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In 7 Schritten zur rechtssicheren Kündigung! Das Kündigungsschutzgesetz besagt, dass Sie einem Mitarbeiter nur dann kündigen dürfen, wenn dies aus...

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Abmahnung: So gehen Sie bei einer Abmahnung vor

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Abmahnung

Von Günter Stein,

Ein Fehlverhalten muss schwerwiegend genug sein, denn nicht jeder kleine Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Pflichten rechtfertigt die Abmahnung. Als Arbeitgeber müssen Sie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei jeder Abmahnung beachten.

Mahnen Sie nicht jede Kleinigkeit ab! Ein Fehlverhalten muss schwerwiegend genug sein, denn nicht jeder kleine Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Pflichten rechtfertigt die Abmahnung. Als Arbeitgeber müssen Sie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bei jeder Abmahnung beachten. Das heißt: Der Nachteil, der dem Mitarbeiter durch die Abmahnung entsteht, muss in einem ausgewogenen Verhältnis zu der gerügten Pflichtverletzung des Mitarbeiters stehen.

Wann eine Abmahnung unverhältnismäßig ist

Eine Abmahnung ist unverhältnismäßig, wenn diese dem abgemahnten Mitarbeiter große Nachteile zufügt und andere Maßnahmen, die weniger schwer wiegen, auch ausgereicht hätten, um den Mitarbeiter wieder auf die rechte Bahn zu bringen. Das Abmahnen von Lächerlichkeiten und Kleinigkeiten ist damit nicht verhältnismäßig (so genanntes Übermaßverbot, BAG, Urteil vom 30.05.1996, Aktenzeichen: 6 AZR 537/ 95; in: AP Nr. 2 zu § 611 BGB Nebentätigkeit).

 

Beispiel: Kurzes Privatgespräch während der Arbeitszeit.
Ihr Mitarbeiter Hans J. ist seit 25 Jahren in Ihrem Betrieb beschäftigt und als besonders zuverlässig bekannt. Eines Tages unterhält er sich während der Arbeitszeit kurz mit einem Kollegen über private Dinge. Sie wollen signalisieren, dass Sie Privatgespräche am Arbeitsplatz nicht dulden, und mahnen ihn ab.
Folge: Eine Abmahnung ist hier unzulässig. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit wurde nicht gewahrt. Eine mildere Maßnahme (etwa die einfache Bitte, künftig private Gespräche während der Arbeitszeit zu unterlassen) wäre ausreichend gewesen, um Hans J. zu signalisieren, dass auch er sich an die arbeitsrechtlichen Pflichten halten muss.

Abmahnung: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Chance zur Stellungnahme

Als Arbeitgeber sind Sie nicht verpflichtet, den Mitarbeiter anzuhören, bevor Sie ihn abmahnen. Verzichten Sie auf eine Stellungnahme Ihres Mitarbeiters, bedeutet das nicht, dass die Abmahnung unwirksam ist. Sie tragen aber gerade als Arbeitgeber eine große Verantwortung, denn die Beschäftigung ist für den Mitarbeiter seine finanzielle Lebensgrundlage. Als sorgfältiger Arbeitgeber sollten Sie daher Ihrem Mitarbeiter immer die Möglichkeit geben, seine Sicht der Dinge darzulegen.

Wichtiger Hinweis: Bevor Sie sich dafür entscheiden, auf die Anhörung Ihres Mitarbeiters zu verzichten, sollten Sie klären, ob für Ihren Betrieb ein Tarifvertrag gilt. Dort kann ein Anhörungsrecht des Arbeitnehmers vor Ausspruch einer Abmahnung oder vor Aufnahme einer Abmahnung in die Personalakte geregelt sein. Beachten Sie eine solche Regelung nicht, verletzen Sie ein tarifvertraglich geregeltes Anhörungsrecht des Arbeitnehmers. Das hat in der Regel zur Folge, dass die Abmahnung formell rechtswidrig ist und auf einen entsprechenden Antrag aus der Personalakte entfernt werden muss.

