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In 7 Schritten zur rechtssicheren Kündigung! Das Kündigungsschutzgesetz besagt, dass Sie einem Mitarbeiter nur dann kündigen dürfen, wenn dies aus...

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So führen Sie Trennungsgespräche richtig

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Kündigungsgespräch

Von Günter Stein,

Trennungsgespräche gehören sicherlich auch für Sie zu den schwierigsten Teilen Ihrer Arbeit. Doch bedenken Sie immer, dass ein Kündigungsgespräch nicht nur für Sie belastend ist, sondern in viel höherem Maße auch für Ihren Mitarbeiter. Sie können es ihm jedoch so einfach wie möglich machen, indem Sie die folgenden Regeln beachten.

So führen Sie Trennungsgespräche richtig

In das Recruiting investieren fast alle Unternehmen viel Zeit und Geld. Geht es jedoch darum, Mitarbeiter wieder zu entlassen, wenden die meisten weit weniger Energie auf. Dabei sollten Sie auch hier mit der nötigen Sorgfalt agieren, denn erstens hat Ihr Mitarbeiter die nötige Fairness verdient und zweitens kann sich ein taktloser Umgang mit Kündigungen nachhaltig negativ auf das Betriebsklima und die Reputation des Unternehmens auswirken. Es liegt in Ihrer Hand, wie fair die Entlassung eines Mitarbeiters abläuft.

Gestalten Sie Entlassungen möglichst erträglich

Versuchen Sie Kündigungsgespräche stets so zu führen, dass sie für alle Beteiligten so erträglich wie möglich sind. Viele Führungskräfte geraten in Trennungsgesprächen in ein Rechtfertigungsbedürfnis und sehen sich unter Druck gesetzt, möglichst plausible Argumente für die Kündigung vortragen zu müssen. Oft verwechseln sie dann Ehrlichkeit mit Schonungslosigkeit und demütigen den Mitarbeiter, meist ohne dies zu wollen.

Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass Existenzsorgen dem betroffenen Mitarbeiter am meisten zu schaffen machen. Das jedoch trifft zumeist nicht zu. Vielmehr sind die tiefe Kränkung und der mit der Kündigung verbundene Gesichtsverlust für den Mitarbeiter viel tragischer. Sofern den Mitarbeiter keine Schuld an der Kündigung trifft, ereilt sie ihn meistens völlig unvorbereitet und reißt ihn abrupt aus seinem bestehenden Wertesystem.

Sie als Führungskraft haben allerdings über ihren Kommunikationsstil einen entscheidenden Einfluss darauf, wie der Gekündigte den Gesprächsverlauf empfindet. Sie sollten unbedingt darauf hinarbeiten, Ihrem Mitarbeiter dabei zu helfen, sein Selbstvertrauen und seine Selbstachtung zu bewahren. Andernfalls entzögen Sie ihm die Stabilität seiner psychischen und physischen Gesundheit – sicherlich keine gute Basis für einen Neuanfang, den Sie Ihrem Mitarbeiter wohl nicht verbauen wollen.

Erstellen Sie sich einen Leitfaden für Trennungsgespräche

Da sie hoffentlich nicht alltäglich mit Kündigungsgesprächen beschäftigt sind, haben Sie wahrscheinlich auch nicht genügend Erfahrungen in diesem Zusammenhang sammeln können. Das ist ganz normal. Umso wichtiger ist eine gründliche Vorbereitung auf solche Gespräche, denn ohne diese werden Sie einsehen müssen, dass Sie in der Gesprächssituation schnell überfordert sind.

Wollen Sie das Kündigungsgespräch, ohne eingehende Vorbereitung, einfach nur schnell hinter sich bringen, laufen Sie Gefahr, dass die Trennung weniger fair abläuft. Oft kommen solche Trennungsgespräche dann als pure Machtdemonstration des Vorgesetzten beim Mitarbeiter an. Denn dem meist überraschten Mitarbeiter werden nur unpersönlich und schonungslos die Gründe der Kündigung vorgetragen.

Verwenden Sie jedoch auch nicht zu viel Zeit auf die Vorbereitung des Kündigungsgesprächs. Denn dann besteht die Gefahr, dass die Kündigung sich unter den Mitarbeitern rumspricht, bevor Sie die Möglichkeit erhalten, persönlich mit Ihrem Mitarbeiter zu reden. Nicht selten muss eine Kündigung mit Vorgesetzten, der Personalabteilung und (sofern vorhanden) dem Betriebsrat abgesprochen werden. Je mehr Mitwisser existieren, desto wahrscheinliche ist es, dass sich die Kündigung schnell herumspricht.

