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In 7 Schritten zur rechtssicheren Kündigung! Das Kündigungsschutzgesetz besagt, dass Sie einem Mitarbeiter nur dann kündigen dürfen, wenn dies aus...

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So machen Sie in Sachen Schriftform bei der Kündigung alles richtig

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Von Günter Stein,

Die Frage: Vielleicht klingt die Frage dumm. Aber ich stelle sie trotzdem. Ich weiß, dass bei einer Kündigung seitens des Arbeitgebers die Kündigung „schriftlich“ erfolgen muss. Ich weiß auch, dass SMS und FAX nicht gehen. Aber was heißt „schriftlich“ denn dann ganz konkret?

Hintergrund ist: Ich muss einem Mitarbeiter die Kündigung aussprechen und möchte hier wirklich nichts falsch machen!

Kündigung: Wie Sie bei der Schriftform nichts falsch machen

Die Antwort: Die Frage ist alles andere als dumm. Sie ist sogar sehr vorausschauend und berechtigt. Denn es ist erstaunlich, wie sehr das Thema „Schriftform“ bei einer Kündigung immer wieder die Gerichte beschäftigt. Eines der letzten Urteile hierzu stammt vom Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm (Az. 10 Sa 512/07). Demnach gilt: Egal ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer kündigen wollen: Der unmissverständliche Wille, ein Arbeitsverhältnisses beenden zu wollen, muss immer in schriftlicher Form wortwörtlich “beurkundet” werden. Die Kündigung muss also in Papierform erfolgen – und mit der Originalunterschrift eines Kündigungsberechtigten versehen sein.

Nun können Sie einwenden, dass das altmodisch ist: Der Gesetzgeber begründet sein Festhalten an der Papierform aber damit, dass derjenige, der gehalten ist, seine Willenserklärung schriftlich niederzulegen und selbst zu unterschreiben, mehr Zeit hat, über die Folgen seiner Entscheidung nachzudenken. Dazu kommt natürlich auch der Aspekt, dass die Kündigung auf Papier eine Urkunde darstellt, also erheblichen Beweiswert hat.

Kündigung: So machen Sie in Sachen Schriftform alles richtig

§ 623 BGB und § 15 Absatz 3 BBiG lassen keinen Auslegungsspielraum zu: Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder Berufsausbildungsverhältnisses bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Ihre Kündigung ist also nur dann wirksam, wenn sie schriftlich erklärt wurde (§ 125 Satz 1 BGB). Fehlt die Schriftform, gilt Ihre Kündigung als nicht ausgesprochen.

Das wiederum heißt: Nur wenn Ihre Kündigungen schriftlich formuliert und ordnungsgemäß unterzeichnet sind, sind sie rechtswirksam (§§ 623, 126 BGB)

Wichtig: Dieses gesetzliche Schriftformerfordernis gilt für alle Kündigungsarten, das heißt

  • fristgemäße ordentliche Kündigungen,
  • außerordentliche fristlose Kündigungen,
  • Probezeitkündigungen oder
  • Änderungskündigungen.

Wichtiger Hinweis: Neben dem Schriftformerfordernis können noch Verschärfungen für Sie gelten. Prüfen Sie den für Ihren Betrieb bindenden Tarifvertrag oder auch einzelvertragliche Regelungen, wo beispielsweise festgelegt sein kann, dass Ihre Kündigung mittels eingeschriebenem Brief erfolgen soll.

Fehlerhafte Unterschrift ist wichtiger Formfehler in einer Kündigung

Ein wichtiger Formfehler im Rahmen einer Kündigung kann die fehlerhafte oder fehlende Unterschrift unter Ihrer Kündigungserklärung sein. Hier müssen Sie 3 Varianten unterscheiden, auf die es in der Praxis ankommt:

  1. Eine Unterschrift unter der Kündigung wurde vergessen. Ein Namenszeichen oder Namenskürzel ist ebenfalls nicht ausreichend.
  2. Die Kündigung ist durch einen Mitarbeiter unterzeichnet worden, der nicht kündigungsberechtigt ist.
  3. Wenn die Kündigung durch einen Vertreter unterzeichnet wurde, muss dieses auf der Kündigungserklärung deutlich zum Ausdruck kommen.

Geben Sie die Kündigungsberechtigung des Vertreters im Betrieb allgemein bekannt oder geben Sie dem Kündigungsberechtigten eine Vollmachtsurkunde an die Hand. Kann der Vertreter die Bevollmächtigung nicht nachweisen, kann der Arbeitnehmer die Kündigung wegen mangelnder Vertretungsbefugnis zurückweisen. Die Kündigung ist dann unwirksam.

Eindeutig ist der Fall, in dem die Kündigung erst gar nicht unterzeichnet worden ist. So eine Kündigungserklärung ist von vornherein unwirksam.

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