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Personalakten: Wann können sie wirklich weg?

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Personalakten Fristen

Von Günter Stein,

Die Frage: Zwischen Weihnachten und Neujahr wird neben der Inventur in unserem Betrieb auch geprüft, welche Akten vernichtet werden können. Wie sieht das mit den Personalakten aus?

Können wir sie nach dem Ablauf von einem Jahr nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters vernichten?

Personalakten mindestens drei Jahre lang aufbewahren

Antwort: Da wäre ich vorsichtig! Grundsätzlich verjähren Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis innerhalb von 3 Jahren. Die 3-Jahres-Frist beginnt am Ende des Jahres, an dem Ihr Mitarbeiter ausgeschieden ist. Ist er also im Laufe des Jahres 2009 ausgeschieden, endet die Verjährungsfrist für Ansprüche erst am 31.12.2012. Das ist auch für Sie als Personalverantwortlicher wichtig: Vielleicht haben Sie ja noch Geld von Ihrem ehemaligen Mitarbeiter zu bekommen? Wollen Sie Schadenersatzansprüche geltend machen, eventuell aus Straftaten, beginnt die Verjährungsfrist jedoch erst mit dem Zeitpunkt zu laufen, an dem Sie von Ihrem Schadenersatzanspruch Kenntnis haben. Das bedeutet aber auch, dass es häufig Sinn macht, Akten mindestens 3 Jahre aufzubewahren.

Weshalb Sie Personalakten sogar sechs Jahre lang aufbewahren müssen

Neben dem Arbeitsrecht sollten Sie auch das Handels- und Steuerrecht nicht aus den Augen verlieren. Da es sich bei dem Arbeitsvertrag und anderen arbeitsrechtlichen Unterlagen auch um „sonstige Unterlagen“ im Sinne des Steuerrechts handeln kann, bewahren Sie Personalakten aus diesem Grund mindestens 6 Jahre auf. Und jetzt kommt es noch dicker: Finden sich in den Personalunterlagen Buchungsbelege, verlängert sich die Frist sogar auf 10 Jahre.

Bewahren Sie Personalakten am besten mindestens zehn Jahre lang auf

Diese Fristen verlängern sich auch noch für schwebende, nicht abgeschlossene Verfahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in diesem Fall erst mit dem rechtskräftigen Abschluss der Angelegenheit zu laufen. Da stellt man sich als Unternehmer schon die Frage, weshalb solche einfachen Tatbestände nicht auch einfach geregelt werden können. Mein Tipp kann an dieser Stelle nur lauten: Bewahren Sie die Personalakten mindestens 10 Jahre auf. Dann allerdings müssen Sie auch über eine Vernichtung nachdenken. So steht es im Bundesdatenschutzgesetz. Sie sind nämlich zu einer Löschung beziehungsweise Vernichtung von Daten verpflichtet, wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen!

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