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Was Sie zum Urlaub Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen unbedingt wissen sollten

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Von Günter Stein,

Vor allem jetzt in der Urlaubszeit kommt es immer wieder zu Personalengpässen. Günstig ist es dann für Sie als Arbeitgeber, wenn Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen den Mitarbeitermehrbedarf dazu nutzen möchten, durch Überstunden hinzuzuverdienen. Aber Vorsicht: Gerade bei Mitarbeitern mit reduzierter Arbeitszeit müssen Sie im Hinblick auf Überstunden einiges beachten.

Wann Ihre Mitarbeiter Überstunden machen müssen und dürfen

Überstunden sind diejenigen Stunden, die ein Arbeitnehmer über seine individuelle vertraglich festgelegte Arbeitszeit hinaus ableistet. Grundsätzlich dürfen Sie Ihre Mitarbeiter – und das gilt auch für Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen – nicht zu Überstunden „verdonnern“.

Es existieren allerdings Ausnahmen von diesem Grundsatz:

  1. Sie dürfen Überstunden anordnen, wenn dies einzel- oder tarifvertraglich oder durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt ist. Kommt in Ihrem Fall kein Tarifvertrag zur Anwendung und existiert keine entsprechende Betriebsvereinbarung, sollten Sie die Überstundenfrage immer in den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter regeln.

    Musterformulierung: „Der Arbeitgeber ist berechtigt, wöchentlich bis zu 5 Überstunden anzuordnen.“
  2. Die Mitarbeiter müssen einseitig von Ihnen angeordnete Überstunden ableisten, wenn sich Ihr Unternehmen in einer Notsituation befindet. Beispiel: Ihr Betrieb ist von einer Überschwemmung betroffen. Nur wenn alle Mitarbeiter mithelfen und dabei Überstunden machen, können wichtige Unterlagen vor der Zerstörung gerettet werden.

Selbstverständlich dürfen Ihre Mitarbeiter jederzeit freiwillig Überstunden ableisten. Sie haben aber keinen Anspruch darauf.

Vorsicht: Leistet eine bestimmte Teilzeitkraft sehr viele Überstunden ab, müssen Sie vorsichtig sein. Nach einer Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Hamm (Urteil vom 4. 5. 2006, AZ: 8 Sa 2046/05) kann das zu einer Änderung des Arbeitsvertrags führen. Im Streitfall sah der Arbeitsvertrag einer Arbeitnehmerin eigentlich nur 28,5 Stunden pro Woche vor. Tatsächlich arbeitete diese aber über Jahre hinweg erheblich mehr, nämlich im Umfang einer Vollzeitkraft. Als die Arbeitgeberin sie schließlich wieder 28,5 Stunden pro Woche beschäftigte, zog die Mitarbeiterin vor Gericht. Sie verlangte sowohl weiterhin die Bezahlung als auch die Beschäftigung einer Vollzeitkraft. Das LAG gab ihr Recht mit folgender Begründung:

  • Wird ständig und über längere Zeit eine bestimmte erhöhte Arbeitszeit vom Arbeitgeber abgerufen und vom Mitarbeiter geleistet, sind das keine Überstunden mehr. Es handelt sich vielmehr um die tatsächlich geschuldete vertragliche Leistung.
  • Maßgeblich ist dann nicht der Text im Arbeitsvertrag, sondern der wirkliche Willen der Parteien, der im „gelebten“ Rechtsverhältnis zum Ausdruck kommt.
  • Daher muss hier von einer stillschweigenden Neuregelung des Arbeitsvertrags ausgegangen werden. Der Umfang der stillschweigend vereinbarten Arbeitszeit ergibt sich aus den praktizierten Arbeitszeiten der vergangenen Jahre.

Wann Sie für Überstunden zahlen müssen

Für die Überstunden Ihrer Mitarbeiter müssen Sie nur dann Entgelt zahlen, wenn Sie diese angeordnet oder zumindest gebilligt bzw. geduldet haben.

Von einer Duldung geht die Rechtsprechung aus, wenn Sie von den Überstunden wissen und nicht sofort protestieren.

Beispiel: Ein 400-€-Mitarbeiter wird wegen Trödelei mit seiner Arbeit nicht fertig. Er bleibt deshalb einfach eine Stunde länger, ohne mit Ihnen Rücksprache zu halten. Hätten Sie davon gewusst, hätten Sie den Mitarbeiter aber nach Hause geschickt und die liegen gebliebene Arbeit einem anderen Beschäftigten gegeben. Dies teilen Sie der 400-€-Kraft auch mit. Die Überstunde müssen Sie nicht bezahlen.

Etwas anderes gilt aber, wenn Sie Teilzeitkräften oder Aushilfen eine Arbeit zuweisen, die der Beschäftigte nicht während seiner vereinbarten Arbeitszeit leisten kann.

