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In 5 Schritten zum Sponsoring-Event - So finden Sie die passende Veranstaltung

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Das richtige Sponsoring-Event
Das richtige Sponsoring-Event

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Für Ihre Organisation sind Veranstaltungen eine Chance, Ihre Spender besser kennen zu lernen und neue hinzuzugewinnen. Ein Sponsoring-Event sollte zu Ihrer Organisation und Zielgruppe passen. Lesen Sie hier, wie Sie in 5 Schritten die passende Veranstaltung für jeden Anlass finden.

Schritt 1: Zielgruppe klären

Welches Publikum soll mit der Veranstaltung angesprochen, welche Zielgruppe soll erreicht werden? Möchten Sie Mitarbeiter und deren Familien, Kunden, Förderer, Partner Ihrer Organisation einladen? Ein Kindergarten etwa sollte nicht zugleich Kinder, Jugendliche und Eltern mit einem Sommerfest ansprechen wollen die Jugendlichen würden sich mit Sicherheit fern halten, weil sie sich sowohl von Kindern wie von Eltern abgrenzen wollen.

Definieren Sie Ihre Zielgruppe also nicht zu breit. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Zielgruppe für Ihre Sponsoren nicht mehr interessant ist.
Für Sponsoren interessante Zielgruppen können z. B. sein:

  • Jugendliche → Handy-Anbieter
  • Mitglieder eines Sportvereins → Sportartikel-Anbieter
  • Mitglieder eines Kultur-Fördervereins → Reisebüro mit Angeboten für Bildungsreisen
  • Senioren → Anbieter von Treppenliften

Anders ausgedrückt: Ein Sponsor, der z. B. Jugendliche ansprechen möchte, wird kaum eine Veranstaltung in einem Seniorenheim unterstützen wollen.

Schritt 2: Machbarkeit überprüfen

Versuchen Sie, einen Mittelweg zwischen utopischen und kreativen Vorschlägen zu finden. Am Anfang gibt es meist viele gute Ideen, aber prüfen Sie kritisch, welche auch wirklich umsetzbar sind. Ein zu hoch gestecktes Ziel nicht zu erreichen wirkt ebenso demotivierend wie eine uninspirierte, langweilige Veranstaltung.

Jeder im Team hat schnell die eine oder andere Idee als Favorit gewonnen, aber halten Sie zu Anfang Distanz, seien Sie auch bereit, sich von einer Idee zu trennen, wenn sich herausstellt, dass sie zu teuer oder deren Umsetzung zu aufwändig ist. Erkennen und fördern Sie die Talente in Ihrem Team. Binden Sie frühzeitig zusätzliche Helfer ein, z. B. die Familien der Mitarbeiter und/oder ehrenamtliche Helfer, Praktikanten.

Schritt 3: Risiken abschätzen

Überschlagen Sie die Kosten und damit das finanzielle Risiko für den Fall, dass sich kein Sponsor finden lässt und keine Einnahmen durch das Sponsoring-Event erzielt werden können. Wie schätzen Sie die Gefahr ein, dass zu wenig Besucher kommen oder eine schlechte Stimmung entsteht?

Auch ein besonders festlicher Empfang im niveauvollen Rahmen kann von zu vielen oder schlechten Festrednern zerstört werden. Fragen Sie sich auch: Könnte Ihnen das Sponsoring-Event einen Imageschaden zufügen, z. B. ein exklusives Dinner mit hoch gestellten Persönlichkeiten in einem Nobelrestaurant kaum als angemessen für eine gemeinnützige Einrichtung angesehen werden?

Schritt 4: Geeignete Termine finden

Achten Sie darauf, dass Ihr Sponsoring-Event terminlich nicht in Konkurrenz mit anderen lokal oder bundesweit wichtigen Veranstaltungen wie z. B. einem Bundesligaspiel steht - ausgenommen Ihre Zielgruppe definiert sich entgegengesetzt. Sofern Sie Prominente aus der Region, für Ihre Organisation bedeutende Persönlichkeiten oder Politiker einladen, stimmen Sie die Termine frühzeitig mit ihnen ab.

Wählen Sie keine Urlaubszeit, wenn Sie auf eine hohe Publikumsbeteiligung bauen, keinen Samstag, wenn Sie eine hohe Beteiligung von Tageszeitungsjournalisten wünschen, die samstags in der Regel ihren einzigen freien Tag haben.

Schritt 5: Passen Sie Ihr Event dem Sponsor an

Welche der Veranstaltungen ist für die ins Auge gefassten Sponsoren besonders attraktiv? Versetzen Sie sich in die Lage des Sponsors: Wie sieht seine Zielgruppe aus, wer sind Konsumenten seiner Produkte? Welche Veranstaltung bietet für ihn einen hohen Imagegewinn und viel Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit? Lassen sich positive inhaltliche Verbindungen herstellen zwischen einer Veranstaltung und dem Sponsor?

Das könnte bedeuten, dass ein örtlicher Baumarkt Baumaterial für einen Bastelwettbewerb für Seifenkistenrennen bereitstellt. Sie erwirtschaften einen Überschuss durch "Startspenden" von jeder fertigen Seifenkiste und dem Verkauf von Kaffee und Kuchen an Besucher. Ihr Sponsoring-Event sollte sich größtmöglich an den Interessen vorhandener oder potenzieller Sponsoren orientieren. Erst wenn Sie diese Fragen geklärt haben, können Sie neue Sponsoren ansprechen. 

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