Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag: Infos, Gesetze & Tipps

Was ist eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag?

Unter einer Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag versteht man Änderungen des bestehenden Arbeitsvertrages. Dieser muss etwa dann verändert werden, wenn sich auch die Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses geändert haben. Konkret werden somit die geltenden Bedingungen einzelner Vertragsinhalte entweder modifiziert, ergänzt oder komplett neugestaltet.

Häufige Fälle einer Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag sind Änderungen in der Arbeitszeit (z. B. von Vollzeit auf Teilzeitbeschäftigung bzw. umgekehrt) oder Vereinbarungen bzgl. der Nutzung eines Dienstwagens.

Grundsätzlich gilt, dass detaillierte Regelungen im bereits vorhandenen Arbeitsvertrag im Fall einer Änderung des Beschäftigungsverhältnisses auch eine Zusatzvereinbarung nach sich ziehen. Denn klar definierte Vertragsinhalte lassen sich nur durch eine gemeinsame Vereinbarung neu anpassen. Hierzu ist rechtlich gesehen immer ein gegenseitiges Einverständnis erforderlich, nämlich sowohl von Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmer. So sind einseitig motivierte Änderungen des Arbeitsvertrages ohne ergänzende Zusatzvereinbarung nicht rechtsgültig.

Welche Zusatzvereinbarungen werden oftmals getroffen?

Sind wesentliche Vertragsbestandteile zu ändern oder zu ergänzen, kommen die beiden Vertragsparteien Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht umhin, eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag festzuhalten.Hier einige Beispiele für Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag:

1. Gehaltsänderung bzw. -erhöhung

Das Gehalt des Arbeitnehmers kann sich in beide Richtungen verändern. Ändern sich die Rahmenbedingungen dergestalt, dass der Mitarbeiter etwa durch Ortswechsel sein Gehalt betreffend niedriger eingestuft werden soll, muss dies in einer Zusatzvereinbarung beschlossen werden.

Während eine Schlechtleistung inklusive einer Gehaltskürzung nur schwer bewertbar sein dürfte, gestaltet sich die beidseitige Zustimmung zu einer Gehaltserhöhung wesentlich einfacher.

2. Mobiles Arbeiten

Wenn der Arbeitgeber einverstanden ist, dass seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz zukünftig frei wählen dürfen, um ortsunabhängig arbeiten zu können, wird eine Zusatzvereinbarung erforderlich. Denn durch das mobile Arbeiten werden gleich mehrere Bereiche angesprochen, die eine klare Regelung verlangen.

Hierzu zählen neben der Neuregelung der Arbeitszeiten Fragen zur Erreichbarkeit, der Arbeitszeit oder zum Datenschutz etwa bei betriebseigenem Laptop. Darüber hinaus sind u. a. Kostenfragen zur Internetnutzung und zu Dienstfahrten zu klären.

3. Änderung der Arbeitszeit

Die vom Arbeitnehmer einzuhaltenden Arbeitszeiten sind bereits im von beiden Seiten unterschriebenen Arbeitsvertrag vereinbart worden. Sollen diese Zeiten geändert werden, etwa weil der Mitarbeiter nur noch vormittags arbeiten oder insgesamt mehr Stunden leisten möchte, müssen auch diese Änderungen in der Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgehalten werden. Diese in der Praxis häufig anzutreffenden Änderungen im Arbeitsvertrag betreffen neben den Regelungen zu Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigungen auch solche zu Schicht- oder Gleitzeitmodellen.

4. Zusatzvereinbarung bzgl. Dienstwagen

Damit die Nutzung des Dienstwagens möglichst reibungslos verläuft, müssen neben der Fahrzeugbeschreibung und dem Zeitpunkt der Überlassung verschiedene Bedingungen geklärt werden.

