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Betriebsprüfungen – so verhalten Sie sich richtig

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Betriebsprüfung

Von Günter Stein,

Wann müssen wir eigentlich mit einer Betriebsprüfung rechnen und was haben wir dabei zu beachten? Können wir uns auf Betriebsprüfungen irgendwie vorbereiten?

Die Frage: Herr Schrader, wann müssen wir eigentlich mit einer Betriebsprüfung rechnen und was haben wir dabei zu beachten? Können wir uns auf Betriebsprüfungen irgendwie vorbereiten?

Die Antwort: Betriebsprüfungen schreibt das Sozialgesetzbuch regelmäßig alle 4 Jahre vor. Dann kommt ein Prüfer der deutschen Rentenversicherung Bund und prüft Ihre Arbeitnehmerunterlagen. Wichtiger Tipp: Sie können die Betriebsprüfung auch in kürzeren Abständen verlangen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Rechtsklarheit haben möchten.

Diese regelmäßige Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung. Sie kann jedoch auch ohne Einhalten von Fristen durchgeführt werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, bspw. der Verdacht auf eine Beitragshinterziehung.

Normalerweise findet die Prüfung in den Räumen des Arbeitgebers statt, auf Ihren Antrag hin kann aber auch die Prüfung bspw. bei Ihrem Steuerberater stattfinden. Das macht dann Sinn, wenn sich ohnehin sämtliche Unterlagen bei ihm befinden. Außerdem ist es möglich, dass die Prüfungen in den Räumen des Versicherungsträgers durchgeführt werden. Besitzen Sie nur wenige Akten, da Sie nur ein kleines Unternehmen haben, mag dies sinnvoll sein. Letztendlich sitzt der Prüfer dann nicht lange Zeit bei Ihnen. Andererseits hat er dann auch viel Zeit, sich die Unterlagen in seinem Büro anzuschauen.

Sie haben dem Prüfer kostenlos einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Im Regelfall bringt er jedoch sein Notebook selbst mit.

Der Prüfer schaut sich Ihre Unterlagen an und prüft insbesondere

  • Ihre Beitragszahlungen und
  • Meldungen.

Ihre Aufzeichnungen sind

  • vollständig,
  • richtig,
  • in zeitlicher Folge und
  • geordnet

vorzulegen.

Der Prüfer hält das Ergebnis in einem Bericht fest und hat Ihnen diesen zwei Monate nach Abschluss der Prüfung schriftlich mitzuteilen. Diese Mitteilung bewahren Sie bis zur nächsten Prüfung durch den gleichen Versicherungsträger auf, also mindestens 4 Jahre.

Haben sich Mängel ergeben, beheben Sie diese unverzüglich und treffen Vorkehrungen, damit sich diese Mängel nicht wiederholen.

Sind Sie mit einer Entscheidung nicht einverstanden, können Sie natürlich Widerspruch und Klage einreichen.

Sie können sich auf die Prüfung vorbereiten, in dem Sie

  • entscheiden, wo die Prüfung stattfinden soll,
  • einen Arbeitsplatz für den Betriebsprüfer bereitstellen,
  • die Unterlagen bereitlegen und
  • dafür sorgen, dass die Unterlagen zeitlich vernünftig geordnet und vollständig sind.

 

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