Erinnern Sie den Mitarbeiter an seine Pflichten und drohen Sie mit Konsequenzen. Liegt ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters vor, können und müssen Sie mit der Abmahnung ein letztes Warnsignal geben. Denn mit der Abmahnung bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie dieses Verhalten missbilligen. Außerdem drohen Sie Konsequenzen für den Fall an, dass der Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändert. Damit wird der Arbeitnehmer einerseits an seine vertraglichen Pflichten erinnert (Erinnerungs- oder Ermahnungsfunktion der Abmahnung) und andererseits vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis bei weiteren Fehlverhalten gewarnt (Androhungs- und Warnfunktion der Abmahnung). Der Mitarbeiter erhält also noch eine letzte Chance, sein Verhalten zu korrigieren und sich künftig an seine arbeitsvertraglichen Pflichten zu halten.

Beispiel: Frühzeitige Beendigung der täglichen Arbeit
Ihre Buchhalterin Martha G. verlässt seit einigen Wochen ihren Arbeitsplatz nicht um 17.00 Uhr, sondern bereits um 16.40 Uhr. Ihr ist bekannt, dass ihre Arbeitszeit um 17.00 Uhr endet.
Folge: Sie sollten Martha G. abmahnen. In der Abmahnung müssen Sie darauf hinweisen, dass Sie nicht mehr bereit sind, dieses Verhalten hinzunehmen. Außerdem sollte Ihre Abmahnung den Hinweis enthalten, dass Sie von Martha G. das arbeitsvertraglich korrekte Verhalten erwarten. Machen Sie ihr klar, dass ihr im Wiederholungsfall die Kündigung droht.

Mahnen Sie ein Fehlverhalten ab, sollten Sie aber auch deutlich machen, dass Sie es wirklich ernst meinen. Deshalb muss Ihre Abmahnung unbedingt eine Kündigungsandrohung enthalten. Sie sollten den Mitarbeiter ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie ihm kündigen werden, wenn er sein Verhalten wiederholt. Nur so gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Abmahnung die Androhungsfunktion auch tatsächlich erfüllt. Mit der Abmahnung stellen Sie als Arbeitgeber außerdem sicher, dass der Vorfall festgehalten und damit dokumentiert wird (Dokumentationsfunktion der Abmahnung). Haben Sie abgemahnt, sollten Sie sich nicht in Sicherheit wiegen. Die Abmahnung hat zwar eine Dokumentationsfunktion, jedoch keine Beweisfunktion. Das bedeutet: Die Abmahnung beweist nicht, dass sich die Pflichtverletzung tatsächlich ereignet hat. Beruft sich Ihr Mitarbeiter etwa bei einem Kündigungsschutzprozess auf die Unwirksamkeit einer Abmahnung oder verlangt er vor Gericht, dass eine ihm erteilte Abmahnung aus seiner Personalakte entfernt wird, weil sich die Pflichtverletzung nicht ereignet hat, müssen Sie die Pflichtverletzung beweisen. Sollte Ihr Mitarbeiter also vor Gericht ziehen, müssen Sie die Pflichtverletzung, die Sie abgemahnt haben, darlegen und beweisen können.

Wichtiger Hinweis: Sichern Sie von vornherein Beweismittel. Dokumentieren Sie geeignete Beweismittel (etwa Zeugen) bereits in der Abmahnung, um in einem späteren Prozess darauf zurückgreifen zu können.

Abmahnung: Wer weisungsberechtigt ist, darf abmahnen

Abmahnen dürfen einerseits die Personen, die auch zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt sind. Daneben können auch all die Mitarbeiter abmahnen, die nach ihrer Aufgabenstellung dem Arbeitnehmer verbindliche Anweisungen erteilen können. Wer also Weisungen erteilen darf, die

  • den Ort,
  • die Zeit sowie
  • die Art und Weise

der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung betreffen, darf auch abmahnen. Abmahnungsberechtigt können daher auch Fachvorgesetzte in Ihrem Betrieb sein, wie zum Beispiel der Meister oder der Abteilungsleiter.

Beispiel: Abmahnung durch den Weisungsberechtigten
In Ihrem Betrieb ist Konrad H. als Malermeister eingestellt. Wegen einer Pflichtverletzung mahnt er den Maler Bruno D. ab. Bruno D. ist der Auffassung, dass der Meister nicht das Recht hat, eine Abmahnung zu erteilen. Dieses Recht habe nur der Arbeitgeber.
Folge: Bruno D. hat Unrecht. Auch Konrad H. ist berechtigt, eine Abmahnung zu erteilen.

