Abmahnung eines Mitarbeiters: Gründe, Beispiele und Muster

Abmahnung eines Mitarbeiters: Gründe, Beispiele und Muster

Eindeutige Pflichtverletzung des Arbeitnehmers oder ein Vertragsverstoß am Arbeitsplatz müssen Konsequenzen haben. Neben einer mündlichen Ermahnung hat der Arbeitgeber bei einem schwerwiegenden Pflichtverstoß ebenfalls das Recht, eine arbeitsrechtlich relevante Abmahnung auszusprechen, die in die Personalakte aufgenommen wird. Dieser Artikel erklärt, was eine Abmahnung für den Fortgang des Arbeitsverhältnisses bedeutet, wo die Unterschiede zwischen einer Abmahnung und einer Ermahnung liegen und welche Gründe eine Abmahnung rechtfertigen.
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Eine Abmahnung im deutschen Arbeitsrecht kann als eine offizielle und formale Mitteilung definiert wird, mit der ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer unmissverständlich mitteilt, dass sein Verhalten nicht den erforderlichen Standards entspricht oder das nachweislich eine Pflichtverletzung vorliegt, die dringend abgestellt werden muss.  

Das Fehlverhalten muss in der Abmahnung eindeutig, nachvollziehbar und umfassend dargestellt werden und gilt in diesem Fall als arbeitsrechtliche Unmutsäußerung des Arbeitgebers. Abmahnungen können aus verschiedenen Gründen ausgesprochen werden, beispielsweise wegen mehrfacher Verspätung, verhaltensbedingten Fehlverhaltens oder aufgrund eines Verstoßes gegen die Unternehmensrichtlinien.

Was ist der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung?

Der entscheidende Unterschied zwischen einer Ermahnung und einer Abmahnung besteht in den fehlenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen einer Ermahnung. Mit einer Ermahnung drückt der Arbeitgeber sein Missfallen oder seinen Unmut über einen Verstoß des Arbeitsverhältnisses aus und verzichtet gleichzeitig auf arbeitsrechtliche Sanktionen. Mit dieser milden Form der Abmahnung wird ein Fehlverhalten kommuniziert und klargestellt, dass im Wiederholungsfall eine Abmahnung ausgesprochen wird.  

Welche Gründe rechtfertigen eine Abmahnung?

Folgende Gründe rechtfertigen eine Abmahnung:

  • Zu späte, fehlende oder nachweislich inkorrekte Krankmeldung oder Drohung des Arbeitnehmers, sich krankzumelden. 
  • Verstoß gegen die Compliance-Regelungen des Unternehmens.
  • Diebstahl von Arbeitsmaterialien.
  • Leistungs- und Arbeitsverweigerung.
  • Nebentätigkeit ohne Genehmigung.
  • Nachweislich falsche Abrechnung von Arbeitszeiten.
  • Vorsätzliche oder grob fahrlässige Beschädigung des Firmeneigentums.
  • Antreten einer Urlaubsreise ohne Bewilligung des Urlaubsantrags.
  • Wiederholtes Zuspätkommen, trotz mehrfacher Ermahnung.
  • Verstöße gegen das betriebliche Rauchverbot am Arbeitsplatz.
  • Sexuelle Belästigung in verbaler oder tatsächlicher Form.
  • Beleidigung von Kollegen oder Vorgesetzten.
  • Alkoholkonsum am Arbeitsplatz, wenn dieser vertraglich untersagt ist. 

Diese Gründe rechtfertigen keine Abmahnung

  • Unfall mit dem Firmenwagen ohne Nachweis einer Absicht.
  • Missgeschicke am Arbeitsplatz, bei denen kein Vorsatz unterstellt werden kann.
  • Einmaliges Zuspätkommen mit nachvollziehbarem Grund.
  • Häufige Krankheitstage.

Welche Funktionen erfüllt eine Abmahnung? 

Eine Abmahnung hat eindeutige arbeitsrechtliche Konsequenzen. Zusätzlich erfüllt sie: 

  1. Eine Rügefunktion,
  2. Eine Warnfunktion,
  3. Eine Dokumentationsfunktion.

Die Rügefunktion: Die Pflichtverletzung des Arbeitsverhältnisses wird nicht geduldet

Die Rüge- oder Hinweisfunktion ist der Kern jeder Abmahnung. Der Arbeitgeber erklärt mit der Abmahnung unmissverständlich, dass ein Fehlverhalten oder eine Pflichtverletzung nicht hingenommen wird. Durch die Rügefunktion wird der Vertragsverstoß objektiviert und das Arbeitsverhältnis infrage gestellt. 

