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Anfragen potenzieller Kunden: Spreu vom Weizen trennen

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Eine Situation, wie Sie derzeit leider häufiger vorkommt. Grund sind steigende Einkaufspreise und damit höherer Kostendruck auf der Käuferseite. Die Situation: Ihnen flattert per E-Mail, Fax oder sogar noch per Brief die Anfrage eines Einkäufers ins Haus, der bislang mit ihrer Firma noch nicht zusammenarbeitet. Doch schon auf den ersten Blick haben Sie das Gefühl: Diese Anfrage ist nicht ernst gemeint, sondern dient bestenfalls dazu, den bestehenden Lieferanten zu testen. Sollten Sie die Anfrage also links liegen lassen?

Carsten Stenzel, Verkaufsprofi bei der salesjob gmbh sagt „Nein“. Denn auch diese Art der Anfragen ist eine Chance! Seine Empfehlung:
Wenn Sie nur darauf reagieren, indem Sie einfach (allgemeine) Infodaten versenden, haben Sie schon verloren.
Investieren Sie aber etwas Zeit, um herauszufinden, was den Kunden wirklich antreibt und bewegt, haben Sie einen Ansatz, um passgenau auf ihn zuzugehen – und um sich zeitgleich von den anderen, ebenfalls mit der „Massenanfrage“ konfrontierten Unternehmen abzuheben. Schließlich zeigt die Anfrage immerhin, dass ein grundsätzliches Interesse vorhanden ist. Wenn es Ihnen dann gelingt, genau jene Fragen zu stellen, mit denen Sie Motivation und Bedarf herausfinden, nehmen Sie damit den Faden für eine Partnerschaft auf.

Mit welchen Fragen gelingt Ihnen das am einfachsten?

  • „Herzlichen Dank für Ihre Anfrage. Da ich Ihnen kein Nullachtfünfzehn-Angebot machen möchte, frage ich nach: Was kann ich Ihnen konkret anbieten, damit wir zusammenkommen?“
  • „Um Ihre Anfrage richtig einzuordnen: Wie würde ein außenstehender Beobachter Ihr Projekt (alternativ: das Ziel Ihrer Anfrage) beschreiben?“
  • „Gibt es einen besonderen Grund dafür, dass Sie die Anfrage gerade jetzt stellen?“
  • „Worauf legen Sie bei der Zusammenarbeit großen Wert?“

Wichtig ist, ins Gespräch zu kommen, und dem Gegenüber deutlich zu machen: Hier geht es nicht um eine „Standard-Bearbeitung“, sondern um den Aufbau einer dauerhaften Kundenbeziehung.

Wenn der Kunde „blockt“

Handelt es sich um eine „Pro-forma-Anfrage“, werden Sie das spätestens nach Ihrem Griff zum Telefon schnell herausbekommen. Denn es gibt ganz typische Anzeichen, die deutlich signalisieren, wenn bzw. dass aus einer Anfrage wohl nie etwas wird:

  • Sie haken nach einer Anfrage telefonisch nach, um einen Termin zu vereinbaren, aber Ihr potenzieller Kunde lehnt ab.
  • Ihr Ansprechpartner weiß offensichtlich über die von ihm verschickte Anfrage nicht weiter Bescheid und erweist sich als inkompetent. Selbst einfache Fragen kann er nicht beantworten.
  • Sie werden hingehalten und gebeten, erst einmal „die Anfrage so zu beantworten, wie sie gestellt wurde. Alles weitere würde man dann schon sehen“.

Die Redaktion von „Besser verkaufen” empfiehlt

Trifft eines oder mehrere Merkmale zu, wird mit dem Kunden wohl (diesmal) kein Geschäft zu machen sein. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen,

  • bei einer „unaufwändigen“ Angebotserstellung das Angebot trotzdem zu machen und darauf hinzuweisen, dass man gerne im Rahmen eines persönlichen Gesprächs das Angebot auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zuschneiden möchte.
  • bei einer aufwändigen und zeitintensiven Angebotserstellung zumindest eine kurze Frageliste zu senden, mit dem Hinweis, dass ein solches Angebot nur punktgenau erstellt werden kann. Eventuell senden Sie gleich ein paar Testimonials mit, um zu belegen, dass der Anfragende mit einer individuellen Angebotserstellung (und Auftragsausführung) und auch mit einer besonderen Leistung rechnen kann.

Der Tipp von Verkaufstrainer Helmut Seßler (Trainergruppe Seßler & Partner GmbH): Spannen Sie Ihre Internet-Seiten ein

Fordern Sie den Kunden, der unentschlossen scheint oder keinen Termin vereinbaren will, am besten in einem Telefonat auf, die Internetseiten Ihres Unternehmens aufzurufen. Begleiten Sie ihn ein wenig durch die Seiten und zeigen Sie ihm so, was Ihr Unternehmen für ihn leisten könnte. Zeigen Sie ihm auf Referenz- Seiten, was Sie für andere Kunden getan haben.
Ihr Ziel: Der Kunde soll sich dann entscheiden, ob er einen Besuch von Ihnen will oder nicht. Lehnt er danach immer noch ab, brauchen Sie keine Zeit mehr in ein Angebot zu investieren.

Nachfassen: Mit wenig Aufwand doch zum Erfolg

Haben Sie sich entschieden, ein Angebot zu schreiben, entscheiden Sie sich auch dazu, konsequent nachzufassen. Für „Standard-Angebote“ empfiehlt sich dieser Ablauf:

So gehen Sie zielgerichtet vor

  1. Nach drei bis vier Werktagen ist immer noch keine Reaktion da? Fragen Sie per Telefon nach!
  2. Zwei Wochen sind vergangen und Sie haben nichts von Ihrem potenziellen Kunden gehört? Haken Sie per Brief, Fax oder E-Mail nach!
  3. Haben Sie endlich eine Antwort? Gehen Sie richtig darauf ein! Was heißt „richtig“? Selbst dann, wenn die Absage kommt, höflich bleiben. Anrufen und nachfragen: „Woran hat es gelegen? Was kann ich beim nächsten Mal besser machen?“ Sie werden sehen – der Kunde wird sich positiv an Sie erinnern und bei der nächsten Anfrage ernsthafteteres Interesse zeigen.
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