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Arbeitsvertrag: Wann Sie einen Mitarbeiter befristet einstellen dürfen

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Von Günter Stein,

Grundsätzlich brauchen Sie für die Befristung eines Arbeitsverhältnisses immer einen sachlichen Grund (§ 14 Abs. 1 S. 1 TzBfG). Welche Gründe hierbei im Einzelnen infrage kommen, ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ausdrücklich geregelt. Einige weitere Gründe hat die Rechtsprechung entwickelt.

 

Ohne Sachgrund geht grundsätzlich gar nicht

Wichtig: Sie können über einen beliebig langen Zeitraum beliebig viele befristete Arbeitsverhältnisse (hintereinander) mit einem Arbeitnehmer abschließen – vorausgesetzt, Sie haben für jeden einzelnen Vertrag einen sachlichen Befristungsgrund.

Welche Sachgründe eine Befristung rechtfertigen

Diese Gründe kommen konkret infrage:

1. Vorübergehender personeller Mehrbedarf

Eine Befristung ist immer dann sachlich gerechtfertigt, wenn Sie nur vorübergehend mehr Arbeitskräfte benötigen (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 TzBfG), z. B. für Saisonarbeiten, einen größeren Zusatzauftrag oder ein bestimmtes Projekt.

Allein eine unsichere Auftragslage reicht allerdings als Grund nicht aus, denn damit würden Sie in unzulässiger Weise Ihr Unternehmerrisiko auf Ihre Mitarbeiter abwälzen (BAG, 5. 6. 2002, 7 AZR 241/01, NZA 2003, 149). Sie müssen daher schon bei Einstellung eines befristeten Mitarbeiters mit einiger Sicherheit sagen können, dass der Arbeitskräftebedarf mit Ende der Befristung wieder entfällt.

2. Befristung nach Ausbildung oder Studium

Zulässig ist es auch, wenn Sie einen Mitarbeiter nach Abschluss seiner Ausbildung oder seines Studiums befristet einstellen, um ihm damit den Einstieg ins Berufsleben zu erleichtern (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 TzBfG).

§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 TZBEG dürfen Sie aber nur einmal als Sachgrund wählen. Für eine erneute Befristung brauchen Sie einen anderen Sachgrund (BAG 10. 10. 2007, 7 AZR 795/06).

3. Vertretung eines anderen Arbeitnehmers

Ein weiterer Befristungsgrund ist die Vertretung eines fehlenden Mitarbeiters (§ 14 Abs.1 S. 2 Nr. 3 TzBfG), z. B. bei Elternzeit (§ 21 BErzGG) oder Erkrankung. Dabei dürfen Sie grundsätzlich davon ausgehen, dass der Ausfall nur vorübergehend ist und der fehlende Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehren wird.

Wenn Ihnen Ihr bisheriger Mitarbeiter aber bereits vor Abschluss des befristeten Arbeitsvertrags verbindlich mitteilt, dass er die Arbeit nicht wieder aufnehmen wird, scheidet eine Befristung zur Vertretung aus (BAG, 2. 7. 2003, 7 AZR 529/02, DB 2004, 80).

Andererseits bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie eine Ersatzkraft für die gesamte Dauer der Abwesenheit Ihres Mitarbeiters oder nur für einen Teil dieser Zeit einstellen (BAG, 21. 2. 2001, 7 AZR 107/00, DB 2001, 2099).

Und Sie dürfen im Zuge der befristeten Einstellung auch Aufgaben umverteilen. Die Ersatzkraft muss also nicht zwangsläufig die Aufgaben des ausgefallenen Mitarbeiters übernehmen (LAG Rheinland-Pfalz, 6. 2. 2003, 6 Sa 1122/02; BAG, 15. 2. 2006, 7 AZR 232/05, FA 2006, 247). Es genügt somit, dass die Befristung durch den Ausfall eines Mitarbeiters nur verursacht wurde.

Beispiel: Ihre Buchhalterin Frau Mai geht in Elternzeit. Bei Urlaub und Krankheit wurde sie bereits mehrfach von ihrer Kollegin, Frau Groß, vertreten. Sie beschließen deshalb, dass Frau Groß nun die Aufgaben von Frau Mai übernehmen soll – bis zu deren Rückkehr. Für die weniger anspruchsvollen Büroarbeiten, die Frau Groß bisher erledigt hat, stellen Sie befristet Frau Wesel ein.

