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Warum Sie mit Auftragsbestätigungen viel Ärger vermeiden

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Von Iris Schuler,

Wer Auftragsbestätigungen schreibt, beugt Missverständnissen bezüglich der Preise und Leistungen vor und macht Verträge wasserdicht. Zudem signalisieren Sie dem Kunden Zuverlässigkeit und Kompetenz – man weiß, dass Sie Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen im Griff haben. Auftragsbestätigungen sind nötig, weil in der Praxis kaum mehr Verträge geschlossen werden, die von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden. Normalerweise wird ein Angebot gemacht, das entweder angenommen oder abgelehnt wird.

Angebote werden manchmal schriftlich angenommen, manchmal aber sogar nur mündlich. In beiden Fällen besteht die Gefahr, dass die vermeintliche Einigung aus diesen Gründen rechtlich nicht wirksam ist:

  1. Angebot und Annahme decken sich nicht. Es wird mit großer Wahrscheinlichkeit zu falschen Leistungen und Lieferungen kommen, die der Kunde nicht bezahlen will.
  2. Es liegt nur eine Bestellung aufgrund Ihrer unverbindlichen Werbung vor. Dies ist ein Angebot des Kunden. Ein Vertrag kommt erst zustande, wenn Sie liefern und dadurch das Angebot durch schlüssiges Handeln annehmen. Überlegt der Kunde es sich bis dahin anders, kann er sein Angebot einfach zurückziehen. Sind Sie als Unternehmer inzwischen in Vorleistung getreten, bleiben Sie auf Ihren Kosten sitzen.

Diesem Ärger gehen Sie ganz einfach aus dem Weg, indem Sie nach der mündlichen (oder auch schriftlichen) Einigung eine schriftliche Auftragsbestätigung versenden, in der Sie Leistungen, Preise und Konditionen genau aufführen.

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Was in eine Auftragsbestätigung gehört

Schreiben Sie Auftragsbestätigungen auf Firmenbriefpapier, da es sich um einen offiziellen Geschäftsbrief handelt. Diese Elemente sollten in jeder Auftragsbestätigung zu finden sein:

  • Kontaktdaten des Vertragspartners: Schreiben Sie direkt an die Person, die Ihr Angebot angenommen hat.
  • Datum
  • Betreff: Verwenden Sie das Wort Auftragsbestätigung, das Sie gegebenenfalls noch ergänzen, zum Beispiel "Auftragsbestätigung zu Ihrem Auftrag xy vom …". Sie können den Betreff auch werblich gestalten und "Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung" schreiben.
  • Anrede: Sprechen Sie den Kunden persönlich mit seinem Namen an.
  • Danke: Beginnen Sie den Text mit ein paar freundlichen Worten und bedanken Sie sich für den Auftrag.
  • Inhalt: Beschreiben Sie Leistung und Lieferung so genau wie möglich. Nennen Sie Stückzahlen, Preise und Konditionen oder beziehen Sie sich auf ein konkretes Angebot, das dem Kunden vorliegt.
  • Versprechen: Geben Sie dem Kunden ein gutes Gefühl und versprechen Sie Sorgfalt und guten Service.
  • Unterschrift
  • Bitte um Bestätigung
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