In die Zusatzvereinbarung vom Arbeitsvertrag gehören Vereinbarungen zu:

• Überlassung an Dritte (z. B. Ehepartner)
• Versicherung bzw. Haftung bei Fahrzeugschäden
• Überlassung an Dritte (z. B. Ehepartner)
• Versicherung bzw. Haftung bei Fahrzeugschäden
• Kostenübernahme bei Wartung, Reparatur, Verbrauch etc.
• u. U. Führen eines Fahrtenbuches

5. Arbeitsort

Zusatzvereinbarungen hinsichtlich des Arbeitsorts müssen gemeinsam festgelegt und schließlich von beiden Vertragspartnern unterschrieben werden, wenn die Veränderung der Arbeitsbedingungen das Privatleben des Mitarbeiters nachhaltig beeinträchtigt. Dies ist dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer geographisch gesehen an einen anderen Arbeitsplatz versetzt werden soll.

Die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Versetzung an einen anderen Arbeitsort kann lediglich dann ausbleiben, wenn im Arbeitsvertrag bereits eine sogenannte Mobilitätsklausel enthalten ist. Danach ist es dem Arbeitgeber gestattet, seinen Mitarbeiter aus rein betrieblichen Gründen an einen anderen Ort zu versetzen. Allerdings darf auch in diesem Fall dessen Privatleben nicht über das normale Maß hinaus beschränkt werden.

6. Weiterbildungskosten

Die Übernahme von Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber kann diesen in eine gestärkte Position bringen: So kann er mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass dieser im Fall einer frühzeitigen Selbstkündigung die Weiterbildungskosten entweder ganz oder anteilig zu tragen hat. Will der Arbeitnehmer demnach den Betrieb vor einem angesetzten Datum verlassen, muss er selbst für einen Teil der entstandenen Kosten aufkommen.

Dabei gilt die Faustregel, dass der Arbeitnehmer per Zusatzvereinbarung maximal viermal länger an den Betrieb gebunden werden darf, als die Fortbildung selbst dauerte.

Beispiel: Der Arbeitgeber finanziert eine Weiterbildung über eine Dauer von vier Monaten. Dadurch soll er laut Zusatzvereinbarung weitere 16 Monate an den Betrieb gebunden werden. Da der Angestellte auf eigenen Wunsch den Betrieb bereits nach 8 Monaten verlassen will, muss er die Hälfte der Weiterbildungskosten übernehmen.

Vorsicht: Legt der Arbeitgeber eine unangemessen lange Bindungszeit fest, so kann die gesamte Zusatzvereinbarung hinfällig sein! Mit der Folge, dass der Arbeitnehmer bei seinem Ausscheiden gar keine Kosten zu tragen hat.

Weitere Inhalte einer Zusatzvereinbarung können sich ergeben bei:

• Zuschläge bzw. Prämien
• Private Internetnutzung (des betrieblichen Anschlusses)
• Datenschutz
• Änderung der Kündigungsfristen
• Arbeitsgeräte (z. B. Laptop)
• Verschwiegenheitspflichten

Welche Formvorschriften sind an eine Zusatzvereinbarung zu stellen?

Das deutsche Arbeitsrecht sieht keine besondere Formvorschrift vor, um Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag vorzunehmen. Auch wenn der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet ist, so empfiehlt es sich allein aus Gründen der Rechtssicherheit, die Vereinbarungen schriftlich festzuhalten und diesen zu unterschreiben. Daher sollte die Zusatzvereinbarung zu Beweiszwecken in der Schriftform erfolgen – auch um Streitfälle erst gar nicht entstehen zu lassen.

Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag sind durch das gegenseitige Einverständnis der Vertragsparteien geprägt und müssen in jedem Fall sowohl von Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmer unterschrieben werden. Erst danach erlangt die Vereinbarung ihre Rechtsgültigkeit.

Grundsätzlich gilt, dass bei anstehenden Änderungen im Arbeitsverhältnis eine Zusatzvereinbarung immer dann erforderlich wird, wenn der eigentliche Arbeitsvertrag bereits sehr detailliert gestaltet wurde. In dem Zusammenhang sind dann auch die neuen Modalitäten der Zusatzvereinbarung entsprechend genau den bisherigen Vertragsinhalten anzupassen. Die Zusatzvereinbarung entfaltet mit den beiden obligatorischen Unterschriften die gleiche Rechtswirksamkeit wie der Arbeitsvertrag. Ändern sich die Bedingungen der geänderten oder ergänzten Vereinbarung erneut, so bedarf es konsequenterweise einer weiteren, neuen Zusatzvereinbarung.