Beachten Sie aber: Sie dürfen mit der Einstellung der befristeten Ersatzkraft keine Anhebung der Arbeitszeit verbinden. Sie könnten also z. B. eine Halbtagskraft nicht durch eine Vollzeitkraft ersetzen (BAG, 4. 6. 2003, 7 AZR 523/02, DB 2003, 2340).

Tipp: Geht Ihre Mitarbeiterin in Mutterschutz oder einer Ihrer Arbeitnehmer Elternzeit, darf die Ersatzkraft ihre Arbeit auch schon vorher aufnehmen, um sich in ihre Aufgaben einzuarbeiten (etwa 3 Wochen, § 21 Abs. 2 BErzGG). Der alte und der neue Mitarbeiter dürfen also eine (angemessene) Zeit lang parallel arbeiten. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um so Störungen im Betriebsablauf zu vermeiden.

4. Eigenart der Arbeitsleistung

Auch die Eigenart einer Arbeitsleistung kann eine Befristung rechtfertigen (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 4 TzBfG). Dieser Grund kommt allerdings nur in wenigen Branchen zum Tragen. So ist z. B. die befristete Einstellung von Programm gestaltenden Mitarbeitern in Rundfunkanstalten, von Schauspielern, Solosängern, Tänzern und Kapellmeistern durch das Recht auf Rundfunkfreiheit (Art. 5 Abs. 1 GG) und die Freiheit der Kunst (Art. 5 Abs. 3 GG) sachlich begründet.

5. Erprobung eines Mitarbeiters

Eine Befristung ist auch zulässig, um sich ein Bild von der Eignung eines neuen Mitarbeiters zu machen (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 5 TzBfG). Dabei muss die Dauer der Befristung aber erforderlich und angemessen sein. Im Normalfall kommt hierbei eine Zeitspanne von maximal 6 Monaten infrage.

Vorteil zur normalen Probezeit: Bei einer Befristung müssen Sie nicht kündigen, sondern können das Arbeitsverhältnis einfach auslaufen lassen, wenn Sie mit Ihrem Arbeitnehmer nicht zufrieden sind.

Sie haben am 1. 7. 2006 Herrn Ernst befristet eingestellt. Laut Vertrag soll die Befristung am 31. 1. 2007 enden.

Mit Ablauf des 31. 1. 2007 ist das Arbeitsverhältnis dann tatsächlich beendet. Eine Kündigung wie bei einem unbefristeten Vertrag ist also nicht notwendig.

Ein befristetes Arbeitsverhältnis zur Erprobung können Sie übrigens auch bei einem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis abschließen, wenn der Mitarbeiter auf eine höherwertige Stelle im Unternehmen wechseln soll (BAG, 23. 6. 2004, 7 AZR 636/03, NZA 2004, 1333). Schließlich stellt sich auch hierbei die Frage, ob Ihr Mitarbeiter wirklich das Zeug für einen Aufstieg hat.

Ist das allerdings nicht der Fall, stellt sich die Frage, ob mit dem Ende der Befristung dann das Arbeitsverhältnis (ganz) beendet ist.

Unseres Erachtens müssten Sie dem Arbeitnehmer seinen alten Platz anbieten – sofern er noch frei ist. Aber entschieden ist das noch nicht.

6. Gründe, die in der Person Ihres Mitarbeiters liegen

Die Befristung eines Arbeitsverhältnisses kann auch in der Person Ihres Mitarbeiters begründet sein (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 TzBfG).

So ist eine Befristung auf ausdrücklichen Wunsch Ihres Mitarbeiters zulässig, z. B. weil dieser die Zeit bis zum feststehenden Beginn einer anderen Beschäftigung, bis zur Aufnahme eines Studiums oder bis zum Antritt des Wehr- bzw. Zivildienstes überbrücken will.