Wichtiger Hinweis: Es ist für Sie als Arbeitgeber nicht ganz ungefährlich, dass auch Weisungsberechtigte zu den Personen gehören, die abmahnen dürfen. Die Erfahrung zeigt, dass sie oft unsicher sind, wie eine Abmahnung ordnungsgemäß erfolgen muss, und hier Fehler machen. Informieren Sie daher Ihre Weisungsberechtigten ausführlich darüber, wie richtig abgemahnt wird. Regeln Sie intern genau, dass etwa eine Abmahnung schriftlich erfolgen muss. Bestimmen Sie auch, innerhalb welcher Frist eine erteilte Abmahnung an die Stelle in Ihrem Betrieb weiterzuleiten ist, die für die Personalangelegenheiten zuständig ist. Sie können ebenfalls bestimmen, in welchen Fällen etwa mit der Personalabteilung Rücksprache zu halten ist.

Beachten Sie die Form und den Inhalt: Eine Abmahnung muss bestimmte formale Voraussetzungen erfüllen, sonst ist sie nicht wirksam. Wenn Sie also abmahnen, müssen Sie immer an 3 Funktionen denken, um mit der Abmahnung erfolgreich zu sein (LAG Hamm, Urteil vom 30.05.1996, Aktenzeichen: 4 Sa 2342/ 95; in: NZA 1997, Seite 1056). Sie müssen genau benennen, welches Verhalten Ihres Mitarbeiters Sie zu beanstanden haben. Dabei müssen Sie sehr präzise vorgehen. Es reicht nicht, wenn Sie nur schlagwortartig zusammenfassen, was passiert ist. Geben Sie deshalb immer Folgendes an:

  1. Ort, Datum, Uhrzeit;
  2. Verhalten des Mitarbeiters, das Sie zu bemängeln haben;
  3. sonstige Beteiligte;
  4. Zeugen und weitere Beweismittel.

Vermeiden Sie pauschale Angaben oder allgemeine Wertungen wie: "Vertrauensverlust", "fehlende Bereitschaft zur Zusammenarbeit", "Störung des Betriebsfriedens" oder "untragbares Verhalten". Finger weg von (straf-) rechtlichen Wertungen wie: "Der Mitarbeiter hat einen Betrug begangen" oder Ähnliches! Solche Äußerungen schaffen Fehlerquellen und unnötigen Ärger.

Erinnerungs- und Ermahnungsfunktion einer Abmahnung

Sie müssen das Fehlverhalten oder die mangelhafte Leistung des Mitarbeiters unmissverständlich missbilligen. Achten Sie darauf, dass Sie den Mitarbeiter dazu auffordern, dass er sich in der Zukunft an seine arbeitsvertraglichen Verpflichtungen hält. Das können Sie etwa wie folgt formulieren:

Wir können Ihre wiederholten Verspätungen nicht unbeanstandet hinnehmen. Bemühen Sie sich daher, dass Ihr Verhalten keinen Anlass mehr zur Klage gibt. Bitte halten Sie künftig die Arbeitszeiten ein.

Warn- und Androhungsfunktion: Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass er seinen Arbeitsplatz gefährdet, wenn sich der Vorfall wiederholt oder wenn er künftig sein Verhalten oder seine Leistung nicht ändert. Damit wird deutlich, dass Sie das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall kündigen werden. Verzichten Sie auf diese Androhung, ist die Abmahnung wertlos. Formulieren können Sie das etwa wie folgt:

Wir machen Sie zugleich darauf aufmerksam, dass wir uns vorbehalten, im Falle eines weiteren Verstoßes gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.

Mahnen Sie immer schriftlich ab. Das Gesetz schreibt keine besondere Schriftform für die Abmahnung vor. Deshalb kann eine Abmahnung sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Trotzdem sollten Sie immer schriftlich abmahnen. Damit vermeiden Sie spätere Beweisprobleme. Informieren Sie auch alle Weisungsberechtigten in Ihrem Betrieb über den Grundsatz: "Abmahnungen immer schriftlich!"

