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Datenschutz: So verhindern Sie sorglosen Umgang mit vertraulichen Informationen

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„Dank“ Bahn und Telekom kocht das Thema Datenschutz derzeit hoch. Und die Pläne, die in Berlin ausgebrütet werden, um Daten sicherer zu machen, sind alles andere als erfreulich. Sie können vor allem für direktwerbende Unternehmen zum todbringenden Nackenschlag werden. Das ist der Politik bewusst - es interessiert sie aber nicht. Denn in diesem Jahr wird gewählt. Umso wichtiger, dass Sie Ihre Mitarbeiter verpflichten, mit ALLEN Daten und Unterlagen vertraulich umzugehen!

Wenn brisante Unternehmens- oder sensible Kundendaten, aber auch Absatzpläne, Verkaufszahlen u. Ä. in die falschen Hände geraten, kann dies fatale Konsequenzen haben. Und oft führt ein allzu sorgloser Umgang im oder außerhalb des Unternehmens zu Konflikten mit dem Datenschutz oder zu rechtlichen Problemen.

So helfen Sie Ihren Mitarbeitern, mit sensiblen Dokumenten verantwortungsbewusst umzugehen:


  • Verpflichten Sie alle betreffenden Mitarbeiter per Arbeitsanweisung dazu, diese Unterlagen unter Verschluss zu halten.
  • Kennzeichnen Sie jedes Dokumentenblatt beim Ausdrucken deutlich mit dem Namen des Empfängers. Ein Namensvermerk in der Fußzeile ist nicht ausreichend.
  • Verwenden Sie ein seitenfüllendes Wasserzeichen, das jeder Ihrer Mitarbeiter mit Hilfe von Microsoft Word schnell erstellen und in seine Dokumente einbinden kann.


Durch das Wasserzeichen können herumfliegende einzelne Seiten direkt dem jeweiligen Empfänger zugeordnet werden, ebenso wie fotokopierte Seiten. Ihre Mitarbeiter werden nun sehr genau darauf achten, diese Daten sorgfältig vor öffentlichem Zugriff zu schützen. Nutzen Sie diese einfache Vorgehensweise, die bis auf einige Minuten für die einmalige Einrichtung des Wasserzeichens am PC keine zusätzlichen Kosten verursacht.

Und: Lassen Sie alle Mitarbeiter eine Datenschutzerklärung unterschreiben!

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