Entscheidend ist hierfür, dass Ihr Mitarbeiter sich auch dann für einen befristeten Vertrag entscheiden würde, wenn Sie ihm alternativ eine Festanstellung anbieten (BAG, 4. 6. 2003, 7 AZR 406/02, DB 2003, 2287).

Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Mitarbeiter noch vor Vertragsabschluss eine schriftliche Begründung für seinen Befristungswunsch geben. Denn im Streitfall müssen Sie als Arbeitgeber beweisen, dass die Initiative zur Befristung auch wirklich von Ihrem Mitarbeiter ausging und Sie selbst keinerlei Druck ausgeübt haben.

Ein weiterer Befristungsgrund in der Person Ihres Mitarbeiters liegt vor, wenn es sich um einen Ausländer handelt, dessen Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis ausläuft und – ganz wichtig! – mit annähernder Sicherheit nicht verlängert wird.

Ihr Arbeitnehmer Guy Nang hat seinen Aufenthaltstitel nur aufgrund seiner Ehe mit einer Deutschen erhalten; die Ehe wird aber vor Ablauf von 5 Jahren geschieden.

In einem solchen Fall ist ein Befristung sogar besonders wichtig: Denn das Arbeitsverhältnis mit einem ausländischen Mitarbeiter endet nicht etwa automatisch, wenn er seine Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis verliert. Ohne Befristung müssten Sie in diesem Fall also erst kündigen!

7. Vergütung aus Haushaltsmitteln

Im öffentlichen Dienst ist eine Befristung auch dann möglich, wenn der Mitarbeiter aus Mitteln bezahlt wird, die haushaltsrechtlich für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 7 TzBfG).

8. Gerichtlicher Vergleich

Sachlich gerechtfertigt ist eine Befristung auch dann, wenn sie auf einem gerichtlichen Vergleich beruht (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 8 TzBfG).

9. Erreichen einer Altersgrenze

Zur Sicherung einer ausgewogenen Altersstruktur und einer sachgerechten und berechenbaren Personal- und Nachwuchsplanung dürfen Sie das Arbeitsverhältnis Ihres Mitarbeiters auch auf das Erreichen eines Alters befristen, in dem er durch den Bezug eines Altersruhegeldes wirtschaftlich abgesichert ist (BAG, 19. 11. 2003, 7 AZR 296/03, NZA 2004, 1336). Momentan liegt diese Altersgrenze bei 65 Jahren (vgl. § 41 SGB VI); das Rentenalter wird nun aber schrittweise auf 67 angehoben.

Achtung! Entgegen einer weit verbreiteten Ansicht endet das Arbeitsverhältnis nicht automatisch, wenn Ihr Mitarbeiter das Rentenalter erreicht. Deswegen sollten Sie immer die folgende Beendigungsklausel in Ihre Arbeitsverträge aufnehmen:

Soweit das Arbeitsverhältnis nicht gekündigt wird, endet es automatisch mit Ablauf des Kalendermonats, in dem der Arbeitnehmer das Lebensjahr vollendet, ab dem er erstmals eine ungekürzte Altersrente beanspruchen kann (derzeit noch ab 65).

Ohne eine solche Beendigungsklausel müssten Sie Ihrem Mitarbeiter kündigen, um das Arbeitsverhältnis zu beenden – und das kann sehr schwer werden. Die Befristung auf das Erreichen des gesetzlichen Rentenalters ist übrigens auch dann zulässig, wenn Ihr Mitarbeiter keine gesetzliche, sondern eine private Altersvorsorge getroffen hat (BAG, 27. 7. 2005, 7 AZR 443/04).

Ein Redakteur hatte sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen und stattdessen eine private Vorsorge in Form einer Lebensversicherung getroffen. Diese wurde dann in einer Summe ausgezahlt; er bekam also keine Rente. Trotzdem war die Befristung des Arbeitsverhältnisses auf die Vollendung des 65. Lebensjahres rechtens.

Einen Beendigungszeitpunkt vor Vollendung des 65. Lebensjahres dürfen Sie nur vereinbaren, wenn

  • durch eine mögliche altersbedingte Leistungsminderung Personen gefährdet sind (etwa EUGH, 16. 10. 2007, C-411/05)) oder
  • zwischen der Vereinbarung und dem Erreichen der (vorzeitigen) Altersgrenze nicht mehr als 3 Jahre liegen (§ 41 SGB VI). Eine Vereinbarung, die schon länger zurückliegt, müssten Sie sich gegebenenfalls nochmals von Ihrem Mitarbeiter bestätigen lassen.