Wichtiger Hinweis: Vermeiden Sie eine so genannte Sammelabmahnung, indem Sie mehrere verschiedene Pflichtverletzungen in einer Abmahnung rügen. Vielmehr sollten Sie für jede Pflichtverletzung eine gesonderte Abmahnung ausstellen. Das ist zwar mit mehr Schreibarbeit verbunden. Haben Sie aber eine Sammelabmahnung erstellt und ist auch nur ein Vorwurf unberechtigt, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Das gilt selbst dann, wenn alle weiteren Pflichtverletzungen zu Recht gerügt wurden. Zudem müssen Sie in diesem Fall die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernen (BAG, Urteil vom 13.03.1991, Aktenzeichen: 5 AZR 133/90, in: AP Nr. 5 zu § 611 BGB).

Wenn Sie dem Mitarbeiter eine weitere Chance einräumen wollen, können Sie auch mehrfach abmahnen, das heißt Sie brauchen nach einer ersten erfolgten Abmahnung nicht sofort zu kündigen. Hierbei müssen Sie aber folgendes beachten: Zahlreiche Abmahnungen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen können die Warnfunktion der Abmahnung einschränken. Der Arbeitgeber muss dann die letzte Abmahnung besonders eindringlich gestalten, um dem Arbeitnehmer klar zu machen, dass eine weitere Pflichtverletzung nunmehr zur Kündigung führt (BAG, Urteil vom 15.11.2001, Aktenzeichen: 2 AZR 609/00, in AP Nr. 4 zu § 1 KSchG). Sorgen Sie für den Zugang und für die Kenntnisnahme. Eine Abmahnung wird nur wirksam, wenn sie dem Mitarbeiter zugeht. Fehlt es an dem Zugang, können Sie sich als Arbeitgeber in einem Kündigungsschutzprozess nicht auf die Abmahnung berufen. Hier sollten Sie also besonders vorsichtig sein, weil Sie es oft nicht oder zumindest nicht rechtzeitig erfahren, dass der Mitarbeiter die Abmahnung nicht erhalten hat.

Beispiel: Die Abmahnung geht auf dem Postweg verloren
Ihre Mitarbeiterin Klara G. hat Ihnen ihre Arbeitsunfähigkeit wiederholt nicht rechtzeitig angezeigt. Sie schicken ihr daher eine Abmahnung mit der Post zu. Der Brief geht allerdings auf dem Postweg verloren. Sie glauben aber, Klara G. habe die Sendung erhalten. Als Klara G. ihre Arbeitsunfähigkeit erneut nicht rechtzeitig anzeigt, berufen Sie sich auf die Abmahnung und kündigen das Arbeitsverhältnis.
Folge: Die Abmahnung ist Klara G. nicht zugegangen und deshalb nicht wirksam. In einem Kündigungsschutzprozess können Sie sich nicht darauf berufen, dass Sie Klara G. abgemahnt haben. Es wird auch unerheblich sein, dass Sie "gutgläubig" davon ausgegangen sind, dass Klara G. die Sendung erhalten hat. Das gilt unabhängig davon, dass möglicherweise die Post die Verantwortung für den Verlust des Briefes trägt.

Lassen Sie sich daher den Erhalt der Abmahnung schriftlich von Ihrem Mitarbeiter bestätigen. Können Sie die Abmahnung Ihrem Mitarbeiter nicht persönlich aushändigen, etwa weil er krank ist, sollten Sie das Abmahnungsschreiben durch einen Boten übergeben oder in den Hausbriefkasten Ihres Mitarbeiters einwerfen lassen. Das sollten Sie sich von dem Boten (Zeugen) schriftlich bestätigen lassen. Die Zeugenbestätigung wird Ihnen auch nützlich sein, wenn sich der Mitarbeiter weigert, den Erhalt des Abmahnungsschreibens schriftlich zu bestätigen. Unsicher ist die Versendung der Abmahnung mittels Einschreiben-Rückschein. Wird Ihr Mitarbeiter nicht zuhause angetroffen, erhält er einen Benachrichtigungszettel und die Sendung wird bei der Post bis zur Abholung hinterlegt. Damit ist die Abmahnung aber nicht zugegangen. Das ist erst der Fall, wenn die Post den Brief aushändigt. Holt also Ihr Mitarbeiter den Brief nicht ab, ist ein Zugang der Abmahnung nicht erfolgt. Auch von der Versendung der Abmahnung mittels Einwurf-Einschreiben ist abzuraten. Bestreitet Ihr Mitarbeiter den Zugang des Einwurf-Einschreibens, können Sie von der Post lediglich einen Computer-Ausdruck über die Zustellung erhalten, dem jedoch keine Urkundenqualität zukommt. Sicher, aber langwierig und teuer ist die Zustellung der Abmahnung durch einen Gerichtsvollzieher, was daher selten vorkommt. Eine Kenntnisnahme der Abmahnung ist auch dann nicht gewährleistet, wenn Ihr Mitarbeiter die deutsche Sprache nicht beherrscht und er die Abmahnung daher nicht versteht.

