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Wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitszeiten ändern will

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Urheber: eccolo | Fotolia

Von Günter Stein,

Ihr Mitarbeiter kann von Ihnen eine Verringerung seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verlangen, wenn er länger als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt ist (§ 8 Abs. 1 TzBfG) und Ihr Unternehmen ohne Auszubildende mehr als 15 Beschäftigte hat (§ 8 Abs. 7 TzBfG).

Mitteilen muss er Ihnen sein Anliegen mindestens drei Monate im Voraus und dabei auch die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit angeben (§ 8 Abs. 2 TzBfG).
Beispiel:
Wenn Ihr Mitarbeiter, Herr Schulz, seine Arbeitszeit ab dem 1. August verringern will, muss er Ihnen dies spätestens am 30. April mitteilen. Wenn er dabei auch einen bestimmten Verteilungswunsch hat, muss er diesen gleich mit angeben.
Trägt Ihr Mitarbeiter seinen Wunsch erst später vor, heißt das aber nicht, dass Sie ihn deshalb ablehnen können. Die Vertragsänderung wird dann nur entsprechend später wirksam (LAG Düsseldorf, 25. 8. 2011, 11 Sa 360/11).
Beispiel:
Wenn Ihnen Herr Schulz aus dem obigen Beispiel seinen Wunsch erst am 14. Mai mitteilt, müssen Sie einer Arbeitszeitreduzierung frühestens zum 15. August zustimmen.
Sie als Arbeitgeber müssen den Teilzeitwunsch mit Ihrem Mitarbeiter erörtern, sich um eine Einigung bemühen und ihm spätestens einen Monat vor dem gewünschten Verringerungstermin Ihre Entscheidung schriftlich mitteilen (§ 8 Abs. 3 und 5 TzBfG).
Tipp:
Mit Ihrer Zustimmung händigen Sie Ihrem Mitarbeiter dabei am besten gleich seinen geänderten Arbeitsvertrag aus.

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Wann dürfen Sie ablehnen?
Ablehnen dürfen Sie den Wunsch Ihres Mitarbeiters nur aus dringenden betrieblichen Gründen; das gilt sowohl für den Umfang der Verringerung als auch die Verteilung der Arbeitszeit (§ 8 Abs. 4 TzBfG). Eine erneute Verringerung der Arbeitszeit kann Ihr Mitarbeiter dann übrigens frühestens nach Ablauf von zwei Jahren verlangen. Und das gilt unabhängig davon, ob Sie seinem Wunsch nachkommen oder ihn berechtigterweise ablehnen (§ 8 Abs. 6 TzBfG).
Beispiel:
Ein Jahr, nachdem Sie einer Arbeitszeitverringerung von 40 auf 30 Stunden pro Woche zugestimmt haben, kommt Frau Schulz mit dem weiteren Wunsch auf Sie zu, zukünftig nur noch 20 Stunden arbeiten zu wollen. – Diesen Wunsch können Sie mit Verweis auf § 8 Abs. 6 TzBfG zurückweisen. Sie können ihm aber auch freiwillig nachkommen.
Tipp: Wann Sie den Wunsch Ihres Mitarbeiters ablehnen dürfen
Ein betrieblicher Grund, der die Ablehnung eines Arbeitszeitverringerungswunsches rechtfertigt, liegt insbesondere dann vor, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursachen würde (§ 8 Abs. 4 TzBfG).
Wichtig ist hier, dass Sie im Streitfall tatsächlich überzeugende Gründe für Ihre Ablehnung vortragen können. Ein berechtigter Ablehnungsgrund liegt nach aktueller Rechtsprechung z. B. dann vor, wenn durch die Arbeitszeitreduzierung die Einsetzbarkeit Ihres Mitarbeiters stark eingeschränkt würde (LAG Köln, 15. 10. 2013, 12 SaGa 3/13). Im entschiedenen Fall hätte eine Flugbegleiterin mit der von ihr gewünschten Arbeitszeit bei Beibehaltung des Flugplans kaum noch eingesetzt werden können. Auch ein Organisationskonzept, das einen alleinigen, festen und gut erreichbaren Ansprechpartner für bestimmte Aufgaben vorsieht, kann einer Reduzierung der Arbeitszeit entgegenstehen:
So durfte ein Arbeitgeber den Reduzierungswunsch einer Mitarbeiterin, die alleinige Ansprechpartnerin für weltweit 300 Vertriebsmitarbeiter war, ablehnen, weil sie bei der gewünschten Reduzierung ihrer Arbeitszeit auf vier Vormittage für Vertriebsmitarbeiter aus den USA nur noch per E-Mail, aber nicht mehr telefonisch erreichbar gewesen wäre (LAG Hamm, 1. 8. 2013, 17 Sa 185/13).
Allerdings sollten Sie hier schon überzeugend argumentieren können, warum andere Mitarbeiter diese Aufgabe nicht ebenso gut übernehmen könnten.
Und auch noch ganz wichtig:
Sie müssen Ihrem Mitarbeiter eine Ablehnung der Arbeitszeitverringerung und/oder der gewünschten Verteilung unbedingt spätestens einen Monat vor deren gewünschten Beginn schriftlich mitteilen. Tun Sie das nicht, gilt die Arbeitszeit als so festgelegt, wie Ihr Mitarbeiter es sich gewünscht hat (§ 8 Abs. 5 S. 2 und 3 TzBfG) – Ablehnungsgründe hin oder her.

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