Beispiel: Herr Krafft will bereits mit 62 in Altersrente gehen. Sie haben deshalb mit ihm vereinbart, dass sein Arbeitsverhältnis mit Ablauf des Monats enden soll, in dem er 62 wird. Dies wäre der 31. 12. 2006.

Haben Sie diese Altersgrenzenregelung innerhalb der letzten 3 Jahre zuvor, also irgendwann zwischen dem 1. 1. 2004 und dem 31. 12. 2006 abgeschlossen, ist alles in Ordnung.

Haben Sie die Regelung aber früher vereinbart, also z. B. schon 2001, dann wird die Vereinbarung so ausgelegt, als hätten Sie die Altersgrenze 65 eingesetzt.

Damit das Arbeitsverhältnis dennoch zum angepeilten 31. 12. 2006 enden kann, müsste Herr Krafft Ihnen die Vereinbarung innerhalb des 3-Jahres-Zeitraums nochmals bestätigen.

10. Geplante Übernahme eines Auszubildenden

Eine Befristung ist ferner zulässig, wenn Sie einen Auszubildenden nach Abschluss seiner Ausbildung übernehmen wollen und eine Arbeitsstelle deshalb nur vorübergehend mit einem anderen Mitarbeiter besetzen (BAG, 21. 4. 1993, 7 AZR 388/92, DB 1994, 98).

Wenn Sie die Stelle für einen anderen Arbeitnehmer (und eben nicht für einen ehemaligen Azubi) freihalten wollen, legen die Gerichte allerdings strengere Maßstäbe an.

Eine befristete Beschäftigung zur Überbrückung ist in diesem Fall nur dann zulässig, wenn Sie sich bereits bei Abschluss des befristeten Arbeitsvertrags vertraglich an den „Nachfolger“ gebunden haben.

Beachten Sie: Die 10 vorgenannten Fälle sind nur Beispiele – es sind also auch noch weitere Sachgründe denkbar.

Befristung ohne Sachgrund

Vom Grundsatz, dass jegliche Befristung einen Sachgrund erfordert, gibt es Ausnahmen:

So ist es möglich, einen Mitarbeiter, der noch nie zuvor für Ihr Unternehmen tätig war, für maximal 24 Monate ohne Sachgrund befristet einzustellen.

Innerhalb dieser Höchstdauer von 2 Jahren dürfen Sie die Befristung bis zu 3-mal verlängern (§ 14 Abs. 2 S. 1 TzBfG).
Beispiel 1:
Befristete Einstellung für zunächst 6 Monate

1. Verlängerung um 6 Monate

2. Verlängerung um 8 Monate

3. Verlängerung um 4 Monate

Höchstdauer und maximale Zahl der Verlängerungen ausgeschöpft

Beispiel 2:
Befristete Einstellung für zunächst 6 Monate

Verlängerung um 18 Monate

Höchstdauer mit 1 Verlängerung ausgeschöpft

Beispiel 3:
Befristete Einstellung für 24 Monate

Höchstdauer ohne Verlängerungen ausgeschöpft

Bei der sachgrundlosen Befristung sollten Sie aber unbedingt auf Folgendes achten:

