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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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Arbeitszeugnis: Auf diese Formalien müssen Sie achten

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Urheber: klickerminth | Fotolia

Von Günter Stein,

Bei einem Arbeitszeugnis müssen Sie nicht nur bei den Formulierungen besonders Acht geben, auch bei den Formalien gibt es strenge Regeln.

Das gehört in jedes Zeugnis

Unverzichtbar für jedes Arbeitszeugnis sind folgende Angaben:

  • der Aussteller des Zeugnisses,
  • der Ausstellungsort und
  • der Ausstellungszeitpunkt.

Briefbogen

Ihr Mitarbeiter hat Anspruch darauf, dass sein Zeugnis auf einem Firmenbriefbogen geschrieben wird (BAG, 3. 3. 1993, 5 AZR 182/92, NZA 1993, 219).

Kein Recht besteht hingegen auf die Wahl eines besonderen Papiers oder einer besonderen Schriftart, es sei denn, Ihr Unternehmen verwendet üblicherweise für derartige Anlässe spezielle Firmenbögen (vgl. LAG Hamm, 27. 2. 1997, 4 Sa 1691/96, NZA-RR 1998, 151).

Übrigens: Enthält Ihr Firmenbriefbogen – wie heute üblich – ein Adressfeld, dürfen Sie die Anschrift des Mitarbeiters dort nicht aufnehmen (LAG Hamm, 27. 2. 1997, 4 Sa 1691/96, NZA-RR 1998, 151). Denn hierdurch könnten Sie den Eindruck erwecken, dass das Zeugnis dem ausgeschiedenen Mitarbeiter erst zu einem späteren Zeitpunkt mit der Post übersandt wurde (LAG Hamburg, 7.9.1993, 7 Ta 7/93, NZA 1994, 890).

Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts in Kiel stellt die Aufnahme der Adresse hingegen kein Problem dar (LAG Kiel, 6. 3. 1997, 4 Ta 124/96, juris). Eine klärende obergerichtliche Entscheidung zu dieser Frage gibt es noch nicht.

Klar ist aber: Das Zeugnis muss schriftlich und in deutscher Sprache abgefasst werden. Die Abfassung in elektronischer Form (also etwa per E-Mail) ist gemäß § 109 Abs. 3 GewO ausdrücklich ausgeschlossen.

Von der äußeren Form her muss das Zeugnis zudem sauber und ordentlich aussehen. Es darf insbesondere keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder ähnliche Korrekturen aufweisen.

Das Zeugnis darf aber zum Versand geknickt werden, wenn sichergestellt ist, dass es beim Kopieren keine Schwärzungen zeigt (BAG, 21. 9. 1999, 9 AZR 893/98, DB 2000, 282).

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Aussteller

Jedes Zeugnis muss seinen Aussteller erkennen lassen. Denn der „Wert“ eines Zeugnisses hängt nicht zuletzt davon ab, wer es unterschrieben hat.

Nach der Rechtsprechung ist das Zeugnis nur dann korrekt erteilt, wenn es eine Person unterschrieben hat, die dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war (BAG, 26. 6. 2001, 9 AZR 392/00, AuA 2002, 185).

Beispiel: Die Sekretärin, die das Zeugnis tippt, darf es also nicht unterzeichnen.

Zudem muss der Name des Unterzeichners entweder lesbar sein oder maschinenschriftlich unter die Unterschrift gesetzt werden (LAG Düsseldorf, 23. 5. 1995, 3 Sa 253/95, NZA-RR 1996, 42, vgl. auch LAG Nürnberg, 3. 8. 2005, 4 Ta 153/05, DB 2005, 2476).

Datum

Das Ausstellungsdatum müssen Sie zeitnah zum tatsächlichen Beendigungszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses wählen. Ein größerer zeitlicher Abstand zwischen beiden Daten könnte darauf schließen lassen, dass über das Zeugnis Streit bestanden hat und es erst nach einer Auseinandersetzung von Ihnen ausgestellt wurde.

Trifft dieser Sachverhalt tatsächlich zu, sind Sie verpflichtet, das Dokument zurückzudatieren, damit kein entwertender Eindruck entsteht.

 

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