Welche Inhalte muss eine Zusatzvereinbarung beinhalten?

Die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag muss neben den persönlichen Daten der Vertragspartner zwingend folgende Angaben enthalten:

• Bezugnahme zum Arbeitsvertrag
• Funktion bzw. Aufgaben des Arbeitnehmers
• Genaue (Zweck-)Beschreibung der geänderten Vertragsbestandteile
• Unterschriften und Datum

In der Regel wird die neue Vereinbarung dem Arbeitsvertrag als eigenes bzw. zusätzliches Dokument beigefügt. Ob je nach Ausführlichkeit der neuen Bedingungen eine Zusatzvereinbarung formuliert oder gleich ein komplett neuer Arbeitsvertrag erstellt werden sollte, ist sicherlich einzelfallabhängig. Dafür spräche etwa ein gänzlich neu definierter Aufgabenbereich des Arbeitnehmers, der zwar seinen Qualitäten entspricht, jedoch kaum noch Berührungspunkte zur bisherigen Tätigkeit im Unternehmen aufweist.

Wie werden Zusatzvereinbarungen formuliert?

In der Zusatzvereinbarung müssen die neuen Angaben zu den geänderten Bedingungen hinreichend definiert und ausformuliert sein.

Das folgende Muster zeigt mögliche Formulierungen einer Zusatzvereinbarung:

Kann die Zusatzvereinbarung „isoliert“ gekündigt werden?

Ja, auch die Zusatzvereinbarung an sich kann sozusagen isoliert gekündigt werden, ohne dass das Arbeitsverhältnis insgesamt beendet wird. Dies wurde in einem Urteil des Landgerichts Hamm vom 16.03.2023 (Az. 18 Sa 832/22) bestätigt.

Im zu entscheidenden Fall ging es um die Zusatzvereinbarung, wonach der Arbeitnehmer und Kläger seine Tätigkeit im Home Office erledigen durfte. Allerdings war in der Vereinbarung ergänzend die Kündigungsmöglichkeit „durch eine der beiden Parteien“ vorgesehen. Dieser Zusatz hatte die Folge, dass der Arbeitnehmer nach Ablauf der Kündigungsfrist seine Tätigkeit wieder im Unternehmen aufnehmen muss.

Grundsätzlich seien Teilkündigungen dieser Art zwar nicht zulässig, wenn nur einzelne Bestandteile des Vertrages betroffen sind, heißt es in den Urteilsgründen. Eine Ausnahme dieses Grundsatzes sei aber dann gegeben, wenn dem Kündigenden hierzu das Recht eingeräumt wurde.

Eine weitere Ausnahme stellen Änderungskündigungen dar.

Welche Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag sind unzulässig?

Bei der Beantwortung dieser Frage ist zunächst einmal festzuhalten, dass die Unwirksamkeit einer Zusatzvereinbarung die Wirksamkeit der sonstigen im Arbeitsvertrag geltenden Regelungen unberührt lässt.

Aufgrund der im deutschen Arbeitsrecht herrschenden Vertragsfreiheit unterliegen Zusatzvereinbarungen grundsätzlich keinen Beschränkungen. Dennoch können Zusatzvereinbarungen sehr wohl unzulässig sein. Dies ist beispielsweise immer dann der Fall, wenn sie gegen geltendes Recht verstoßen.

Hinsichtlich der Rechtswirksamkeit von Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag ist also zu beachten, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Insbesondere aus arbeitsrechtlicher Sicht sind bei Zusatzvereinbarungen die geltenden Regelungen aus dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu berücksichtigen. Daneben können auch die Vorschriften aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) eine Rolle spielen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Vertragsinhalte neugestalten.