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Arbeitsvertrag: Was Sie bei Vertragsabschluss und Beschäftigung beachten sollten

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Von Günter Stein,

Der Gesetzgeber schreibt für Befristungen zwingend die Schriftform vor (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Eine bloß mündliche Befristung (oder deren Verlängerung) ist demnach unwirksam und führt dazu, dass der Vertrag als unbefristet abgeschlossen gilt. Es reicht aber, wenn Sie dem Mitarbeiter ein von Ihnen unterzeichnetes Angebot geben, das dieser dann ebenfalls unterzeichnet (BAG, 26. 7. 2006, 7 AZR 514/05, FA 2006, 311).

 

Warum Sie den Vertrag schriftlich schließen müssen

Der Schriftzwang gilt auch für Verlängerungen befristeter Arbeitsverträge und das so genannte Prozessrechtsarbeitsverhältnis (BAG, 22. 11. 2003, 7 AZR 113/03, NZA 2004, 1275). Von Letzterem spricht man, wenn Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter in einem Kündigungsrechtstreit befinden und mit Ihrem Arbeitnehmer für die Zeit bis zur rechtskräftigen Entscheidung eine befristete Weiterbeschäftigung vereinbaren.

Wichtig ist außerdem, dass Sie den Vertrag schriftlich fixieren, bevor Ihr Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt bzw. – im Falle einer Verlängerung – über das Befristungsende hinaus fortsetzt. Erfolgt die Vertragsunterzeichnung erst nachträglich, ist die Befristung insgesamt unwirksam. Folge: Ihr Mitarbeiter gilt auch hierbei als unbefristet eingestellt (BAG, 1. 12. 2004, 7 AZR 198/04, NZA 2005, 575).

Aus der schriftlichen Befristungsregelung muss die Befristung an sich und deren Dauer ersichtlich sein. Sie brauchen aber nicht anzugeben, ob es sich um eine Befristung mit oder ohne Sachgrund handelt . Bei einer Zweckbefristung müssen Sie den Sachgrund angeben. Sonst ist die Befristung unwirksam, und Sie sind ein unbefristetes Arbeitsverhältnis eingegangen (BAG, 21. 12. 2005, 7 AZR 541/04).

Wie Sie die Befristung am besten vereinbaren

Die Befristung selbst können Sie entweder für eine kalendermäßig festgelegte Zeit oder für einen bestimmten Zweck , also z. B. für die Dauer einer Vertretung oder eines Projekts vereinbaren (§ 3 Abs. 1 TzBfG).

Bei einer Zeitbefristung muss der Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis enden soll, nach dem Kalender bestimmbar sein.

Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1. 6. 2006 und endet am 31. 5. 2007 (alternativ: … und ist auf 12 Monate befristet).

Der Vorteil einer Zeitbefristung besteht hauptsächlich darin, dass das so befristete Arbeitsverhältnis automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt endet, ohne dass Sie irgendetwas tun müssen (§ 15 Abs. 1 TzBfG). Wenn Sie also schon zu Beginn der Beschäftigung genau wissen, wie lange Sie Ihren Mitarbeiter benötigen, ist eine Zeitbefristung sinnvoll.

Bei einer Zweckbefristung koppeln Sie das Ende der Beschäftigung an die Erreichung eines bestimmten Zwecks, also beispielsweise an das Ende eines Projekts oder die Rückkehr des zu vertretenden Mitarbeiters.

Das Arbeitsverhältnis ist bis zum Ende der Elternzeit von Frau Zweig befristet.

Eine solche Zweckbefristung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie noch nicht genau wissen, wie lange Sie den Mitarbeiter tatsächlich benötigen, wie lange also beispielsweise ein bestimmtes Projekt in Anspruch nimmt oder der zu vertretende Mitarbeiter ausfällt.

Indem Sie auf die Benennung eines fixen Datums verzichten, vermeiden Sie, dass Sie sich übermäßig lange an einen Mitarbeiter binden oder dass sich ein Mitarbeiter, den Sie entgegen Ihrer ursprünglichen Annahme doch noch länger benötigen, zwischenzeitlich schon anders gebunden hat. Den Zweck müssen Sie aber im Arbeitsvertrag nennen.

