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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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12 Schritte zum rechtssicheren Zeugnis

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Von Günter Stein,

Bevor ein Arbeitszeugnis erstellt wird, sollten Sie als Erstes prüfen, wer das Zeugnis ausstellen und unterschreiben soll. Zur Zeugniserteilung sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet. Bei juristischen Personen (z. B. GmbH) muss das Zeugnis durch den gesetzlichen Vertreter (z. B. GmbH-Geschäftsführer) ausgestellt werden.

1. Schritt: Wer darf das Zeugnis ausstellen

Zeugnis nur durch Vorgesetzten

Sie als Arbeitgeber können ein Arbeitszeugnis auch von einem Vertreter ausstellen lassen. Allerdings ist hier zu beachten, dass bei der Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses nur eine betriebsangehörige Person mit Weisungsbefugnis vertretungsberechtigt ist.

Die Vorgesetztenstellung muss sich (durch entsprechenden Hinweis) unmittelbar aus dem Arbeitszeugnis ergeben. Sofern der Arbeitnehmer direkt der Geschäftsleitung unterstellt war, muss das Arbeitszeugnis von einem Mitglied der Geschäftsleitung unter Hinweis auf diese Position ausgestellt werden.

Ein Betriebsfremder (z. B. Ihr Rechtsanwalt) oder ein Betriebsangehöriger ohne Weisungsbefugnis kann Sie allenfalls bei der Erteilung eines einfachen Zeugnisses wirksam vertreten.

2. Schritt: Die äußere Form muss stimmen

Auf die Form kommt es an

Ihr Mitarbeiter kann das Zeugnis schon dann erfolgreich beanstanden, wenn Sie die äußere Form nicht wahren. Daher sollten Sie einige Mindestanforderungen an die Zeugnisform beachten:

Geschäftspapier

  • Verwenden Sie zur Zeugniserteilung das in Ihrem Betrieb üblicherweise verwendete DIN-A4-Geschäftspapier.
  • Neben der vollständigen Firmenbezeichnung muss das Arbeitszeugnis auch Ihre Geschäftsanschrift enthalten.
  • Das Papier muss sauber und unbeschädigt sein.

TIPP - Falten, nicht knicken!

Sofern Ihr Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis nicht bei Ihnen im Betrieb abholt, dürfen Sie das Arbeitszeugnis falten, um es dem Arbeitnehmer in einem Briefumschlag üblicher Größe zu übermitteln (nicht kleiner als C 5). Allerdings darf dadurch die Kopierfähigkeit nicht leiden, d. h., die Knicke dürfen sich nicht durch Schwärzungen bei einer Kopie des Arbeitszeugnisses abzeichnen (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 21.09.1999, Aktenzeichen: 9 AZR 893/98; in: AP Nr. 23 zu § 630 BGB).

Zeugnis auf Deutsch

  • Das Arbeitszeugnis muss in Maschinenschrift erstellt werden und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen u. Ä. enthalten.
  • Die Zeugnissprache ist Deutsch, sofern Sie mit Ihrem Arbeitnehmer nichts anderes vereinbart haben. Kleinere Mängel in Rechtschreibung, Grammatik bzw. Satzbau sind unbeachtlich.
  • Die Anschrift Ihres Arbeitnehmers darf nicht im Adressbereich des von Ihnen verwendeten Geschäftspapiers erscheinen. Ihr Zeugnis ist kein Brief an den betreffenden Mitarbeiter. Die Anschrift darf nur dann erscheinen, wenn Ihr Mitarbeiter damit einverstanden ist.

3. Schritt: Wählen Sie die passende Überschrift

Sie sind als Arbeitgeber zwar nicht verpflichtet, Ihre Arbeitszeugnisse mit einer Überschrift zu versehen. Es genügt an sich, dass sich aus dem Schriftstück zweifelsfrei ergibt, dass es sich um ein Arbeitszeugnis handelt. Allerdings sollten Sie zur Vermeidung von Verwechslungen aus Gründen der Rechtssicherheit folgende Überschriften für Ihre Arbeitszeugnisse verwenden.