Beispiel: Abmahnung nicht verstanden
Die Küchenhilfe in der Kantine, Samil Ö., wurde wegen eines Fehlverhaltens abgemahnt. Samil Ö. hat die türkische Nationalität. Sie kann Deutsch nicht lesen und nur sehr bruchteilhaft verstehen.
Folge: Die Abmahnung ist der Mitarbeiterin zwar zugegangen. Die Kenntnisnahme ist aber mangels Sprachkenntnissen nicht gewährleistet. Es ist Ihnen als Arbeitgeber hier zu empfehlen, der Abmahnung eine Übersetzung in der Heimatsprache beizufügen oder diese durch einen Dolmetscher übersetzen zu lassen. Sie sollten sich dann auch schriftlich bestätigen lassen, dass die Übersetzung erfolgt ist.

Nehmen Sie die Abmahnung zur Personalakte. Nachdem Sie eine Abmahnung ausgefertigt haben, lassen Sie das Original dem Mitarbeiter zukommen. Eine Kopie sollten Sie zur Personalakte nehmen. Damit stellen Sie sicher, dass die Abmahnung jederzeit schnell auffindbar ist, und Sie haben in einem eventuellen Prozess sofortigen Zugriff auf alle erheblichen Tatsachen und Beweise. Um sicher zu stellen, dass Ihnen im Ernstfall keine wichtigen Unterlagen fehlen, sollten Sie nicht nur das Schreiben selbst, sondern alles in die Personalakte nehmen, was im Rahmen des Vorfalls von Bedeutung war. In die Personalakte gehören daher unter anderem:

die schriftlich erteilte Abmahnung in Kopie,

Zeugenaussagen, sonstige Beweismittel (etwa Kopie der Stempelkarte),

Empfangsbestätigungen,

Übergabebestätigungen,

Bestätigung einer Übersetzung,

Dokumente der Post (etwa Rückschein einer Einschreiben-Rückschein- Sendung),

Protokolle,

Notizen, insbesondere bei mündlich erfolgten Abmahnungen.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer sollten Sie Folgendes beachten: Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, wie lange Sie als Arbeitgeber die Dokumente in der Personalakte aufzubewahren haben. Maßgebend bei dieser Frage ist daher die Schwere des Fehlverhaltens. In der Regel werden Abmahnungen nach 2 Jahren aus der Personalakte entfernt, sofern sich der Mitarbeiter seitdem korrekt verhalten hat. Bei schweren Verfehlungen, die auch eine fristlose Kündigung gerechtfertigt hätten, sollten die Unterlagen 5 bis 6 Jahre in der Personalakte verbleiben.

Fristen brauchen Sie nicht zu beachten Grundsätzlich gilt: Es gibt keine so genannte Regelausschlussfrist für die Abmahnung. Sie sind also nicht verpflichtet, eine Abmahnung innerhalb einer bestimmten Frist auszusprechen. Sie sollten aber Abmahnungen zeitnah zu dem beanstandeten Fehlverhalten aussprechen.

Wichtiger Hinweis: Sie sollten mit einer Abmahnung nicht zu lange warten. Andernfalls kann sich Ihr Mitarbeiter darauf berufen, dass Sie wohl die Pflichtverletzung für nicht so gravierend gehalten haben, da Sie sich so lange Zeit gelassen haben. Zudem kann es Ihnen passieren, dass Ihr Recht zur Abmahnung verwirkt ist. Eine Verwirkung des Abmahnungsrechts tritt ein, wenn Sie als Arbeitgeber sich besonders viel Zeit (etwa 1 Jahr) bis zur Erklärung der Abmahnung lassen.

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