Dafür haben Sie aber etwas mehr Arbeit bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Denn Sie müssen Ihren befristet eingestellten Mitarbeiter mindestens 2 Wochen vorher schriftlich über die Erreichung des Zwecks und das Ende seiner Beschäftigung informieren (§ 15 Abs. 2 TzBfG).

Tipp: Sie können Zeit- und Zweckbefristung auch miteinander kombinieren. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Zweck Ihrer Befristung möglicherweise nie erreicht wird, z.B. weil der zu vertretende Mitarbeiter möglicherweise doch nicht an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt

Das Arbeitsverhältnis endet mit der Rückkehr von Frau Kastner nach ihrer Elternzeit, spätestens jedoch am …

Sehen Sie eine Kündigungsmöglichkeit vor

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann im Normalfall nur außerordentlich aus wichtigem Grund (§ 626 Abs. 1 BGB) oder – bei einer Befristung zur Vertretung in der Elternzeit – aufgrund des Sonderkündigungsrechts nach § 21 Abs. 4 BErzGG gekündigt werden. Abgesehen davon ist eine (ordentliche) Kündigung – ohne anders lautende tarif- oder arbeitsvertragliche Vereinbarung – ausgeschlossen (§ 15 Abs. 3 TzBfG).

Um sich also gegebenenfalls auch vorzeitig von einem befristetet beschäftigten Mitarbeiter trennen zu können, sollten Sie die folgende Beendigungsklausel in den Vertrag aufnehmen:

Das Arbeitsverhältnis kann unabhängig von der Befristung von beiden Vertragsparteien nach den gesetzlichen Vorschriften ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

Machen Sie auf Meldepflichten aufmerksam

Nach den seit dem 1. 1. 2006 geltenden neuen Regelungen im Sozialgesetzbuch III ist Ihr Mitarbeiter verpflichtet, sich spätestens 3 Monate vor Ende seiner Beschäftigung bei der Agentur für Arbeit Arbeit suchend zu melden. Ist die Kündigungsfrist kürzer als 3 Monate oder erfährt Ihr Arbeitnehmer erst innerhalb der 3-Monats-Frist vom bevorstehenden Arbeitsplatzverlust, muss er spätestens 3 Tage nach Erhalt der Kündigung zur Arbeitsagentur. Eine Fristverlängerung gibt es nur bei einer durch Attest nachgewiesenen Erkrankung.

Versäumt Ihr Mitarbeiter seine Meldepflicht, tritt nun pauschal eine Sperrzeit ein. Unabhängig davon, ob die Meldefrist nur um 1 Tag oder 1 Monat überschritten wurde, zahlt die Arbeitsagentur für die 1. Woche der Arbeitslosigkeit kein Arbeitslosengeld mehr aus.

Als Arbeitgeber sollen Sie Ihren Mitarbeiter auf diese Pflichten und die Konsequenzen im Falle seines Pflichtverstoßes hinweisen (§ 2 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 SGB III). Und dies sollten Sie auch tun, obwohl Ihnen nach einem neueren Urteil des Bundesarbeitsgerichts keine Konsequenzen drohen, wenn Sie den Hinweis auf die Meldepflicht unterlassen (BAG, 29. 9. 2005, 8 AZR 571/04).

Bei einer Zeitbefristung bietet sich eine Formulierung schon im Arbeitsvertrag an:

Zur Aufrechterhaltung ungekürzter Ansprüche auf Arbeitslosengeld sind Sie verpflichtet, sich 3 Monate vor Ablauf des Vertragsverhältnisses persönlich bei der Agentur für Arbeit suchend zu melden. Außerdem sind Sie verpflichtet, aktiv nach einer Beschäftigung zu suchen. Sollte das Arbeitsverhältnis für eine kürzere Dauer als 3 Monate geschlossen sein, dann sind Sie verpflichtet, Ihrer Meldepflicht unverzüglich nach Kenntnis des Beendigungszeitpunkts, spätestens binnen 3 Tagen, nachzukommen.