Art des Arbeitszeugnisses
Überschrift
Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis
"Arbeitszeugnis"
Zwischenzeugnis
„Zwischenzeugnis“
Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Auszubildenden
"Ausbildungszeugnis"
Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Praktikanten
„Praktikantenzeugnis“ oder „Praktikumszeugnis“

Sie können die Überschrift linksbündig schreiben, aber auch zentriert setzen. Es spricht auch nichts dagegen, die Überschrift fett zu drucken. Auch ein größerer Schriftgrad (im Vergleich zum übrigen Zeugnistext) ist zulässig. Ein Ausrufezeichen sollten Sie der Überschrift jedoch nicht anfügen.

Wichtiger Hinweis!

Beschränken Sie sich unbedingt auf die genannten Überschriften. Grob falsch wäre es, das Zeugnis als Arbeitsbescheinigung, Arbeitsbeurteilung, Beurteilung, Bewertung oder Bestätigung zu bezeichnen.

4. Schritt: Die richtige Struktur für Ihr Zeugnis

Gliederung

Für Ihre Arbeitszeugnisse können Sie grundsätzlich folgende Grundgliederung verwenden:

1. Einleitung

2. Tätigkeitsbeschreibung

3. Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

4. Schlussformel (außer bei Zwischenzeugnissen)

Hat Ihr Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt, sollten Sie das Arbeitszeugnis wie folgt gliedern:

1. Einleitung

2. Tätigkeitsbeschreibung

3. Leistungsbeurteilung

4. Führungsbeurteilung

5. Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

6. Schlussformel

5. Schritt: Am Anfang war … – Die Einleitung

Ihr Zeugnis muss beginnen mit

  • Angaben zur Person des Arbeitnehmers,
  • Angaben zur Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie
  • einer Kurzbezeichnung der von Ihrem Mitarbeiter eingenommenen Position.

Persönliche Angaben

Zu den Angaben zur Person gehören

  • Vorname und Familienname, ggf. der Geburtsname,
  • akademische Titel,
  • Geburtsdatum und Geburtsort.

Tatsächliche Dauer zählt

Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses kommt es darauf an, wie lange das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter rechtlich bestanden hat, nicht darauf, wie lange der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat.

Beispiel: Der „Kurzarbeiter“

Mit Ihrem neuen Mitarbeiter Paul M. haben Sie im Arbeitsvertrag den 01.05.2003 als ersten Arbeitstag vereinbart. Paul M. kommt an diesem Tag auch pünktlich zur Arbeit. Auch am 2. Tag erscheint er ordnungsgemäß an seinem Arbeitsplatz. Danach sehen Sie Paul M. aber nicht wieder, denn er meldet sich bereits an seinem 3. Arbeitstag bis zum Monatsende krank. Sie sind enttäuscht und kündigen das Arbeitsverhältnis mit Paul M. innerhalb der 6-monatigen Probezeit zum 31.05.2003.
 
Folge: Im Arbeitszeugnis von Paul M. müssen Sie als Anfangsdatum den 01.05.2003 und als Enddatum den 31.05.2003 (nicht den 02.05.2003) angeben, weil das Arbeitsverhältnis mit Paul M. rechtlich bis zum Ablauf des 31.05.2003 bestand.

Ihre Musterformulierung für die Einleitung des Zeugnisses könnte wie folgt lauten:

„Herr Paul M., geboren am 03.10.1975 in Dresden, war vom 01.06.1997 bis zum 31.03.2003 in unserem Unternehmen als Buchhalter beschäftigt.“

6. Schritt: Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung

Eignung des Mitarbeiters

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung stellt einen wesentlichen Teil des Zeugnisses dar. Ein Arbeitszeugnis muss die vom Arbeitnehmer ausgeübten Tätigkeiten so genau und vollständig beschreiben, dass sich ein fremder Arbeitgeber ein klares Bild über die Eignung Ihres Arbeitnehmers machen kann. Dabei können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • Arbeitsplatz Ihres Arbeitnehmers,
  • Funktion,
  • Aufgaben- und Verantwortungsbereich,
  • Kompetenzen,
  • Aufgabenschwerpunkte,
  • Aufgabenwechsel,
  • berufliche Entwicklung im Unternehmen,
  • zusätzlich übernommene Aufgaben und
  • Spezialaufgaben.