Die Warnfunktion: Eindeutige Konsequenzen im Wiederholungsfall

Nicht jeder Vertragsverstoß oder jedes Fehlverhalten ist in Bezug auf ihre Intensität gleich negativ zu bewerten. Kommt der Arbeitgeber nach Anwendung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes zu dem Schluss, dass eine Abmahnung gerechtfertigt ist, ist dies gleichzeitig als signifikante Warnung an den Arbeitnehmer zu verstehen, sich ab sofort vertragstreu zu verhalten und das Fehlverhalten abzustellen. Dem abgemahnten Arbeitnehmer muss durch die Warnfunktion der Abmahnung bewusst werden, dass im Wiederholungsfall ernste arbeitsrechtliche Konsequenzen und eine Kündigung drohen.

Die Dokumentationsfunktion: Pflichtverletzungen werden aktenkundig

Kein Unternehmen macht es sich leicht, eine Abmahnung auszusprechen, da mit einer Abmahnung grundsätzlich ein Bruch in der Beziehung zum Arbeitnehmer droht. Bei einem schweren Vertragsverstoß oder bei verhaltensbedingten Pflichtverletzungen ist eine Abmahnung jedoch alternativlos. Durch die Dokumentationsfunktion der Abmahnung erhält diese die notwendige arbeitsrechtliche Relevanz. Sie wird in der Personalakte des Mitarbeiters dokumentiert, sodass allen Beteiligten klar ist, dass eine erneute Pflichtverletzung Konsequenzen haben wird. 

Wie mahnen Sie Mitarbeiter erfolgreich ab?

Um einen Mitarbeiter rechtssicher abzumahnen, hat sich folgendes Vorgehen – bestehend aus drei Schritten – bewährt:

  1. Beweise sichern: Als Arbeitgeber müssen Sie in einem möglichen verhaltensbedingten Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass Ihre Abmahnung berechtigt war. Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung ist deshalb die Recherche und die Dokumentation des Sachverhalts. Halten Sie daher die Aussagen beteiligter Personen möglichst schriftlich fest. Lassen Sie die Aussagen auch unterschreiben.
  2. Mitarbeitergespräch führen: Bevor Sie eine Abmahnung aussprechen, sollten Sie immer mit dem betroffenen Mitarbeiter ein Gespräch führen. Geben Sie ihm damit die Gelegenheit, zu den gegen ihn erhobenen Vorwürfen Stellung zu nehmen. Zu diesem Vorgehen sind Sie zwar gesetzlich nicht verpflichtet, es ist jedoch sinnvoll und zweckmäßig. Denn: Gerade Missverständnisse und unklare Sachverhalte lassen sich auf diese Weise klären, ohne dass eine Abmahnung ausgesprochen werden muss.
  3. Abmahnung formulieren: Im dritten Schritt formulieren Sie die Abmahnung. Hierbei gilt es, das Fehlverhalten des Mitarbeiters konkret zu beschreiben und die arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Wiederholungsfall offenzulegen. 

Welche inhaltlichen Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?

Eine Abmahnung muss den Pflichtverstoß unmissverständlich thematisieren und die Pflichtverletzung eindeutig rügen. Pauschal formulierte Abmahnungen, aus denen der konkrete Vertragsverstoß nicht hervorgeht, sind nichtig und vom Arbeitnehmer vor einem Arbeitsgericht anfechtbar. 

Handelt es sich um eine verhaltensbedingte Abmahnung, sollte faktenorientiert dargestellt werden, wann die Pflichtverletzung aufgetreten ist, wer der Geschädigte war und gegen welche Vorschriften des Arbeitsvertrags oder gegen welche Unternehmensregeln verstoßen wurde. Je genauer und nachvollziehbarer das Fehlverhalten dokumentiert wird, desto relevanter und unangreifbarer ist die Abmahnung aus arbeitsrechtlicher Sicht. 

Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber mit der Abmahnung zu vertragstreuem Verhalten aufgefordert wird und dass für den Wiederholungsfall eindeutige und bindende arbeitsrechtliche Konsequenzen angeordnet werden. 

Muster: Wie formulieren Sie Abmahnungen rechtssicher?

Damit die Abmahnung rechtssicher ausgesprochen wird, ist die richtige Formulierung entscheidend. Dies betrifft sowohl die Beschreibung des Fehlverhaltens als auch die Darlegung der Konsequenzen im Wiederholungsfall. 

Muster für die Formulierung des Fehlverhaltens

Als Arbeitgeber müssen Sie die unzureichenden Leistungen oder das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters durch konkrete Fakten (auch nach Ort und Zeit) so genau darlegen, dass es keinen Zweifel daran gibt, welchen Vorgang Sie beanstanden.

Eine solche konkrete Sachverhaltsbeschreibung kann wie folgt aussehen:

„Am … haben Sie sich um … Uhr nach der Mittagspause wieder zur Arbeit eingestempelt. Uns liegt der entsprechende Ausdruck des Zeiterfassungsgeräts vor. Außerdem stand Ihr Kollege, Herr W., direkt hinter Ihnen und hat das Einstempeln beobachtet. Danach haben Sie das Firmengelände verlassen und sind in der Stadt spazieren gegangen. Das Verlassen des Firmengeländes wurde auch von Herrn W. beobachtet. Herr T. Aus der Gebäudeleitzentrale hat Sie in der Stadt beim Spazierengehen um … Uhr gesehen. Nach etwa einer Stunde sind Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt. Auch dies kann Herr W. bezeugen.“

In keinem Fall sind allgemeine Beschreibungen und schlagwortartige Bezeichnungen ausreichend. Vermeiden Sie also folgende pauschale Beschreibungen:

  • „In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit des Öfteren angetrunken.“
  • „Wir haben festgestellt, dass Sie ein mangelndes Interesse an Ihrer Arbeit haben.“
  • „Ihr Vorgesetzter bemängelt Ihre Leistungen.“
  • „Sie sind häufig zu spät zur Arbeit erschienen.“
  • „Sie stören den Betriebsfrieden.“
  • „Wir können uns nicht auf Sie verlassen.“

Muster für die Formulierung der Konsequenzen im Wiederholungsfall

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihrem Mitarbeiter in der Abmahnung klar verdeutlichen, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter unmissverständlich darauf hin, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung seines Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Folgende Muster-Formulierung macht Ihrem Mitarbeiter klar, womit er im Wiederholungsfall zu rechnen hat: 

„Im Wiederholungsfall oder bei vergleichbaren arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen sind wir gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.“

Nicht ausreichend sind folgende Formulierungen von Abmahnungen, die Sie in jedem Fall vermeiden sollten:

  • „Wir werden Ihr Fehlverhalten nicht länger hinnehmen.“
  • „Wir raten Ihnen dringend, zukünftig pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“
  • „Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis künftig sehr genau erfüllen müssen.“
  • „Wir erwarten von Ihnen eine eindeutige Steigerung Ihrer Arbeitsleistungen.“

Vollständiges Muster für eine wirksame Abmahnung 

Sehr geehrte Frau Müller,

Mit diesem Schreiben sprechen wir Ihnen gegenüber eine ausdrückliche Abmahnung aus. Die Abmahnung begründet sich aus Ihrem Fehlverhalten am Freitag, 24.03.2023. Im Meeting mit Ihrem Vorgesetzten Herrn Müller und ihren Teammitgliedern sind Sie zum wiederholten Male durch beleidigende Äußerungen gegenüber ihrem Kollegen Herrn Mohammed aufgefallen. Sie nannten Herrn Khaled Mohammed unter anderem faul, dumm und erklärten öffentlich, dass Sie sich wünschen, dass sein Asylantrag nicht verlängert werde. Frau Müller und Frau Meier konnten Ihre Aussagen eindeutig bezeugen. 

Durch Ihr Verhalten haben Sie eindeutig gegen die Wertevorstellungen unseres Unternehmens verstoßen. Wir dulden rassistische oder menschenverachtende Beleidigungen in keinem Fall und fordern Sie mit dieser Abmahnung auf, jegliche Beleidigungen auf unserem Firmengelände zu unterlassen. Sollte es erneut zu einem derartigen oder ähnlichen Fehlverhalten kommen, werden wir das Arbeitsverhältnis mit Ihnen beenden. 

