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Wie Sie Ihr Projekt „Geschäftsbericht“ Schritt für Schritt realisieren

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Von dgx,

Stellen Sie sich folgendes vor: Die Anfangshürden für die Erstellung Ihres Geschäftsberichts sind übersprungen: Die Geschäftsführung hat Projekt und Budget genehmigt, die Kollegen sind über inhaltliche und zeitliche Vorgaben informiert, die Agentur ist gebrieft. Die folgende Schritt-für-Schritt-Checkliste bietet Ihnen bei der Fülle der noch anstehenden Aufgaben eine Leitlinie:

Checkliste: Zusammenfassung der einzelnen Arbeitsschritte nach Projekt- und Budgetgenehmigung für Ihren Geschäftsbericht:

Schritt 1: Inhaltsübersicht erstellen, redaktionelle Schwerpunkt setzen, Textlängen bestimmen.

Schritt 2:
Gespräch mit Kollegen der zuständigen Abteilungen führen, Textlänge und Abgabetermin mit den Kollegen besprechen.
Schritt 3: Aufstellung der besonderen Jahresereignisse anfertigen, Fotos, Pressemitteilungen, Zeitungsberichte zusammenstellen. Ideen der Kollegen eventuell berücksichtigen.

Schritt 4:
Termin mit der Werbeagentur vereinbaren, Unterlagen für das Briefing zusammenstellen, Briefing durchführen und protokollieren.
Schritt 5: Die gelieferten Texte Ihrer Kollegen redigieren, Überschriften formulieren, Fotos zuordnen, Fotoquellen benennen, bei Bedarf eigene Texte schreiben, Vorwort des Vorstands entwerfen und autorisieren lassen, Impressum erstellen.
Schritt 6: Texte, Fotos, Zahlen, Daten und Fakten an die Werbeagentur im vereinbarten Format weiterleiten, meist als Word-Datei für Texte, Excel für Zahlen und Daten, Fotos im jpg.- bzw. tif.-Format.
Schritt 7: Zielgruppen bestimmen, Verteilerschlüssel festlegen: Mitarbeiter, Kunden, Geschäftskontakte, Interessenten, Journalisten. Bestimmen Sie die Auflagenhöhe des Berichtes nach diesem Verteiler und bedenken Sie zusätzlich Ihre Messeauftritte, Events wie Sommerfest, Jubiläen, Aktionstage, Kampagnen etc. Eine durchschnittliche Auflagenhöhe liegt bei 2.000 Exemplaren.
Schritt 8: Die Agentur präsentiert den Jahresbericht - der Dummie ist fertig. Das Layout steht, Blindtexte fließen, Fotos sind montiert. Nun wird die Reihenfolge der Texte, der Zahlentabellen festgelegt. Überschriften, Sublines, Zwischenzeilen, Kästen, Fenster, Führung der Leitfarbenlinien werden bestimmt. Infografiken werden vorgeschlagen, Highlights stilistisch markiert, Fotogröße und -wirkung festgelegt, Bildunterschriften ergänzt, Quellen und Impressum angegeben, Papierqualität gewählt, Inhaltsverzeichnis entworfen.
Tipp: Bleiben Sie bei dieser Präsentation offen für die kreativen Vorschläge der Agentur. Sie hat sich in den vergangenen Wochen eingelesen und eingefühlt in Ihre Kommunikationslinie, sich viele Gedanken zur Umsetzung gemacht und wird einen Sprachstil wählen, der zum Kommunikationsstil Ihres Unternehmens passt. Auf diese Weise sichern Sie das einheitliche Sprachniveau der verschiedenen Beiträge.
Schritt 9: Die Agentur liefert Ihnen die Ergebnisse der Präsentationsbesprechung. Änderungen werden eventuell nochmals vorgenommen, weitere Fotos montiert.
Tipp: Ein Jahresbericht soll neben fundierter Information auch Emotionen vermitteln. Unter www.gettyimages.com können Sie sowohl lizenzfreie wie -pflichtige Lifestyle-Fotos beziehen. Die Preise berechnen sich je nach Größe der Abbildung und Auflagenhöhe des Geschäftsberichtes und liegen in der Regel bei 20 bis 50 Euro für die Nutzung lizenzfreier und bei weiteren 50 bis 100 Euro bei lizenzpflichtigen Fotos.

Schritt 10:
Die Korrekturphase beginnt. Jede verantwortliche Abteilung liest ihren Text Korrektur, checkt Zahlen und Daten. Die Agentur gibt diese Änderungen ein und lässt nochmals ein Lektorat lesen. Auch diese Korrekturfahne erhalten Sie zur Kenntnis. Kontrollieren Sie, ob alle Hinweise und Korrekturen jeglicher Art berücksichtigt wurden.
Schritt 11: Auftrag für Lithografie und Druck wird erteilt.
Schritt 12: Schlussredaktion hinsichtlich Farbgebung, Spalten- und Seitenumbrüchen, Kontrolle der Gesamtgestaltung Freigabe für den Druck des Jahresberichtes.
Schritt 13: Start für Versand und Vermarktung des Jahresberichtes.
Tipp
Sprechen Sie bereits im September das Projekt „Jahresbericht“ bei Ihrem Chef an. Legen Sie Ihre Idee, die voraussichtlichen Kosten und einen Zeit-/Maßnahmenplan vor. Beginnen Sie spätestens im November mit der Umsetzung. Ihr Ziel ist es, den Bericht Ende März des Folgejahres zu präsentieren und zu versenden.

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