Wesentliches vor Unwesentlichem

Sie müssen selbstverständlich aus diesem Katalog nur diejenigen Punkte berücksichtigen, zu denen Sie auch eine Aussage treffen können. Dabei müssen Sie gegebenenfalls Auskünfte bei unmittelbaren Vorgesetzten Ihres Arbeitnehmers einholen. Wesentliche und verantwortungsvolle Aufgaben sind vor unwesentlichen Nebenaufgaben anzuführen. Unwesentliche Tätigkeiten und Selbstverständlichkeiten müssen Sie nicht in die Tätigkeitsbeschreibung aufnehmen. So brauchen und sollten Sie in einem Zeugnis einer Chefsekretärin nicht erwähnen, dass die Mitarbeiterin auch Ablagearbeit erledigt hat. Bei der Ablage handelt es sich um eine Tätigkeit, der bei einer Bewerbung Ihrer vormaligen Chefsekretärin keine Bedeutung zukommt.

Wichtiger Hinweis!

Erleichtern Sie sich die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung, indem Sie eine Aufzählung der wesentlichen Aufgaben in das Zeugnis wie folgt aufnehmen:

„Zu ihren/seinen Aufgaben zählten insbesondere ...“

Anschließend können Sie die wesentlichen Aufgaben Ihres Mitarbeiters aufzählen. Hierbei können Sie ganze Sätze formulieren, aber auch eine tabellarische Form wählen.

In einem Zeugnis für eine Bürogehilfin könnten Sie die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung wie folgt formulieren:

Frau M. war in unserer Verwaltungsabteilung tätig. Ihr Aufgabenbereich umfasste im Wesentlichen:
  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
  • Ausführung des Schriftverkehrs mit Schreibcomputer nach Diktafon und nach Vorlagen
  • Anfertigung einfacher Schreiben nach allgemeinen Angaben
  • Ausführung von Registraturarbeiten
  • Führung von Wiedervorlagebüchern sowie
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung für einen Vertriebsbeauftragten könnte wie folgt lauten:

„Herrn B. oblagen die Entwicklung und die Umsetzung von Marketing-Konzepten einschließlich des gesamten Bereichs der Verkaufsverhandlungen mit Interessenten. Hierzu gehörten das Herstellen des Erstkontakts, die Angebotserstellung sowie das Führen von Verkaufsgesprächen bis hin zum Vertragsabschluss.“
 

Vorteile einer Tabelle

Die tabellarische Auflistung bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Die Wahrscheinlichkeit, dass über bestimmte Formulierungen gestritten werden muss, ist geringer.
  • Sie stellen durch die Eingangsformel „im Wesentlichen“ oder „insbesondere“ von vornherein klar, dass Sie nur die wesentlichen Aufgaben Ihres Mitarbeiters erwähnen.
  • Etwaige Änderungen oder Ergänzungen können unproblematisch erfolgen.

7. Schritt: Detaillierte Leistungsbeurteilung

Leistung zahlt sich aus

Ein zentraler Bestandteil des qualifizierten Arbeitszeugnisses ist die Leistungsbeurteilung. Hier sollten Sie folgende Punkte ansprechen:

  • Leistungsbereitschaft
  • Arbeitsbefähigung
  • Arbeitsweise
  • Arbeitsergebnis
  • besondere Arbeitserfolge
  • abschließende Zufriedenheitsformel

Motivation

Leistungsbereitschaft

Die Bewertung der Leistungsbereitschaft bezieht sich auf das „Wollen“ Ihres Mitarbeiters. Darunter fallen:

  • die Arbeitsbereitschaft,
  • der Arbeitswille,
  • die Motivation und
  • die Eigeninitiative.

Fertigkeit

Arbeitsbefähigung

Im Rahmen der Arbeitsbefähigung bewerten Sie das „Können“ Ihres Mitarbeiters.Hierzu gehört insbesondere:

  • die Auffassungsgabe,
  • die Belastbarkeit,
  • die Erfahrungen und Kenntnisse,
  • die intellektuellen Fähigkeiten und
  • die Fähigkeit zur Problemlösung.

