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In 7 Schritten zur rechtssicheren Kündigung! Das Kündigungsschutzgesetz besagt, dass Sie einem Mitarbeiter nur dann kündigen dürfen, wenn dies aus...

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Abmahnung: Diese Regeln sollten Sie bei einer Abmahnung von Arbeitnehmern beachten

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Abmahnung

Von Günter Stein,

Sie sollten jedes durch den Arbeitnehmer steuerbare Fehlverhalten abmahnen. Auch bei leichteren Verfehlungen sollten Sie mit einer Abmahnung reagieren.

Unser Expertenrat: Mahnen Sie jedes Fehlverhalten ab

Sie sollten jedes durch den Arbeitnehmer steuerbare Fehlverhalten abmahnen. Auch bei leichteren Verfehlungen sollten Sie mit einer Abmahnung reagieren. Wiederholen sich nämlich die zwar im Einzelnen leichteren, in ihrer Gesamtheit aber durchaus ins Gewicht fallenden Verfehlungen, können Sie das Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen. Eine vor Ausspruch der Kündigung erteilte Abmahnung wird von den Arbeitsgerichten im Allgemeinen als zwingende Voraussetzung für eine verhaltensbedingte, ordentliche oder außerordentliche Kündigung angesehen. Handelt es sich um Kleinigkeiten, wird sogar eine mehrmalige Abmahnung verlangt.

In diesen Fällen ist eine Abmahnung erforderlich!

In den nachstehenden Fallkonstellationen verlangen die Gerichte für die Wirksamkeit der Kündigung immer, dass vorher abgemahnt wurde:

1.) verhaltensbedingte Störungen des Arbeitsverhältnisses,

2.) Störungen im Vertrauensbereich, wenn diese nur leichterer Art sind,

3.) leistungsbedingte Störungen des Arbeitsverhältnisses, wie etwa nachlässige Erbringung der Arbeitsleistung und

4.) leichtere Störungen des Betriebsfriedens.

Unser Expertenrat: Ausnahmsweise ist die Abmahnung entbehrlich

Ausnahmsweise kann die Abmahnung entbehrlich sein. Das ist zum einen dann der Fall, wenn Ihr Arbeitnehmer bereits deutlich gemacht hat, dass er sein Verhalten sowieso nicht ändern will. Dann hätte die Abmahnung keinen Sinn und wäre nur eine reine Formsache. Auch bei schwerwiegenden, insbesondere bei vorsätzlichen Pflichtverletzungen müssen Sie nicht vorher abmahnen. So ist eine Abmahnung nicht erforderlich, wenn Ihr Arbeitnehmer Sie bestiehlt. In solchen Fällen kann Ihnen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zugemutet werden. Außerdem muss dem Arbeitnehmer klar sein, dass er bei einer solch schwerwiegenden Pflichtverletzung seinen Job aufs Spiel setzt.

Unser Expertenrat: Sie sollten im Zweifel abmahnen

An sich müssen Sie bei Gründen in der Person des Arbeitnehmers keine Abmahnung aussprechen. Kennzeichnend für einen personenbedingten Grund ist, dass er vom Arbeitnehmer nicht beeinflusst werden kann. Eine Abmahnung verspricht dann keinen Erfolg, weil der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändern kann, selbst wenn er wollte. Haben Sie beispielsweise einen krankhaften Alkoholiker in Ihrem Betrieb, brauchen Sie ihn nicht abzumahnen, sondern können ihn gleich aus personenbedingten Gründen kündigen. Dieses Beispiel zeigt aber auch, dass die Abgrenzung zwischen personen- und verhaltensbedingten Gründen schwer fallen kann. Für einen Laien wird nicht erkennbar sein, ob der Betroffene seine Trinkgewohnheiten noch steuern kann (dann Grund im Verhalten) oder nicht (dann Grund in der Person des Arbeitnehmers). Letztlich würde ein Gutachter im Kündigungsschutzprozess diese Frage zu klären haben. Beugen Sie hier bösen Überraschungen vor und mahnen Sie auch in diesen Fällen vorher ab. Fordern Sie Ihren Mitarbeiter zugleich auf, sich einer Alkoholentziehungstherapie zu unterziehen. Sie sind dann auf der sicheren Seite: Kommt der Gutachter zum Ergebnis, dass keine krankhafte Trunksucht vorliegt, dann greift Ihre Abmahnung durch. Ist Ihr Mitarbeiter aber alkoholkrank, dann haben Sie ihm Gelegenheit gegeben, sich behandeln zu lassen. Stellt er den pflichtwidrigen Alkoholkonsum nicht ab, können Sie später aus verhaltens-oder personenbedingten Gründen kündigen.

