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Schnell-Check: Haben Sie von einem neuen Mitarbeiter alle Unterlagen bekommen?

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Von Günter Stein,

Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet, benötigen Sie vom neu eingestellten Mitarbeiter zahlreiche Unterlagen. Fordern Sie den Beschäftigten auf, Ihnen die Dokumente möglichst bereits vor Arbeitsantritt spätestens aber am ersten Arbeitstag auszuhändigen.

Ganz wichtig:
Gehört Ihr Betrieb einer Branche an, für die die Sofortmeldepflicht vorgesehen ist, ist die Sofortmeldung zwingend spätestens bei Arbeitsaufnahme abzusetzen.
Der folgende Schnell-Check hilft Ihnen, nichts zu übersehen:

Schnell-Check: Folgende Unterlagen benötigen Sie von neuen Mitarbeitern

vorhanden?

Lohnsteuerkarte

Noch mindestens bis 2013 benötigen Sie von sämtlichen neuen Mitarbeitern (außer von pauschal besteuerten Minijobbern) die Lohnsteuerkarte von 2010 oder die Ersatzbescheinigung.

Sozialversicherungsausweis

Der Mitarbeiter muss Ihnen seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Diesem entnehmen Sie die Rentenversicherungsnummer des Mitarbeiters. Machen Sie sich eine Kopie und geben Sie den Sozialversicherungsausweis dem Beschäftigten zurück.
Bei ausländischen Arbeitnehmern: Arbeitserlaubnis
Mitarbeiter aus dem Nicht-EU-Ausland benötigen einen Aufenthaltstitel, der auch zur Arbeit berechtigt, für eine Beschäftigung in Deutschland.
Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
§ 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verpflichtet den alten Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub zu erteilen. Die bereits im laufenden Jahr beim alten Arbeitgeber gewährten Ansprüche rechnen Sie auf die neuen Urlaubsansprüche des Mitarbeiters an.
Mitteilung an die Krankenkasse
Beginnt ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, muss er dafür sorgen, dass Sie eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse erhalten. Dann können Sie den neuen Mitarbeiter bei der zuständigen Kasse anmelden.
Wenn der Mitarbeiter sein Wahlrecht nicht ausübt oder Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung nicht rechtzeitig vorlegt, müssen Sie sich um die Festlegung der Krankenkasse kümmern. Sie sind dann verpflichtet, den Mitarbeiter bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Existiert eine solche Krankenkasse nicht oder lässt sie sich nicht ermitteln, dürfen Sie wählen.
Erklärung der Mehrfachbeschäftigung bei Minijobbern
Diese Erklärung benötigen Sie von kurzfristig beschäftigten und geringfügig entlohnten Minijobbern unterschrieben zurück, wenn sie nicht bereits in den Arbeitsvertrag integriert ist.

 

Nicht vergessen:
In zahlreichen Branchen ist noch vor der Anmeldung eines neuen Mitarbeiters eine Sofortmeldung zu erstatten. Das gilt auch für Ihre Minijobber. Ziel der Sofortmeldung ist eine verbesserte Bekämpfung der Schwarzarbeit. Hier sehen die Sozialversicherungsträger also ganz genau hin.
Achtung:
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die Anmeldung.
Tipp:
In diesen Branchen erstatten Sie eine Sofortmeldung:
Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft.

Das gilt, wenn Sie nur teilweise in diesen Branchen tätig sind

Keine Pflicht zur Sofortmeldung besteht für Sie, wenn Ihr Unternehmen nur teilweise in einer der oben genannten Branchen tätig ist, dies aber nichts mit Ihrem eigentlichen Unternehmenszweck zu tun hat.

Beispiel:

Sie haben eine große Werbeagentur und stellen Ihren Mitarbeitern eine kleine Werkskantine zur Verfügung, in der zwei Mitarbeiter arbeiten. Obwohl die Kantine streng genommen zum Gaststättengewerbe zählt, löst sie keine Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen aus.
Fazit:
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter werden Sie mit vielen Einzelaufgaben konfrontiert: Von der Anbahnung einer Beschäftigung bis zur Anmeldung eines Mitarbeiters gibt es für Sie einiges zu tun. Wenn Sie gleich zu Anfang alles richtig machen, stellen Sie die Weichen für funktionierende Beschäftigungsverhältnisse und störungsfreie Betriebsprüfungen.

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