Ist eine Abmahnung an eine Form gebunden? 

Der Gesetzgeber verlangt von Arbeitgebern nicht, eine Abmahnung zwingend schriftlich zu verfassen. Das Einhalten von bestimmten Formalien oder Floskeln ist ebenfalls nicht notwendig. Die Abmahnung kann dem Arbeitnehmer grundsätzlich mündlich mitgeteilt werden, was aus praktischen Erwägungen der zweitbeste Weg ist. 

Warum ist eine schriftliche Abmahnung sinnvoll?

Aus Gründen der Transparenz und Nachweisbarkeit sowie aus erzieherischen Erwägungen ist es zielführend, den Vertragsverstoß professionell mündlich und schriftlich zu kommunizieren. Sollte es im Wiederholungsfall zu einer Kündigung kommen, kann das gesamte Fehlverhalten in einer Verhandlung vor einem Arbeitsgericht durch eine vom Arbeitnehmer gegengezeichnete Abmahnung lückenlos dokumentiert werden. 

Wann ist eine Abmahnung wirksam? 

Eine Abmahnung ist ab dem Tag rechtlich wirksam, an dem sie dem Mitarbeiter bekannt wird. Bei einer mündlichen Abmahnung ist dies der Fall, wenn der Pflichtverstoß und die Abmahnung persönlich vom Vorgesetzten kommuniziert wird. Bei einer schriftlich übermittelten Abmahnung ist der Zugang des Schreibens maßgeblich. Schriftliche Abmahnungen können persönlich oder mit Rückschein zur Unterschrift versandt werden. Ab Übergabe des Abmahnungsschreiben ist die Abmahnung rechtlich wirksam.

Wer kann eine Abmahnung aussprechen?

Nicht jeder fachliche Vorgesetzte ist berechtigt, eine Abmahnung auszusprechen. Ausschließlich Vorgesetzte, die sowohl fachlich wie disziplinarisch führen und damit weisungsbefugt sind, können eine Abmahnung rechtsgültig aussprechen. 

Nach wie vielen Abmahnungen kann die Kündigung ausgesprochen werden? 

Bei einer Abmahnung muss der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet werden. Bei leichten Verstößen reicht eine zweite Abmahnung gemäß der aktuellen Rechtsprechung nicht aus, um eine Kündigung zu rechtfertigen. Zu viele Abmahnungen ohne Kündigung verwirken die Warnfunktion und den erzieherischen Effekt und sind ebenfalls nicht zielführend.

Bei schweren Vertragsverstößen kann der Arbeitgeber in der Regel nach der ersten Abmahnung und einem zweiten Fehlverhalten kündigen. Entscheidend ist, dass es sich um das gleiche Fehlverhalten handelt. Unterschiedliche Pflichtverstöße können nicht als Kündigungsgrund addiert werden. Im Zweifel ist es aus Arbeitgebersicht sinnvoll einen Anwalt für Arbeitsrecht zurate zu ziehen, der den Einzelfall und die gültige Rechtsprechung prüft und eine Empfehlung ausgibt. 

Wann ist keine Abmahnung für eine Kündigung erforderlich?

Der § 314 des Bürgerlichen Gesetzbuches stellt klar, wann eine fristlose Kündigung eines Dauerschulverhältnisses ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist erfolgen kann. Dies ist möglich, wenn „dem kündigenden Teil unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bis zur vereinbarten Beendigung oder bis zum Ablauf einer Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.“

Dies ist unter anderem der Fall, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zerrüttet ist, beispielsweise bei einem vorsätzlichen und langfristig angelegten Diebstahl von Firmeneigentum. Ein Arbeitsvertrag kann ebenfalls fristlos gekündigt werden, wenn objektiv keine Verhaltensänderung zu erwarten ist und wenn die Schwere des Vertragsverstoßes keine andere als eine fristlose Kündigung zulässt. 

Wann ist eine Abmahnung nicht gültig? 