Abmahnung hat folgende Funktionen

Um mit einer Abmahnung für den Fall eines weiteren Fehlverhaltens des Arbeitnehmers eine Kündigung ordnungsgemäß vorzubereiten, sollte die Abmahnung folgende Funktionen erfüllen:

1.) Auf das konkrete Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss hingewiesen werden (Hinweisfunktion). Die Vertragsverletzung des Arbeitnehmers muss so genau wie möglich beschrieben werden. Die Erhebung allgemeiner Vorwürfe ist keinesfalls ausreichend. (Also nicht: "Sie sind in der vergangenen Zeit mehrfach zu spät gekommen", sondern "Sie sind am 1.3.2001 30 Minuten zu spät zur Arbeit erschienen, nämlich nicht um 7.30 Uhr, sondern erst um 8.00 Uhr; ...".

2.) Das Verhalten des Arbeitnehmers muss beanstandet werden (Rügefunktion). Die Formulierung der Abmahnung sollte so gewählt werden, dass aus ihr zweifelsfrei hervorgeht, dass Sie als Arbeitgeber das Fehlverhalten missbilligen.

3.) Für den Fall der Wiederholung der Vertragsverletzung sind arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie ordentliche und außerordentliche Kündigung anzudrohen (Warnfunktion).

4.) Durch die Abmahnung soll das Fehlverhalten des Arbeitnehmers festgehalten werden (Dokumentationsfunktion). Durch die schriftliche Niederlegung sichern Sie sich Beweise für einen späteren arbeitsgerichtlichen Prozess.

Unser Expertenrat: Mahnen Sie immer schriftlich ab!

Durch die Arbeitsgerichte wird zwar auch eine mündliche Abmahnung für wirksam gehalten. Für den Inhalt der Abmahnung sind Sie als Arbeitgeber bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung aber beweispflichtig. Eine Abmahnung sollte aus diesem Grund immer schriftlich erfolgen. Sie ist entweder durch den Arbeitgeber persönlich oder durch einen Mitarbeiter, der zur Kündigung berechtigt ist, zu unterschreiben. Die Erteilung einer Abmahnung durch andere Mitarbeiter ist unwirksam. Anders verhält es sich nur, wenn Sie diese dazu bevollmächtigt und das Ihren Arbeitnehmern mitgeteilt haben.

Unser Expertenrat: Stellen Sie den Zugang sicher

Eine Abmahnung ist nur dann wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Für den Zugang der Abmahnung sind Sie beweispflichtig. Wenn der Arbeitnehmer, nachdem Sie ihn in Ihrem Büro abgemahnt haben, behauptet, nie eine entsprechende Erklärung erhalten zu haben, verlieren Sie den Kündigungsschutzprozess.

Sorgen Sie deshalb immer dafür, dass ein Zeuge bei Ausspruch der Abmahnung zugegen ist. Besser ist es noch, wenn Sie die Abmahnung schriftlich verfassen und sich deren Empfang bestätigen lassen. Dann stehen Sie auf der sicheren Seite. Sollte sich der Arbeitnehmer weigern, den Empfang zu bestätigen, ziehen Sie Zeugen hinzu, welche die Übergabe der Abmahnung an den Arbeitnehmer bestätigen können. Mit dieser Vorgehensweise können Sie den Nachweis des Zugangs sicherstellen:

1.) Erklären Sie die Abmahnung immer schriftlich und lassen Sie sich den Empfang bestätigen.

2.) Ziehen Sie einen Zeugen (beispielsweise Personalleiter) hinzu, wenn der Arbeitnehmer den Empfang nicht bestätigen will.

