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9 Spartipps für Spendenbriefaktionen - Beim Mailing bares Geld sparen

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Sparen bei Spendenbriefen
Beim Versenden von Spendenbriefen Geld sparen

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Jede Spendenbriefaktion kostet Geld. Schnell sind einige 1.000 € beisammen, besonders wenn Sie (teilweise) mit einem Dienstleister zusammenarbeiten. Doch auch bei Ihrer Spendenbrief Aktion lässt sich Geld sparen. Im folgenden stellen wir Ihnen 9 wichtige Spartipps vor.

1. Schreiben Sie die Texte für Ihren Spendenbrief selbst

Sie können einiges Geld sparen, wenn Sie sämtliche Texte Ihres Spendenbriefes selber texten. Wenn Sie Ihren Texterfähigkeiten zu wenig trauen, dann zeigen Sie Ihren Text verschiedenen Leuten. Anhand der Reaktionen sehen Sie, was gut ist und was nicht. Ein professioneller Texter ist also nicht immer notwendig. Ausnahme: Sie trauen Ihrer "Texterfähigkeit" nicht, dann ist ein professioneller Texter weiterhin empfehlenswert.

2. Geben Sie die Grafik komplett in eine Hand

Einen Spendenbrief sollten Sie durch einen professionellen Grafiker erstellen lassen. Erteilen Sie ihm einen Gesamtauftrag, da Einzelaufträge eher Mehrkosten und erhöhten Zeitaufwand mit sich bringen.

3. Lassen Sie sich die Restauflage des Projekt-Flyers liefern

Viele Druckereien drucken generell eine etwas höhere Auflage. Die Restauflage erhalten Sie meist kostenlos. So haben Sie immer ein paar Projektinformationen bei Rückfragen parat.

4. Drucken Sie Briefbogen für Ihren Spendenbrief für ein Jahr vor

Das Anschreiben eines Spendenbriefes erstellen Sie in aller Regel auf Ihrem herkömmlichen Briefpapier. Kalkulieren Sie, wie viele Bögen Sie insgesamt für ein Jahr benötigen, und machen Sie einen Zusammendruck. Je höher die Auflage, desto niedriger der Stückpreis pro Spendenbrief.

5. Arbeiten Sie Ihre Spenderdaten selber auf

Arbeiten Sie Ihre Spenderdaten selber auf und geben Sie die Adressen im gewünschten Dateiformat bei der zuständigen Druckerei ab. Sprechen Sie mit Ihrem Dienstleister oder Ihrer Druckerei darüber, in welchem Dateiformat und in welcher Form die Adressdaten aufgearbeitet werden sollen. Sie sparen bares Geld, wenn Sie die Daten in gewünschter Form abliefern.

6. Verwenden Sie Zahlscheine von Ihrer Bank

Sollten Sie Ihren Spendenbrief ganz allein herstellen, so können Sie vorgefertigte Zahlscheinvordrucke Ihrer Bank benutzen. Eine bestimmte Stückzahl (bei Ihrer Bank erfragen!) stellt Ihnen Ihre Bank häufig kostenlos zur Verfügung. Die Bankdaten sind schon eingedruckt. Ein zusätzlicher Druck ist nicht notwendig.

7. Handeln Sie Rabatte und Vergünstigungen aus

Scheuen Sie sich nicht, Rabatte und Vergünstigungen auszuhandeln. So können Sie Rabatte erhalten, wenn Sie mit einer Druckerei oder einem Dienstleister länger zusammenarbeiten. Oder Sie haben noch andere Druckaufträge, die Sie gleich mit vergeben (z. B. ein Briefbogen, eine Zeitschrift, Verwaltungsvordruck etc.). Vergleichen Sie mit anderen Anbietern, was Ihre Verhandlungsposition stärkt. Vor übertriebener "Preisdrückerei" sei aber gewarnt, gerade bei örtlichen Anbietern.

8. Teilen Sie sich Dienstleistungen

Manches können Sie selbst erledigen. Sie können Geld sparen, wenn Sie einen Teil bestimmter Dienstleistungen selbst übernehmen. Wenn Sie z. B. eine Werkstatt für Menschen mit Behinderungen haben, so können dort Briefe gefaltet und kuvertiert werden.

9. Sparen Sie beim Porto durch Portooptimierung

Achten Sie auf das richtige Porto. Eine Möglichkeit ist der so genannte Info-Brief. Bei einem Porto von 0,45 Cent sparen Sie also 10 Cent im Vergleich zum Standardbrief. Voraussetzungen sind:

  • mindestens 50 Sendungen,
  • jeder Spendenbrief ist inhalts-, format- und gewichtsgleich,
  • die Anschriften sind maschinenlesbar.

Weiteres erfahren Sie in Leistungen und Preise der Deutschen Post, einer Broschüre, die Sie in jeder Postagentur erhalten. 

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