglicht, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen aufgrund der Buchführung automatisch zu erstellen.

Das Fertigen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung stellt kein bloßes mechanisches Rechenwerk dar, wenn sie verantwortlich und unter Berücksichtigung der Regelungen des UStG geschieht.

Die bloße unkritische Übernahme der Ergebnisse der Buchführung ohne eigene rechtliche Prüfung genügt nicht den Anforderungen, die das Gesetz an eine Umsatzsteuer-Voranmeldung stellt.

Die Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen erfordert ein eigenverantwortliches und sachkundiges Tätigwerden, das auch die kritische Prüfung und eine gesetzesgerechte Auswertung der durch den Buchführer gelieferten Zahlen einschließt.

Ein Buchführungsprogramm kann diese persönliche Tätigkeit bei der Überprüfung der Buchführung nicht ersetzen. Es kann beispielsweise nicht erkennen, ob die in § 15 UStG bestimmten Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind und in welchem Voranmeldungszeitraum der Abzug ggf. vorzunehmen ist.

Empfehlung: Externe Buchhalter sind zur Buchung laufender Geschäftsvorfälle auch befugt, soweit diese die Umsatzsteuer berühren. Sie sind lediglich nicht dazu berechtigt, aufgrund der Ergebnisse der Buchführung die Umsatzsteuer-Voranmeldungen zu erstellen. Insoweit gilt nichts anderes wie für das Fertigen der Umsatzsteuer-Jahreserklärungen.

Ich bin Fan vom Service aus einer Hand

Persönlich bin ich ein Fan davon, alles in einer Hand zu erledigen: Wenn für Ihr Unternehmen ein Steuerberater tätig ist, sollte er auch die Buchhaltung erledigen. Dies hat den Vorteil, dass Sie alles aus einer Hand erhalten.

Die internen Arbeitsanweisungen beim Steuerberater werden bereits bei der laufenden Buchführung berücksichtigt. Er wird für Ihren Abschluss deutlich weniger Zeit benötigen, da er die Buchhaltungskräfte in seinem Unternehmen kennt und die Rahmenbedingungen vorgibt.

Wenn Sie einen externen Service nutzen

Sollten Sie dennoch einen externen Buchhaltungsservice nutzen wollen, müssen Sie selbst oder Ihr Steuerberater Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und fachlich prüfen. Haben Sie dies erledigt, darf der externe Buchhalter Ihre Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Umständlicher geht es wohl kaum noch.

Leider hat der BFH nicht mitgeteilt, wie Sie die Voranmeldung fachlich prüfen. Ob Ihr handschriftlicher Vermerk "fachlich geprüft und an das Finanzamt übermittelt" ausreichen wird, ist noch nicht entschieden. Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen interne Buchhaltungskräfte, dürfen diese die Voranmeldung an den Fiskus vornehmen.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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