Unser Expertenrat: Ausländische Arbeitnehmer in ihrer Muttersprache abmahnen

Wenn ein ausländischer Arbeitnehmer Ihres Betriebs abgemahnt werden soll, dieser aber auf Grund fehlender oder unzureichender Sprach- und Lesekenntnisse nicht in der Lage ist, den Inhalt der Abmahnung zu verstehen, sollte eine Übersetzung der Abmahnung in der Muttersprache des Arbeitnehmers beigefügt werden. Damit schließen Sie aus, dass sich der Arbeitnehmer auf die fehlende Kenntnis vom Inhalt der Abmahnung berufen kann.

Unser Expertenrat: Hören Sie Ihren Arbeitnehmer an

Vor Erteilung einer Abmahnung müssen Sie den Arbeitnehmer grundsätzlich nicht anhören. Allerdings ist in einigen Tarifverträgen die Anhörung des Arbeitnehmers vor Erteilung einer Abmahnung zwingend vorgeschrieben. Gleichwohl sollten Sie Ihren Arbeitnehmer vor jeder Abmahnung zunächst anhören. Der Arbeitnehmer erhält so die Gelegenheit, sich zu den Vorwürfen zu äußern und entlastende Umstände vorzubringen. Sie können sich vorab mit den Einwänden Ihres Arbeitnehmers auseinandersetzen und so besser beurteilen, ob das Verhalten des Arbeitnehmers eine Abmahnung überhaupt rechtfertigt. Haben Sie unberechtigt eine Abmahnung ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer verlangen, dass diese aus seiner Personalakte entfernt wird. Versuchen Sie also immer vorher, alle Umstände aufzuklären. Auf diese Weise können Sie Beweise für einen späteren Prozess sichern und riskieren keine Kosten für einen Prozess, in dem der Entfernungsanspruch geltend gemacht wird.

Tipp: Ihren Betriebsrat müssen Sie vor einer Abmahnung nicht anhören.

Unser Expertenrat: Abmahnung ist nicht fristgebunden

Die Möglichkeit zum Ausspruch einer Abmahnung ist vom Gesetzgeber nicht an eine bestimmte Frist gebunden worden. Die Arbeitsgerichte gehen aber davon aus, dass die Möglichkeit zur Abmahnung eines Fehlverhaltens nach einem Jahr verwirkt ist. Sie sollten deshalb die Abmahnung möglichst zeitnah zum Fehlverhalten des Arbeitnehmers aussprechen.

Tipp: Sie sollten für jedes Fehlverhalten des Arbeitnehmers eine gesonderte Abmahnung erteilen. Die Gerichte gehen nämlich davon aus, dass eine Abmahnung insgesamt unwirksam ist, wenn nur einer der genannten Abmahnungsgründe eine Abmahnung nicht rechtfertigt oder nicht bewiesen werden kann.

So kann Ihr Arbeitnehmer reagieren

Der Arbeitnehmer kann zu einer erteilten Abmahnung eine Gegenvorstellung abgeben. Sie sind dann nach § 83 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verpflichtet, diese Erklärung des Mitarbeiters gemeinsam mit der Abmahnung zur Personalakte zu nehmen. Er ist auch berechtigt, sich über die Abmahnung beim Betriebsrat gemäß § 85 Absatz 1 BetrVG zu beschweren.

Der Betriebsrat hat aber keine Möglichkeit, gegen die Abmahnung gerichtlich vorzugehen, wenn er sie für unberechtigt hält. Nur der abgemahnte Arbeitnehmer hat die Möglichkeit gegen die Abmahnung zu klagen und deren Entfernung aus der Personalakte zu beantragen. Sie sollten deshalb immer darauf achten, dass nur dann eine Abmahnung erteilt wird, wenn ein Fehlverhalten dem Arbeitnehmer auch persönlich vorzuwerfen ist.

Unser Expertenrat: Im Wiederholungsfall kündigen!

Wenn der Arbeitnehmer nach erteilter Abmahnung ein gleichartiges, nicht notwendigerweise das gleiche Fehlverhalten zeigt, sind Sie berechtigt das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Durch das neuerliche Fehlverhalten müssen die gleichen arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt werden.

Personal und Arbeitsrecht aktuell

Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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