  • Das Fehlverhalten wurde nicht präzise, exakt, detailliert und nachvollziehbar dokumentiert.
  • Das Fehlverhalten stellt keinen abmahnungswürdigen Vertragsverstoß dar.
  • Die Abmahnung wurde von einer nicht weisungsbefugten Person ausgesprochen.
  • In der Abmahnung werden keine Konsequenzen für den Wiederholungsfall thematisiert.
  • Im Abmahnungstext wird der Arbeitnehmer nicht aufgefordert, sein Verhalten zu ändern. 
  • Bei einer verhaltensbedingten Abmahnung werden keine Zeugen oder Einzelheiten genannt. 

Ist der Betriebsrat bei Abmahnungen zu beteiligen?

Der Betriebsrat ist in Bezug auf Abmahnungen nicht anhörungs- oder beteiligungspflichtig. Auf Grundlage der § 99 und 102 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ist er bei personellen Einzelmaßnahmen und bei Kündigungen anzuhören und einzubeziehen. Eine Abmahnung fällt nicht in diese Kategorie. 

Gibt es Fristen, die bei einer Abmahnung einzuhalten sind?

Unternehmen, sollten eine Abmahnung zeitnah nach einem Vertragsverstoß aussprechen. Eine zu späte Abmahnung, die Monate oder Jahre nach der Pflichtverletzung erfolgt, ist juristisch gesehen entwertet und hat vor Arbeitsgerichten im Rahmen einer Kündigung keinen Bestand. 

Verjährt eine Abmahnung?

Eine Abmahnung hat keine Verjährungsfrist. Sie muss nicht, wie häufig angenommen, nach zwei Jahren aus der Personalakte entfernt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können Regelungen zur Verjährung im Rahmen der in Deutschland geltenden Vertragsfreiheit aufnehmen. Tun sie dies nicht, kann die Abmahnung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters in der Personalakte verbleiben. 

Was kann der Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung tun? 

Der Arbeitnehmer hat unterschiedliche Möglichkeiten, gegen eine aus seiner Sicht ungerechtfertigte Abmahnung vorgehen: 

  • Gemäß § 83 BetrVG kann er zusammen mit einem Betriebsratsmitglied Akteneinsicht in die Personalakte verlangen und 
  • In einer Gegendarstellung seine Sichtweise kommunizieren. 
  • Darüber hinaus kann er von seinem Beschwerderecht Gebrauch machen und über den Betriebsrat Beschwerde gegen die Abmahnung einlegen (§ 84 BetrVG). 
  • Der Betriebsrat entscheidet gemäß § 85 BetrVG, ob er beim Arbeitgeber auf Abhilfe hinwirkt. 
  • Eine Klage vor dem zuständigen Arbeitsgericht auf Lösung der Abmahnung ist ebenfalls ein gangbarer Weg, wenn der Arbeitnehmer mit der Argumentation des Arbeitgebers in Bezug auf die Abmahnung nicht einverstanden ist. 

Kann auch ein Arbeitgeber abgemahnt werden? 

Hält ein Arbeitgeber seine vertraglichen Pflichten nicht ein, kann er ebenfalls abgemahnt werden. Dies kann zum einen über den Betriebs- oder Personalrat geschehen. Ebenfalls möglich ist der Gang vor das zuständige Arbeitsgericht, das über die Rechtmäßigkeit der Klage des Arbeitnehmers entscheidet. 

Wo ist die Abmahnung gesetzlich geregelt?

Grundsätzlich gibt es in deutschen Gesetzen keinen Paragrafen, der eine Abmahnung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses thematisiert. Einen wichtigen rechtlichen Anhaltspunkt bietet der § 314 BGB. In dieser Vorschrift des Bürgerlichen Gesetzbuches wird festgelegt, wann ein Dauerschuldverhältnis, zu dem ein Arbeitsverhältnis gehört, fristlos gekündigt werden kann. 

Der Gesetzgeber erklärt, dass „die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig ist.“ Da die Details zu Abmahnungen nicht gesetzlich geregelt, sondern als Konstrukt der Rechtsprechung entstanden sind, gibt es keine eindeutigen gesetzlichen Vorgaben, wie eine Abmahnung erfolgen muss. Arbeitsgerichte haben in vielen Grundsatzurteilen klargestellt, wann, wie und aufgrund welcher Pflichtverletzungen eine Abmahnung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erfolgen kann.