Die „Stilfrage“

Arbeitsweise

Innerhalb der Bewertung der Arbeitsweise benoten Sie den „Stil“ Ihres Mitarbeiters. Hierzu zählen:

  • Diskretion,
  • Loyalität,
  • Selbstständigkeit,
  • Sorgfalt,
  • Vertrauenswürdigkeit und
  • Zuverlässigkeit.

Produktivität

Arbeitsergebnis

Das Arbeitsergebnis betrifft den „Erfolg“ Ihres Mitarbeiters.Dabei geht es um:

  • die Arbeitsmenge,
  • das Arbeitstempo,
  • die Arbeitsqualität,
  • die Überzeugungskraft und
  • das Verhandlungsgeschick.

Besondere Erfolge

Besondere Arbeitserfolge

Zu den besonderen Arbeitserfolgen gehören:

  • Arbeitnehmererfindungen,
  • Beförderungen,
  • die Lösung besonders schwieriger Sonderfälle,
  • die Übernahme oder der Aufbau einer Abteilung sowie
  • Umsatz- und Gewinnsteigerungen
Beispiel: Erfolg zahlt sich aus
Ihr Mitarbeiter Thomas D. hat sich mit großem Eifer um das Produktmarketing eines Ihrer Erzeugnisse bemüht. Ihm ist es zu verdanken, dass nicht nur neue Kunden gefunden wurden, sondern dass auch die Verkaufsabteilung wieder Gewinne erzielen konnte.

Folge: Den besonderen Arbeitserfolg Ihres Mitarbeiters Thomas D. sollten Sie in dessen Zeugnis unbedingt zur Sprache bringen:žEr konnte trotz schwieriger Wirtschaftslage die Umsätze und Gewinne seiner Abteilung steigern und den Kundenstamm weiter ausbauen. Damit gehört er zu den besten Abteilungsleitern unseres Hauses.

Gute Noten bei Zufriedenheit

Abschließende Zufriedenheitsformel Bei der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung kommt es in besonderem Maße auf Ihre Einschätzung des Mitarbeiters an. Es geht hier um Ihre zusammenfassende Bewertung der Leistungen Ihres Mitarbeiters. In der Personalpraxis hat sich hierzu eine Wertungsskala herausgebildet, die den herkömmlichen Schulnoten entspricht. Diese Skala ist zum großen Teil auch von den Arbeitsgerichten anerkannt.

Sorgfalt verhindert Streit

Um Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen, müssen Sie an dieser Stelle besonders sorgfältig sein. Einem Mitarbeiter, mit dem Sie unter dem Strich mehr als zufrieden waren und dem Sie eine überdurchschnittliche Leistung attestieren wollen, können Sie an dieser Stelle auch durchaus die Note „gut“ geben.

Beispiel: Ein „Gut“ für eine gute Mitarbeiterin
Bettina Z. ist seit mehreren Jahren in Ihrem Unternehmen für die EDV zuständig. Im Laufe der Zeit hat sie sich als kluge Ratgeberin in Computerfragen erwiesen und sich in Abendkursen mit neuen Systemen vertraut gemacht. Im Kollegenkreis ist Bettina Z. geschätzt, weil sie bei Computerproblemen immer schnell zur Stelle ist und die aufgetretenen Schwierigkeiten sorgfältig behebt. Auch bei Notfällen am Wochenende war sie meist erreichbar. Bettina Z. zieht nun mit ihrem Ehemann in eine andere Stadt um und kündigt deswegen das Arbeitsverhältnis mit Ihnen. Weil Sie wissen, dass Bettina Z. an ihrem neuen Wohnort noch nach einer Stelle sucht, möchten Sie ihr eine entsprechende Empfehlung mit auf den Weg geben.
Folge: Unter dem Strich war Bettina Z. in Ihren Augen eine überdurchschnittliche Mitarbeiterin und hat die Note "gut" verdient. Sie wollen, dass auch ein künftiger Arbeitgeber dies erkennen kann. Formulieren Sie deswegen wie folgt:žFrau Z. hat die Ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.

