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Datenschutz: Elektronische Personalakte - Tipps für eine gelungene Umsetzung

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Arbeitsrecht

Von Günter Stein,

Kaum eine Unterlage enthält so viele Informationen über einen Mitarbeiter wie die Personalakte. Gerade wenn Sie schon länger in einem Unternehmen sind, dann spricht eine solche Personalakte im wahrsten Sinne des Wortes Bände.

Weil mit der modernen Technik manches einfacher von der Hand geht, haben schon viele Unternehmen die Personalaktenführung digitalisiert.

So lassen sich schneller Änderungen vornehmen oder sogar manche Arbeiten automatisieren. Wenn auch in Ihrem Unternehmen das digitale Zeitalter im Personalbüro Einzug halten soll, dann können Sie sich mit unseren Tipps bereits auf die ersten Besprechungen vorbereiten. Kompetent können Sie dann auf einige besonders relevante Punkte hinweisen.

Tipp 1: Machen Sie die Notwendigkeit einer Vorabkontrolle deutlich

Jede Personalakte enthält eine Vielzahl von personenbezogenen Daten. Denken Sie beispielsweise nur an Angaben zur Person, Beurteilungen oder Gehaltsdaten. Werden diese Daten von der Papierakte in eine digitale Akte übernommen, stellt sich die Frage, ob Sie als Datenschutzbeauftragter eine Vorabkontrolle durchführen müssen.

Die Antwort: Grundsätzlich ja! Nach § 4d Abs.5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist vor der Einführung eine datenschutzrechtliche Bewertung Ihrerseits erforderlich, wenn besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestehen. Das Gesetz verpflichtet Sie geradezu zur Prüfung, wenn die digitale Personalakte besondere Arten personenbezogener Daten gemäß § 3 Abs. 9 BDSG enthält, wie z.B. Gesundheitsdaten. Letztere sind in irgendeiner Form in so gut wie jeder Personalakte zu finden.

Hinweis: Eine Vorabkontrolle brauchen Sie dann nicht durchzuführen, wenn die Einführung der digitalen Personalakte in einer Betriebsvereinbarung geregelt worden ist. Eine solche Betriebsvereinbarung kann die Einwilligung der einzelnen Mitarbeiter ersetzen. Dies ergibt sich aus der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (z. B. Beschluss vom 27.5.1986,Az. I ABR 48/84).

Tipp 2: Lassen Sie ein Berechtigungskonzept entwickeln

Besonders wichtig ist, dass der Zugriff auf die Personalakten genau geregelt wird. Wenn beispielsweise von der Personalabteilung in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung die Berechtigungen entwickelt und festgelegt werden, sollten Sie sich diese einmal näher ansehen. Lassen Sie sich dabei immer von der grundsätzlichen Frage leiten: Muss ein Mitarbeiter der Abteilung A, B, C im Rahmen seiner Aufgaben Zugriff bzw. Einblick in die enthaltenen Informationen X,Y, Z haben? Hinter dieser Frage verbirgt sich das „Must-Know-Prinzip“, mit dem jedes Berechtigungskonzept recht einfach auf Herz und Nieren geprüft werden kann. Muss beispielsweise ein Mitarbeiter für seine Aufgabenerfüllung nicht auf einen Bereich einer Personalakte zugreifen können, dann sollten Sie darauf drängen, dass die Berechtigung entsprechend begrenzt wird.

 

Tipp 3: Regeln Sie Auswertungen und Nutzungsmöglichkeiten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung einer elektronischen Personalakte ist, dass neben den Berechtigungen auch die Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten festgelegt werden. Für die Geschäftsleitung mag es berechtigterweise interessant sein, wie sich die Altersstruktur im Unternehmen darstellt. Allerdings sollten solche Auswertungen für Gruppenleiter tabu sein, wenn diese sich nicht um die Personalentwicklung in ihrem Bereich kümmern müssen. Schließlich handelt es sich auch beim Alter um ein personenbezogenes Datum.