Rechtliches zur Kündigung im Vorfeld klären

Die rechtlichen Grundlagen müssen Sie unbedingt im Vorfeld klären. Sind Sie sich unsicher, schalten Sie im Zweifelsfall externe Experten ein, die geplante Kündigung auf ihre Rechtssicherheit hin überprüfen können. Informieren Sie sich dabei nicht nur über Ihre Rechte, sondern recherchieren Sie auch die Möglichkeiten, die Ihrem Mitarbeiter offen stehen.

Einerseits schließen Sie somit Überraschungen aus, die auf Sie lauern, wenn die Kündigung nicht den arbeitsrechtlichen Bedingungen entspricht. Andererseits signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter durch die gründliche Vorbereitung, dass Sie helfen wollen, die beste Möglichkeit für alle Beteiligten zu finden.

Bereiten Sie sich auf alle Reaktionen vor

Sie können im Vorfeld nicht wissen, wie Ihr Mitarbeiter die Kündigungsnachricht aufnimmt. Daher sollten Sie sich auf alle Möglichkeiten einstellen. Gehen Sie von Anfang an sehr aufmerksam in das Gespräch und erwarten Sie auch teilweise heftige emotionale Reaktionen. Zeigen Sie Fingerspitzengefühl und behalten Sie immer die Ruhe, denn eines ist sicher: Kündigungsgespräche haben kein Happy End!

Bereiten Sie die Gesprächsinhalte und die Art Ihrer Gesprächsführung vor

Die Grundlage eines erfolgreichen Kündigungsgesprächs ist eine ehrliche, verständliche und glaubwürdige Informationsübermittlung.

Seien Sie sich schon zu Beginn klar darüber,

  • was wann gesagt wird,
  • wer etwas sagt und vor allem
  • wie etwas gesagt wird.

Bereiten Sie sich einen Notizzettel vor, auf dem Sie alle wichtigen Informationen festhalten. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie nichts vergessen. Es kann auch durchaus praktisch sein, wenn Sie sich ein paar einleitende Sätze notieren. Damit fällt dann zumindest der Einstieg etwas leichter.

Aufgrund von Unwissenheit, Bestürzung oder persönlichen Konflikten reagieren viele Führungskräfte in Entlassungsgesprächen völlig falsch.

Die Durchführung des Trennungsgesprächs

Meistens werden Trennungsgespräche im Büro des Vorgesetzten geführt. Sorgen Sie dafür, dass dieses Gespräch ohne jede Unterbrechung von statten gehen kann. Bringen Sie beispielsweise einen Hinweis an die Tür an, dass Sie nicht gestört werden möchten und benutzen Sie die Rufumleitung Ihres Telefons.

Kommunikationsfallen beim Trennungsgespräch - ­Vermeiden Sie:

  • eine ausschweifende Gesprächseinleitung
  • eine Verständigung, die die emotionale Ebene ausschließt
  • eine nur bruchstückhafte Informationsvermittlung
  • mangelnde Kongruenz und Klarheit
  • Rechtfertigungsversuche statt klarer Botschaften

Es ist, je nach Typ, durchaus möglich, dass Ihr Mitarbeiter keinerlei emotionale Reaktion zeigt. Fragen Sie dann gezielt nach seinem Befinden. Denn für das weitere Vorgehen ist es enorm wichtig, dass Sie erfahren, ob Ihr Mitarbeiter alle Inhalte des Trennungsgesprächs korrekt verstanden hat.

Halten Sie im Entlassungsgespräche immer Antworten auf folgende Fragen bereit:

  • Wann endet laut Arbeitsvertrag das Beschäftigungsverhältnis?
  • Welche Kündigungsfrist muss eingehalten werden?
  • Hat Ihr Mitarbeiter noch Anspruch auf Resturlaub?
  • Soll Ihr Mitarbeiter vorzeitig freigestellt werden?
  • Soll Ihr Mitarbeiter eine Abfindung erhalten? Und falls ja, in welcher Höhe?
  • Möchten Sie Ihren Mitarbeiter bei dem Kündigungsprozess helfen (z. B. durch einen externen Outplacement-Berater)?

Es kommt oft vor, dass Mitarbeiter nach einem Kündigungsgespräch dessen Inhalte nur bruchstückhaft widergeben können. Auch das ist normal und dem Schock zuzuschreiben, den ein solches Gespräch verursacht. Bereiten Sie deshalb auch immer eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte vor und geben Sie diese Ihrem Mitarbeiter nach dem Gespräch mit.

Vereinbaren Sie auch unbedingt ein Folgegespräch mit Ihrem Mitarbeiter. Sehr oft kommen die entscheidenden Fragen bei ihm nämlich erst dann auf, wenn der erste Schock überwunden ist. Das Folgegespräch sollte ein bis 2 Tage später stattfinden.

Müssen Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig entlassen, sollten Sie die Gespräche unbedingt in enger zeitlicher Abfolge hinter sich bringen. So umgehen Sie die Gefahr, dass die Unsicherheit Ihr gesamtes Team ergreift und ein produktives Arbeiten nicht mehr möglich ist.

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Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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