Wichtiger Hinweis!

Je ausführlicher Sie die Leistungsbeurteilung vornehmen, desto mehr Wertungen erhält Ihr Zeugnis. Je mehr Wertungen Ihr Zeugnis enthält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Mitarbeiter mit einer einzelnen Formulierung unzufrieden ist und Sie einen lästigen Zeugnisstreit führen müssen. Dabei gilt der Grundsatz: Je zufriedener Sie mit einem Mitarbeiter sind, desto ausführlicher sollte das Arbeitszeugnis sein. Fassen Sie sich daher knapp bei Einzelheiten der Leistungsbeurteilung, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter nur durchschnittliche oder gar unterdurchschnittliche Leistungen attestieren können. Verzichten Sie notfalls komplett auf eine detaillierte Leistungsbeurteilung.

Wichtiger Hinweis!

Wollen Sie im Ausnahmefall eine mangelhafte Arbeitsleistung dokumentieren, empfiehlt es sich manchmal, auf eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung vollständig zu verzichten. Die Juristen sprechen hier von einem „beredten Schweigen“. Zwar sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Leistungsbeurteilung vorzunehmen. Doch gilt auch hier: Wo kein Kläger, da kein Richter. Wendet sich Ihr Mitarbeiter also nicht gegen das Zeugnis, bleibt es ohne eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung in der Welt. Beschwert sich der Mitarbeiter, sollten Sie, um einen Rechtsstreit zu vermeiden, das Zeugnis aber um einen entsprechenden Hinweis ergänzen.

3 Grundsätze

Über die Leistungsbeurteilung im Zeugnis wird häufig gestritten. Hier müssen Sie gewappnet sein! Sie müssen daher die folgenden 3 Grundsätze beherrschen:

Durchschnitt ist Standard

Im Zweifel hat Ihr Arbeitnehmer Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung (LAG Köln, Urteil vom 02.07.1999, Aktenzeichen: 11 Sa 255/99; in: LAGE § 630 BGB Nr. 35). Ihr Mitarbeiter kann also die Zufriedenheitsformel „stets zu unserer Zufriedenheit“ verlangen. Dies gilt aber nicht ausnahmslos:

Ausnahmen

Sie sind nämlich berechtigt, eine unterdurchschnittliche Leistungsbeurteilung vorzunehmen. Für die Richtigkeit einer unterdurchschnittlichen Leistungsbeurteilung tragen Sie als Arbeitgeber aber die Beweislast.

Dies bedeutet, dass Sie im Streitfall in der Lage sein müssen, darzulegen und zu beweisen, dass Ihr Mitarbeiter Fehler gemacht hat und dass Sie ihn wegen dieser Fehler beispielsweise ermahnt oder abgemahnt haben. Gelingt Ihnen dies nicht, bleibt es beim Anspruch auf eine durchschnittliche Beurteilung.

Hat Ihr Mitarbeiter eine durchschnittliche Leistung im Zeugnis bescheinigt bekommen und will er eine gute Benotung, liegt es an ihm: Er muss aus seiner Sicht Tatsachen darlegen, die eine gute Benotung rechtfertigen. Sie können dies durch Gegentatsachen wieder entkräften.

8. Schritt: Die Führungsbeurteilung – Sozialverhalten Ihres Mitarbeiters

Führung des Mitarbeiters

Nach dem Gesetz müssen Sie beim qualifizierten Arbeitszeugnis auf Wunsch Ihres Mitarbeiters auch eine Aussage zu seiner Führung machen. Sie müssen also sein Verhalten beurteilen. Es geht hier um das betriebliche Zusammenwirken, nämlich das Verhalten des Mitarbeiters zu Vorgesetzten, gleichgeordneten Arbeitskollegen, nachgeordneten Mitarbeitern, aber auch gegenüber Geschäftspartnern und Kunden.

Wichtiger Hinweis!