Tipp: Um Vergütungen für Überstunden, die Sie nicht angeordnet haben und die gar nicht nötig sind, zu vermeiden, sollten Sie eine entsprechende Klausel mit in den Arbeitsvertrag aufnehmen.

Musterformulierung: „Überstunden werden nur dann vergütet, wenn sie ausdrücklich angeordnet wurden.“

Wie Sie die Überstunden richtig vergüten

In gesetzlichen Vorschriften existieren keine Vergütungsregelungen für Überstunden (Ausnahme: In § 17 Abs. 3 Berufsbildungsgesetz ist die Vergütung für Azubis ausdrücklich geregelt).

Ist nichts anderes vereinbart, legen Sie bei der Berechnung der Überstundenvergütung einfach das Entgelt zugrunde, das der betreffende Mitarbeiter pro Stunde erhält. Ist ein Stundenlohn vereinbart, gilt dieser. Erhält der Mitarbeiter ein monatliches Entgelt, berechnen Sie den Durchschnittssatz.

Beispiel: Eine Teilzeitkraft mit einer Arbeitszeit von 25 Stunden pro Woche, bekommt ein monatliches Entgelt in Höhe von 2.000 €. Ausgehend von 4,33 Wochen pro Monat berechnen Sie dementsprechend folgenden Durchschnittsstundenlohn: 2.000 € : 4,33 € : 25 (Stunden) = 18,48 €.

Möglich ist es auch, die Überstunden pauschal zu vergüten. Dabei zahlen Sie dem Mitarbeiter jeden Monat eine bestimmte Pauschale, unabhängig davon, wie viele bzw. ob überhaupt Überstunden geleistet wurden. Diese Pauschale muss natürlich ebenfalls vereinbart werden.

Warum Sie bei einigen Teilzeitbeschäftigten vorsichtig sein müssen

Gerade Teilzeitkräfte und Aushilfen sind häufig an Überstunden zur Entgeltaufbesserung interessiert – gerade hier müssen Sie als Arbeitgeber häufig aber besonders darauf achten, dass die Mitarbeiter nicht zu viel verdienen:

  1. Überschreitet das regelmäßige Arbeitsentgelt bei einem geringfügig entlohnten Arbeitsverhältnis nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) 400 € nur um einen Cent, tritt die Sozialversicherungspflicht ein. Sie zahlen dann statt der Pauschalen (13% zur Krankenversicherung, 15 % zur Rentenversicherung und gegebenenfalls 2% Steuern) an die Deutsche Rentenversicherung Bund Knappschaft-Bahn-See wie für alle anderen Mitarbeiter auch die üblichen Sozialversicherungsbeiträge. Bei geringfügig Beschäftigten, die unregelmäßig und unvorhersehbar Mehrarbeit leisten, zählen die Überstundenbezüge aber grundsätzlich nicht zum Arbeitsentgelt. Das bedeutet: Mit der Bezahlung von Überstunden kann die 400-€-Grenze ohne Konsequenzen überschritten werden. Dies darf aber höchstens in 2 Monaten pro Jahr geschehen. Gelten Sie dagegen Überstunden pauschal ab, müssen Sie diese Bezüge zum regelmäßigen Arbeitsentgelt hinzurechnen.
  2. Ihre Teilzeitkräfte, die 400,01 € oder mehr, aber maximal 800 € monatlich verdienen, befinden sich automatisch in der so genannten Gleitzone. Das bedeutet für Sie: Sie müssen Arbeitnehmerbeiträge nach reduzierten Beitragsbemessungsgrundlagen abführen. Überschreitet das Entgelt die 800-€-Grenze, gilt die Gleitzonenregelung nicht mehr. Auch hier zählen aber Vergütungen für unvorhergesehen anfallende Überstunden nicht zum Arbeitsentgelt.
  3. Den Arbeitslohn, den Sie kurzfristig beschäftigten Aushilfen zahlen, können Sie mit 25 % pauschalieren. Dabei ist es völlig unerheblich, ob auch sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt (Beschäftigung von maximal 2 Monaten/50 Arbeitstagen pro Jahr). Für die Pauschalierung ist nur entscheidend, dass lohnsteuerrechtlich die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung erfüllt sind:
  • Der Mitarbeiter darf nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend bei Ihnen beschäftigt werden.
  • Die Dauer der Beschäftigung darf über 18 zusammenhängende Tage nicht hinausgehen.
  • Der Arbeitslohn darf pro Arbeitstag 62 € nicht überschreiten. Eine Ausnahme dürfen Sie hiervon machen, wenn es zu unvorhergesehenen Überstunden der Aushilfe kommt.
  • Der auf den Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn darf nicht mehr als 12 € pro Stunde ergeben.

 

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