Tipp 4: Sparen Sie Speicherplatz

Wenn von der papiergeführten Akte zur digitalen Akte gewechselt werden soll, dann wird insbesondere bei langjährigen Mitarbeitern eines besonders relevant: Je mehr Daten vorhanden sind, desto mehr Speicherplatz muss verfügbar sein. Hier sollten Sie bereits jetzt an die Zukunft denken. Die Kosten für Speicherplatz sind zwar für viele Geschäftsführer nicht so entscheidend. Allerdings werden dabei die langfristigen Kosten oftmals vergessen. Schließlich müssen auch digitale Personalakten regelmäßig gesichert und so dauerhaft haltbar gemacht werden. Darüber hinaus braucht Ihr Unternehmen unter Umständen einen Mitarbeiter mit Spezialausbildung, der Daten und Sicherungsmechanismen organisieren kann.

Hinweis: Sicherungsmaßnahmen haben auch datenschutzrechtlichen Bezug. Dieser ergibt sich aus Nr.7 der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG, der so genannten Verfügbarkeitskontrolle.

Tipp 5: Denken Sie an die Technik der Zukunft

Gerade wenn es um die Datensicherung geht, sollten Sie auch ein Auge auf die Technik der Zukunft haben. Auch damit wirken Sie auf die Schaffung eines hohen Datensicherheitsniveaus hin. Warum das so wichtig ist, erkennen Sie schnell an einem Beispiel: Noch Ende der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts waren 5 1/4-Zoll-Disketten ein äußerst weit verbreitetes Speichermedium. Wollten Sie die auf einer solchen Diskette abgespeicherten Daten heutzutage abrufen, würde sich dies sicherlich recht schwierig gestalten. Sie müssten erst einmal ein solches Laufwerk auftreiben, da doch heutzutage kaum noch ein Computer über ein Diskettenlaufwerk verfügt. Darüber hinaus bräuchten Sie auch das damalige Betriebssystem und die Software, um die Daten lesen zu können.

Hinweis: Um Daten für die Zukunft haltbar zu machen, bietet es sich unter Umständen an, diese ganz klassisch auf Mikrofilm zu bringen. Werden diese entsprechend gelagert, dann sollte die Haltbarkeit für viele Jahrzehnte gesichert sein. Im Gegensatz zu Diskette, CD oder DVD braucht man eigentlich nur ein Vergrößerungsglas, um Mikroverfilmtes wieder lesbar zu machen.

Tipp 6: Überprüfen Sie die Erforderlichkeit mancher Inhalte

Auch die Inhalte einer Personalakte kommen in die Jahre. Daher sollte bei der Übernahme der alten Akten in das neue System geprüft werden, ob beispielsweise eine Unfallmeldung aus den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts mit übernommen werden muss. In der Regel wird diese zwischenzeitlich ihre Daseinsberechtigung verloren haben. Mit einer solchen Überprüfung erreichen Sie gleich mehrere Ziele: Sie sorgen für mehr Datenschutz, weil Sie der Löschpflicht nach § 35 BDSG nachkommen. Zum anderen sorgen Sie für weniger Kosten für Speicherplatz und eventuell auch externe Dienstleister, die die Akteninhalte einscannen müssen.

Tipp 7: Schlagen Sie eine Testphase vor

Egal, ob der neue Riesen-Airbus oder das deutsche Lkw-Mautsystem. Was in der Theorie ziemlich perfekt funktionierte, zeigte zum Teil erhebliche Mängel im praktischen Einsatz. Auch bei der Einführung eines digitalen Personalaktensystems sollten Sie unbedingt eine Testphase vorschlagen. In dieser kann das System unter realen Bedingungen getestet werden.

Hinweis: Problematisch kann es werden, wenn man diese Tests mit Echtdaten durchführen möchte. Versuchen Sie Ihre Kollegen davon zu überzeugen, hierfür spezielle Testdaten zum Einsatz zu bringen. Bei diesen Daten hat Ihr Unternehmen kein Problem, wenn sie aufgrund einer Fehlfunktion verloren gehen oder nicht mehr stimmen.

 

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