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Was Sie beachten müssen, wenn Sie persönliche Daten von Mitarbeitern in Werbung und PR verwenden wollen

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Alle lächeln fröhlich in die Kamera, wenn der Fotograf Bilder für die Mitarbeiterzeitung schießt.

Doch das freundliche Gucken dürfen Sie als Werbe- und PR-Verantwortlicher nicht falsch interpretieren. Eine Einwilligung in die spätere Veröffentlichung ist es nicht.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Anspruch auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten. Und dazu gehören neben Angaben zu ihrer Person, die in Texten vorkommen, selbstverständlich auch Fotos.

Dies gilt übrigens auch dann, wenn Sie Bilder nur für interne Zwecke schießen, etwa für die Mitarbeiterzeitung oder ein internes Blog. Eine schriftliche Einwilligung in die Veröffentlichung sollten Sie immer einholen.

Diese kritischen Punkte sollten Sie bei der Verwendung von Bildern beachten

Sobald auf Bildern Mitarbeiter klar zu erkennen sind, brauchen Sie deren Einwilligung in die Veröffentlichung, egal, ob es sich um Einzelfotos oder um Gruppenfotos handelt.

Seien Sie sensibel, was die Aufnahmeperspektive, den Inhalt oder den Kontext der verwendeten Bilder angeht.

Vermeiden Sie es also, Ihre Mitarbeiter in unvorteilhaften Posen abzubilden oder das Bild etwa mit einer Bildunterschrift zu kombinieren, die den Mitarbeiter herabsetzen oder weitere persönliche Daten enthalten könnte.

Krasses Beispiel: Im Bild ist ein Mitarbeiter der Fertigung an der CNCFräse zu sehen. Die Bildunterschrift lautet: „Nach 6-wöchiger Krankheit läuft hier wieder alles rund.“

Vorsicht, Betriebsfeiern! Mitarbeiter mit vollen Biergläsern oder schunkelnd mit hochrotem Kopf will niemand sehen – auch wenn sie manche Mitarbeiter zeitungen „schmücken“.

Urheberrechtsverletzungen drohen bei Passbildern und Bewerbungsfotos. Sie wollen einen neuen Mitarbeiter in der Mitarbeiterzeitung vorstellen und bitten ihn, ein Pass- oder Bewerbungsfoto mitzubringen.

Auch seine Einwilligung liegt vor. Doch in diesem Fall könnten Sie die Rechte des Urhebers verletzen. Meist sind Bewerbungsfotos von professionellen Fotografen geschossen worden, deren Bilder nur für Zwecke der Bewerbung, aber nicht für weitere Werbemaßnahmen verwendet werden dürfen.

Dann kommen Sie nicht in Konflikt mit dem Datenschutz, sondern mit dem Urheberrecht der Betroffenen.

So ist es besser: Schießen Sie selbst neue Fotos oder kontaktieren Sie den Urheber, um sich die Bildverwendung erlauben zu lassen.

Welche Stolpersteine in Texten lauern und wie Sie diese umgehen

Personal-PR

Gefährliche Stolpersteine lauern auch in Texten, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwähnt werden.

Ganz offenkundig ist dies in PR-Meldungen zu neuen Mitarbeitern wie der folgenden: „Harald Zimbel besetzt ab dem 1. September die Stelle des ,Produktmanagers/ -designers Rucksäcke‘.

Der 30-jährige Familienvater, der vom Wettbewerber ABC Systems kommt, hat zwei Töchter und ist leidenschaftlicher Segelflieger.“

Hier sind gleich mehrfach persönliche Daten verwendet worden, nämlich zum Alter, zum beruflichem Werdegang, zu Familienverhältnissen und privaten Interessen. Texte wie diese können Sie also nicht ohne Einwilligung der Betroffenen veröffentlichen.

Interne Wettbewerbe

Ergebnisse von internen Leistungswettbewerben oder auch Aktionen wie „Mitarbeiter des Monats“ sind beliebt.

Aber auch hier handelt es sich um die Veröffentlichung persönlicher Daten. Auch wenn die Sieger solcher Wettbewerbe der Veröffentlichung meist zustimmen, sind derart veröffentlichte Leistungsbewertungen aus einem anderen Grund kritisch.

Denn andere Mitarbeiter könnten sich durch solche Veröffentlichungen diskriminiert sehen.

Geburtstage und Jubilare

Auch die beliebten Glückwünsche, die man in Mitarbeiterzeitungen an Geburtstagskinder und Jubilare ausspricht, bedürfen der vorherigen Einwilligung der Betroffenen.

Das gilt auch dann, wenn Sie diese Daten nur listenartig veröffentlichen, wie: „Geburtstag feiern in diesem Monat“ oder „Jubilare des Monats“.

Einwilligungserklärung

Wenn Sie die Einwilligung Ihrer Mitarbeiter einholen, legen Sie ihnen die geplante Werbemaßnahme immer in einer bereits gestalteten Version zusammen mit Text und Bild vor.

So können sie sich einen Gesamteindruck verschaffen und Sie sind vor späteren Regressansprüchen geschützt.

Achtung: Holen Sie Einwilligungen nicht pauschal ein, („… Zustimmung zur Veröffentlichung in Werbe- und PR-Maßnahmen“), sondern beschreiben Sie exakt: „… Zustimmung zur Veröffentlichung des folgenden Texts [hier Text einfügen] in der Mitarbeiterzeitung Ausgabe 10/2013“.

Fazit: Daten und Angaben zu einzelnen Mitarbeitern dürfen Sie weder in Wort noch in Bild ohne deren vorherige Einwilligung verwenden. Das müssen Sie auch bei internen PR-Maßnahmen beachten.

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