Bei der Zeugnisbewertung sollten Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters zu allen Personengruppen, mit denen er Kontakt hatte, in der Reihenfolge Vorgesetzte – Mitarbeiter – Kunden bewerten. Das Auslassen einer Personengruppe bzw. ein Umstellen der Reihenfolge kann als unzulässiges Geheimzeichen gewertet werden und daher zur gerichtlichen Aufhebung Ihres Arbeitszeugnisses führen. Soweit das Verhalten zu den verschiedenen Personengruppen unterschiedlich zu bewerten ist, ist die Führungsbeurteilung in der genannten Reihenfolge getrennt voneinander vorzunehmen.

Wichtiger Hinweis!

Vermeiden Sie exotische Formulierungen zur Führungsbeurteilung. Jeder Streit um die Berichtigung eines Zeugnisses kostet Sie Zeit und – vor allem bei einem Arbeitsgerichtsverfahren – viel Geld. Vermeiden Sie also Formulierungen, deren nachträgliche Beseitigung der Mitarbeiter verlangen könnte. Sie sollten insbesondere nicht in das Zeugnis aufnehmen, dass Ihr Mitarbeiter:

Alkoholprobleme

zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen hat (Hinweis auf Alkoholprobleme);

Betriebsratstätigkeit

engagiert für die Interessen der Kollegen eingetreten ist (Hinweis auf Betriebsratstätigkeit);

Sexuelle Kontakte

Einfühlungsvermögen für die Belange der Kollegen bewies (Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter ständig sexuelle Kontakte zu Kolleginnen suchte).

Führungsqualitäten bei Vorgesetzten

Soweit Ihr Mitarbeiter eine Vorgesetztenfunktion ausgeübt hat, müssen Sie in einem qualifizierten Arbeitszeugnis Aussagen zur Mitarbeiter-Führungskompetenz treffen. Wichtige Führungsgesichtspunkte sind dabei:

  • die Erfolge bei der Mitarbeiterauswahl,
  • die Anzahl und Qualifikation der unterstellten Mitarbeiter,
  • die Arbeitszufriedenheit bei den Untergebenen,
  • die Delegation von Verantwortung,
  • die erzielten Gruppen- und Abteilungsergebnisse,
  • der Kompetenzumfang und
  • die Fähigkeit zur Motivation und Förderung der Untergebenen.

9. Schritt: Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Beendigungsgründe und Beendigungsmodalitäten) dürfen Sie nur auf Wunsch Ihres Mitarbeiters in einem Arbeitszeugnis erwähnen. Wurde das Arbeitsverhältnis einvernehmlich, also durch einen Aufhebungsvertrag, aufgelöst, dann kann der betreffende Mitarbeiter von Ihnen die Verwendung der folgenden Formulierung verlangen:

„Das Arbeitsverhältnis wurde im beiderseitigen Einvernehmen aufgelöst.“

Um sich den unnötigen Ärger einer etwaigen Berichtigung des Zeugnisses zu ersparen, sollten Sie entweder von vornherein auf eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz verzichten oder aber Ihren Arbeitnehmer vor der Ausstellung des Arbeitszeugnisses fragen, ob er einen entsprechenden Hinweis wünscht.

Wichtiger Hinweis!

Ihr Mitarbeiter hat außer im Fall der Eigenkündigung keinen Anspruch darauf, dass Sie im Zeugnis formulieren, er sei „auf eigenen Wunsch“ ausgeschieden. Sie sollten deshalb auch nicht aus Gefälligkeit in das Zeugnis aufnehmen, dass das Ausscheiden auf eigenen Wunsch erfolgte, wenn keine Eigenkündigung vorliegt. Es besteht dann sogar die Gefahr, dass Sie wegen unwahrer Angaben im Zeugnis zur Rechenschaft gezogen werden, beispielsweise von einem zukünftigen Arbeitgeber Ihres Mitarbeiters.

