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PR Praxis: Goldene Regeln für eine Einladung, der die Journalisten gern folgen

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Unterschätzen Sie nicht den Wert der Einladung zum Pressegespräch. Die Einladung ist der erste wichtige Baustein Ihrer Kommunikation mit den Medien. Deswegen sollten Sie hierauf genauso viel Mühe verwenden wie für das eigentliche Gespräch. Erst anrufen, dann schreiben. Egal, wie gut Sie die Journalisten Ihrer Zeitung kennen, senden Sie Ihre Einladung schriftlich, und zwar nach einer telefonischen Terminabsprache. Dieses Telefongespräch zu Beginn Ihrer Terminplanung hat vier Vorteile:

 

  1. Sie haben einen Grund, in der Redaktion anzurufen und mit dem Journalisten zu sprechen.
  2. Sie testen, ob Ihr Thema ankommt, ob der Journalist daran interessiert ist.
  3. Sie können im Vorfeld einen Termin finden, der jedem Teilnehmer in den Zeitplan passt und der in der Regel dann auch wahrgenommen wird.
  4. Sie erfahren, ob der Journalist Ihrer Wahl persönlich kommt oder ob er einen Vertreter vorschlagen möchte. Sie haben dann noch genügend Zeit, um zu recherchieren, wer dieser vielleicht bislang unbekannte Vertreter ist, welche Einstellung er zu Ihrem Unternehmen hat, was er bislang über Sie veröffentlich hat, welche Rolle er in der Redaktion spielt. Bereiten Sie das Telefongespräch gut vor.

Hier ein Leitfaden der Fachzeitschrift „PR Praxis” :

  • Rufen Sie ca. 2 Wochen vor dem Termin in der Redaktion an.
  • Rufen Sie zuerst den Journalisten an, den Sie auf jeden Fall als Teilnehmer Ihres Pressegespräches gewinnen möchten.
  • Wenn er nicht zu erreichen ist, besprechen Sie Ihr Thema nicht mit der Redaktionssekretärin.
  • Stellen Sie sich kurz als Presseverantwortlicher Ihres Unternehmens vor.
  • Geben Sie einen kurzen Überblick zu Grund und Inhalt des Pressegesprächs.
  • Fragen Sie, ob der Termin passend ist, und bieten Sie eventuell einen Ausweichtermin an.
  • Kündigen Sie die Presseeinladung für die nächsten Tage an und fragen Sie, ob der Journalist weitere Informationen benötigt, die Sie ihm dann gerne im Vorfeld zusenden werden.
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