Bei einer Zweckbefristung verbinden Sie den vorgenannten Hinweis am besten mit der Mitteilung über die Zweckerreichung und die bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Sehr geehrte(r) Herr/Frau,

Sie wurden am ... befristet zur Vertretung des ... eingestellt. Dieser wird nun in 3 Wochen am ... an seinen Arbeitsplatz zurückkehren. Damit ist der Zweck Ihres Arbeitsvertrags erreicht, er endet also am ...

Zur Aufrechterhaltung ungekürzter Ansprüche auf Arbeitslosengeld sind Sie verpflichtet, sich unverzüglich nach Kenntnis des Beendigungszeitpunkts, spätestens binnen 3 Tagen, bei der Agentur für Arbeit suchend zu melden. Außerdem sind Sie verpflichtet, aktiv nach einer Beschäftigung zu suchen.

Datum, Unterschrift

Keine Ungleichbehandlung für befristete Arbeitnehmer

Nach § 4 Abs. 2 TzBfG dürfen Sie befristet beschäftigte Mitarbeiter nur dann anders behandeln als Ihre dauerhaft angestellten Mitarbeiter, wenn sachliche Gründe eine unterschiedliche Behandlung rechtfertigen.

Deshalb hat Ihr befristet eingestellter Mitarbeiter im Normalfall auch Anspruch auf die gleiche Vergütung , die ein vergleichbarer unbefristet beschäftigter Arbeitnehmer erhält. Das gilt auch für Zulagen (BAG, 11. 12. 2003, 6 AZR 64/03, NZA 2004, 723), Sozialleistungen und Sonderzahlungen .

Vergleichbar sind dabei Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen eine ähnliche Tätigkeit ausführen. Gibt es solche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht, werden vergleichbare Mitarbeiter auf Tarif- oder Branchenebene herangezogen (§ 3 Abs. 2 S. 2 TzBfG).

Auch im Verlauf des Arbeitsverhältnisses müssen Sie auf eine Gleichbehandlung achten. So dürfen Sie beispielsweise Ihre befristet eingestellten Mitarbeiter nicht von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ausschließen – es sei denn, dringende betrieblichen Gründe oder Aus- und Weiterbildungsinteressen anderer Mitarbeiter rechtfertigen dies (§ 19 TzBfG).

Sachlich begründet kann eine Ungleichbehandlung auch bei der betrieblichen Altersversorgung sein:

Wenn Sie mit speziellen Zusatzleistungen die Betriebstreue Ihrer Mitarbeiter fördern/belohnen wollen, können Sie befristet eingestellte Mitarbeiter von der Förderung ausschließen (BAG, 13. 12. 1994, 3 AZR 367/94, DB 1995, 931).

Was sonst noch wichtig ist

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre befristet beschäftigten Mitarbeiter immer über zu besetzende unbefristete Arbeitsplätze informieren . Das kann z. B. durch einen Aushang an einer allgemein zugänglichen Stelle geschehen (§ 18 TzBfG). Und haben Sie einen Betriebsrat , müssen Sie diesen über die Zahl der befristet Beschäftigten und ihren Anteil an der Gesamtbelegschaft informieren (§ 20 TzBfG).

Beschäftigen Sie mehr als 20 wahlberechtigte Mitarbeiter (§ 7 BetrVG), müssen Sie den Betriebsrat vor jeder Einstellung , also auch vor einer befristeten, informieren und seine Zustimmung dazu einholen. Das Gleiche gilt bei einer Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrags oder dessen Umwandlung in einen unbefristeten (BAG, 7. 8. 1990, 1 ABR 68/89, NZA 1991, 150).

Endet das befristete Arbeitsverhältnis, hat Ihr Betriebsrat aber nicht mehr mitzureden. Der Vertrag wurde ja von vornherein nur für eine bestimmte Zeit abgeschlossen.

 

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