War die Beendigung des Arbeitsverhältnisses streitig, dürfen Sie im Zeugnis nicht ausdrücklich mitteilen, dass ein solcher Streit bestand, etwa dass ein Kündigungsschutzverfahren beim Arbeitsgericht anhängig war. Die Durchführung eines Gerichtsverfahrens hat mit der Beurteilung der Leistung und Führung Ihres Mitarbeiters während der Laufzeit des Arbeitsverhältnisses nichts zu tun. In solchen Fällen können Sie beispielsweise formulieren:

„Herr A. scheidet mit dem heutigen Tag aus unserem Unternehmen aus.“

10. Schritt: Die Schlussformel

Ein gutes Ende

Häufig finden sich in Arbeitszeugnissen Schlussformulierungen. Der Arbeitgeber bringt beispielsweise zum Ausdruck, dass er

  • das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauert,
  • ihm für die gute Zusammenarbeit dankt und
  • ihm für die Zukunft alles Gute wünscht.

Solche Schlussformeln gehören im Zeugnis hinter den Grund des Ausscheidens.

Wichtiger Hinweis!

Sie sind nicht gezwungen, eine Schlussformel unter das Zeugnis zu setzen. Sie können auch darauf verzichten. Die neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts räumt Ihnen bei der Verwendung von Schlussformeln Gestaltungsfreiheit ein.Im Einzelnen gilt Folgendes:

Gute Wünsche müssen nicht sein

Bedauern Sie nicht, was Sie erleichtert

Sie sind nicht verpflichtet, im Zeugnis Ihr Bedauern über das Ausscheiden eines Mitarbeiters zum Ausdruck zu bringen.

Keine Pflicht zur Dankbarkeit

Keine Pflicht zur Danksagung

Das Bundesarbeitsgericht hat auch klargestellt: Sie sind nicht verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter im Zeugnis für die Zusammenarbeit zu danken (BAG, Urteil vom 20.02.2001, Aktenzeichen: 9 AZR 44/00; in: AP Nr. 26 zu § 630 BGB). Schriftlichen Dank kann der Arbeitnehmer also auch dann nicht verlangen, wenn die Zusammenarbeit tatsächlich gut war.

Das Bundesarbeitsgericht hat auch klargestellt: Sie sind nicht verpflichtet, Ihrem Arbeitnehmer für die Zukunft alles Gute und Erfolg zu wünschen.

Ende muss passen

Sofern Sie sich für die Aufnahme einer Schlussformel entscheiden, müssen Sie aber beachten, dass diese mit dem übrigen Zeugnisinhalt übereinstimmen muss, weil Ihr Arbeitnehmer anderenfalls eine Zeugnisberichtigung von Ihnen verlangen kann. So wäre es unzulässig, Ihren Arbeitnehmer in der Leistungs- und Führungsbeurteilung mit „sehr gut“ zu bewerten und lediglich eine „durchschnittliche (also „befriedigende“) Schlussformel zu verwenden.

11. Schritt: Das Ausstellungsdatum

Zum notwendigen Inhalt eines jeden Arbeitszeugnisses gehört auch das Ausstellungsdatum. Dabei müssen Sie eine Rückdatierung vornehmen, wenn Sie mit der Erteilung des Arbeitszeugnisses in Verzug geraten sind. Gleiches gilt, wenn Sie ein bereits von Ihnen ausgestelltes Arbeitszeugnis, etwa wegen formaler Mängel, berichtigen. Hier müssen Sie bei dem neu geschriebenen Arbeitszeugnis als Ausstellungsdatum das Datum des Ursprungszeugnisses einsetzen. Wenn Ihr Mitarbeiter ein Zeugnis erst später nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wünscht, sind Sie nicht verpflichtet, das Zeugnis zurückzudatieren. Sie können also das aktuelle Datum verwenden.

12. Schritt: Zu guter Letzt – Die Unterschrift

Originalunterschrift

Zu guter Letzt ist das Arbeitszeugnis mit einer Originalunterschrift des Ausstellers, also von Ihnen oder Ihrem Stellvertreter, zu versehen. Dabei ist ein dokumentenechter Stift (Füllfederhalter oder Kugelschreiber) zu verwenden.

Azubis und Praktikanten

Für Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse gilt: Haben Sie als Arbeitgeber die Ausbildung nicht selbst durchgeführt, dann muss das Arbeitszeugnis auch vom Ausbilder unterschrieben werden.

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