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Der Abzug der Vorsteuer ist Kernbestandteil des bestehenden Umsatzsteuersystems. Ändern sich die Verhältnisse, die für den ursprünglichen...

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Zwei wichtige Frage zu Ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung

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Von Gerhard Schneider,

Frage 1: Hin und wieder passiert es jedem: Sie stellen für die Umsatzsteuervoranmeldung Ihre Rechnungen und Belege zusammen – und dann vermissen Sie einen Beleg! Sie können sich ganz sicher an die Ausgabe erinnern, aber die Quittung ist verloren. Was tun? Müssen Sie auf die Betriebsausgabe verzichten?

 

Lösung: Dazu gibt es eine gute und schlechte Nachricht. Die gute zuerst:
Wenn Sie kein Doppel des Belegs mehr beschaffen können, müssen Sie auf den Betriebsausgabenabzug nicht verzichten. Stattdessen dürfen Sie einen Eigenbeleg erstellen. Ist er korrekt und vollständig ausgefüllt, und spricht einiges dafür, dass Sie die Ausgabe tatsächlich hatten, wird das Finanzamt einen Eigenbeleg in der Regel anerkennen. Das heißt: Sie können diese Ausgabe auch als Betriebsausgabe geltend machen.

Ihr Eigenbeleg muss diese Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • genaue Bezeichnung des Gegen­stands bzw. der Leistung, die bezahlt wurde
  • Datum der Aufwendung
  • Brutto-Preis (inkl. MwSt.), den Sie gezahlt haben
  • der Grund, weshalb Sie einen Eigenbeleg ausgestellt haben
  • das Ausstellungsdatum des Eigenbelegs
  • Ihre eigenhändige Unterschrift

Die schlechte Nachricht jedoch: Bei der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie aus einem solchen Eigenbeleg keine Vorsteuer ziehen. Das heißt, die gezahlte Umsatzsteuer bleibt verloren. Wenn es sich um eine größere Rechnung handelt, sollten Sie also immer versuchen, eine Kopie des Belegs beim Aussteller zu beschaffen. Den Eigenbeleg nutzen Sie als zweitbeste Lösung, wenn sich keine Kopie beschaffen lässt, um wenigsten den Betriebsausgabenabzug zu retten.

 

Frage 2: Wenn Sie die Belege für die Umsatzsteuer zusammenstellen, fällt Ihnen auf, dass eine Rechnung fehlerhaft ist oder nicht alle Pflichtangaben enthält, die Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug sind. Was tun?
Lösung: Stoßen Sie auf eine fehlerhafte Rechnung, haben Sie 2 Möglichkeiten:

  1. Sie fordern beim ausstellenden Unternehmen eine neue an. Doch das kann erfahrungsgemäß dauern. Deshalb ist der zweite Weg oft einfacher.
  2. Sie korrigieren die Rechnung selbst. Zwar können Ergänzungen oder Berichtigungen in der Regel nur von demjenigen vorgenommen werden, der die Rechnung ausgestellt hat. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings eine wichtige Ausnahme: Eine Berichtigung oder Ergänzung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (also durch Sie) ist nur dann in Ordnung, wenn der Rechnungssteller die Änderungen schriftlich bestätigt.

Das heißt für Sie: Senden Sie die korrigierte Rechnung (in Kopie) an das ausstellende Unternehmen, und bitten Sie, die Änderungen, mit Datum und Unterschrift abgezeichnet, an Sie zurückzuschicken.

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