  • Eine sachgrundlose Befristung funktioniert nur, wenn der Mitarbeiter noch nie zuvor – auch nicht aushilfsweise, kurzfristig oder geringfügig – bei Ihnen beschäftigt gewesen ist. Nicht als Arbeitsverhältnis gilt dabei ein Berufsausbildungsverhältnis. Eine sachgrundlose Befristung mit ehemaligen Auszubildenden, die Sie übernehmen möchten, ist also möglich.
  • Die befristete Zusammenarbeit muss immer schriftlich vereinbart werden – und zwar vor Beginn der Tätigkeit! Das Schriftformerfordernis gilt auch bei der Zweckbefristung (BAG, 21. 12. 2005, 7 AZR 541/04, FA 2006, 119).
  • Und eine Verlängerung des befristeten Vertrags muss immer vor Ablauf der Befristung erfolgen. Andernfalls gilt die Verlängerung als neuer befristeter Vertrag, für den Sie dann einen Sachgrund benötigen, weil der Mitarbeiter bereits für Sie tätig war.
  • Außerdem muss auch die Verlängerung immer schriftlich abgeschlossen werden, sonst gilt das Arbeitsverhältnis automatisch als unbefristet (BAG, 1. 12. 2004, 7 AZR 198/04, NZA 2005, 575).
  • Und ändern Sie bei einer Verlängerung auf keinen Fall die Vertragsbedingungen. Denn sonst handelt es sich um einen neuen befristeten Arbeitsvertrag, der dann nur noch mit Sachgrund geschlossen werden kann (LAG Bremen, 25. 8. 2005, 3 Sa 317/04, juris; vgl. auch BAG, 23. 8. 2006, 7 AZR 12/06, FA 2006, 311).

Wenn Sie Existenzgründer sind

Für Existenzgründer besteht sogar in den ersten 4 Jahren nach Unternehmensgründung die Möglichkeit einer sachgrundlosen Befristung (§ 14 Abs. 2a TzBfG). Als Existenzgründer dürfen Sie befristete Arbeitsverhältnisse ohne Sachgrund dann auch noch mit einer Höchstdauer von bis zu 4 Jahren abschließen. Bis zum Erreichen der Höchstdauer von 4 Jahren sind zudem beliebig viele Verlängerungen möglich. Einzige Einschränkung: Der Mitarbeiter darf auch hierbei noch nie zuvor in Ihrem Unternehmen beschäftigt gewesen sein. Außerdem müssen sich die Verlängerungen nahtlos aneinander anschließen. Das heißt, sie müssen unbedingt noch während der Laufzeit der zuletzt vereinbarten Befristung schriftlich vereinbart werden.

Als maßgeblicher Gründungszeitpunkt für Ihr Unternehmen zählt die Aufnahme Ihrer Erwerbstätigkeit, die Sie dem Finanzamt bzw. der Gemeinde melden mussten (§ 138 AO). Neugründungen im Zusammenhang mit der rechtlichen Umstrukturierung von Unternehmen und Konzernen sind von der Sonderregelung ausgeschlossen.

Tipp: Sie können auch im 4. Jahr Ihrer Unternehmensexistenz noch alle Möglichkeiten voll ausschöpfen und eine Befristung bis zur Höchstdauer von 4 Jahren vornehmen bzw. einen zunächst für einen kürzeren Zeitraum abgeschlossenen Vertrag bis zu dieser Dauer verlängern. Einzige Voraussetzung: Der Mitarbeiter muss seine befristete Tätigkeit noch vor Ablauf der 4-Jahres-Frist aufnehmen.

Ausnahmeregelung für ältere Mitarbeiter

Sie erinnern sich vielleicht noch an die Entscheidungen des EuGH vom 22. 11. 2005 (C-144/04) und des BAG vom 26. 4. 2006 /7 AZR 500/04): Mit diesen wurde der bis dahin geltende § 14 Abs. 3 TzBfG a.F. – die so genannte Altersbefristung – für unwirksam erklärt. Grund hierfür war, dass die Norm nicht europarechtskonform war. Konsequenz dieser Entscheidungen war, dass alle rein auf das Alter gestützten Befristungen unwirksam wurden – und zwar auch rückwirkend! Viele Arbeitgeber hatten somit auf die Schnelle ein paar unbefristet Beschäftigte dazu bekommen. Mit dem im Rahmen der „Initiative 50plus“ verabschiedeten „Gesetz zur Verbesserung der Beschäftigungschancen älterer Menschen“ ist nun seit dem 1. 5. 2007 eine Neuregelung in Kraft ist. Die entsprechenden Voraussetzungen für eine Alterbefristung sind jetzt:

  • Der Arbeitnehmer muss das 52. Lebensjahr vollendet haben und
  • er muss unmittelbar vor Beginn des befristeten Arbeitsverhältnisses insgesamt mindestens 4 Monate beschäftigungslos gewesen sein.

 

 

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