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Abmahnung: Diese Formfehler sollten Sie vermeiden

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Ar Abmahnung Formfehler

Von Günter Stein,

Nur Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die gegenüber dem abzumahnenden Arbeitnehmer verbindliche Weisungen erteilen können, sind abmahnungsberechtigt.

Da an die Erteilung einer wirksamen Abmahnung hohe Anforderungen gestellt werden, sollten Sie gleichwohl nicht jedem Weisungsberechtigten das Recht zur Abmahnung überlassen. Räumen Sie nur wenigen Mitarbeitern Ihres Unternehmens die Abmahnungsbefugnis ein und informieren Sie diese eingehend darüber, wie richtig abgemahnt wird.

Immer schriftlich abmahnen

Im Streitfall müssen Sie als Arbeitgeber beweisen, dass Sie Ihren Mitarbeiter vor Ausspruch einer Kündigung wirksam abgemahnt haben. Deshalb sollten Sie eine Abmahnung stets schriftlich erteilen. Denn der erforderliche Nachweis wird Ihnen häufig nur gelingen, wenn Sie im Prozess das Abmahnungsschreiben vorlegen können.

Beispiel: Die mündliche Abmahnung. Ihr Mitarbeiterin Heike M. ist zum wiederholten Male mit 10-minütiger Verspätung zur Arbeit erschienen. Sie rufen Heike M. zu sich ins Büro und mahnen Sie mündlich ab. Dabei halten Sie die formellen wie auch inhaltlichen Anforderungen an eine Abmahnung ein. Dennoch wendet sich Ihre Mitarbeiterin in einem späteren Prozess gegen die Wirksamkeit der Abmahnung, und zwar mit dem Hinweis darauf, Sie hätten für den Wiederholungsfall eine Kündigung nicht angedroht.

Folge: Haben Sie zu dem Gespräch keinen Zeugen hinzugezogen, der bestätigen kann, dass die mündliche Abmahnung wirksam erteilt wurde, insbesondere auch eine Kündigungsandrohung für den Fall einer erneuten gleichartigen Vertragsverletzung enthielt, werden Sie im gerichtlichen Verfahren unterliegen. Denn als Arbeitgeber müssen Sie beweisen, dass Heike M. wirksam mündlich abgemahnt worden ist. Diesen Nachweis werden Sie ohne einen entsprechenden Zeugen nicht führen können. Eine schriftliche Abmahnung hätte Ihnen dieses Beweisproblem erspart.

Immer Zeitnah abmahnen

Mahnen Sie immer zeitnah, spätestens aber innerhalb von 6 Monaten, nachdem Sie von der Vertragsverletzung Ihres Mitarbeiters erfahren haben ab. Andernfalls riskieren Sie im Streitfall, dass Ihre Abmahnung von den Arbeitsgerichten nicht mehr anerkannt wird. Ihr Mitarbeiter muss die Abmahnung inhaltlich zur Kenntnis nehmen, da sie andernfalls die ihr zukommende Warnfunktion nicht erfüllen kann. Übergeben Sie daher Ihrem Mitarbeiter die Abmahnung in Gegenwart von Zeugen im Betrieb mit der Bitte, das Abmahnungsschreiben sogleich zu lesen. Lassen Sie sich den Empfang der Abmahnung und die inhaltliche Kenntnisnahme auf einer Kopie des Abmahnungsschreibens durch Ihren Mitarbeiter bestätigen.

Beispiel: Die Abmahnung per Post. Sie entschließen sich, das vertragswidrige Verhalten Ihres Mitarbeiters Peter S. abzumahnen. Da Peter S. für eine Woche krankgeschrieben ist und Sie das Abmahnungsschreiben in dieser Zeit nicht persönlich übergeben können, stellen Sie es per normaler Post zu. Als Peter S. eine gleichartige Pflichtverletzung begeht, kündigen Sie ihm zum nächstmöglichen Kündigungstermin. In dem von ihm daraufhin eingeleiteten gerichtlichen Verfahren wendet sich Peter S. gegen die Kündigung mit dem Hinweis darauf, es fehle an einer vorangegangenen Abmahnung. Die von Ihnen behauptete einschlägige Abmahnung habe er nie erhalten.

Folge: Den Erhalt des Abmahnungsschreiben können Sie nicht beweisen. Damit fehlt es aber an einer maßgeblichen Wirksamkeitsvoraussetzung für die Abmahnung. Sofern das Arbeitsgericht eine vorrangegangene Abmahnung für unverzichtbar hält, werden Sie deshalb die Kündigung nicht durchsetzen können. Bei einer Übergabe des Abmahnungsschreibens in Gegenwart von Zeugen und der Bestätigung seines Empfangs wie auch der inhaltlichen Kenntnisnahme durch Peter S. wäre Ihnen diese Niederlage erspart geblieben.

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