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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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Arbeitszeugnisse: Bleiben Sie wohlwollend – denn darauf hat der Mitarbeiter einen rechtlichen Anspruch

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Kündigt einer Ihrer Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, ihr oder ihm ein Arbeitszeugnis auszustellen. Dieser Anspruch ist in § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) festgeschrieben. Was die wenigsten wissen: Der gesetzliche Anspruch bezieht sich ausschließlich auf ein einfaches Arbeitszeugnis. Nur auf Verlangen des Mitarbeiters müssen Sie ihm ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen.

Beachten Sie diese Punkte bei der Erstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses

Es gibt sicherlich unterschiedliche Varianten, wie Sie ein einfaches Arbeitszeugnis aufbauen können. Bewährt aber hat sich der folgende Aufbau:

  • Einleitung
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Schlussformel

Schwerpunkt des einfachen Arbeitszeugnisses ist die Tätigkeitsbeschreibung. Nicht immer können Sie dabei sicher sein, welche Tätigkeiten der scheidende Mitarbeiter ausgeübt hat, insbesondere dann, wenn Sie einen großen Mitarbeiterstab haben. In einem solchen Fall sollten Sie den Mitarbeiter bitten, selbst eine Tätigkeitsbeschreibung anzufertigen. So können Sie sicher sein, dass Sie keine Tätigkeit vergessen haben.

Hinweis: Es reicht für die Tätigkeitsbeschreibung keinesfalls aus, dass Sie lediglich den Beruf des Mitarbeiters nennen. Sie müssen vielmehr das konkrete Arbeitsgebiet beschreiben. Hat eine Erzieherin z. B. im Rahmen von Elterninformationstagen Vorträge zu bestimmten Sachgebieten gehalten, gehört das auch in die Tätigkeitsbeschreibung.

Das gilt für das qualifizierte Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist genau so wie das einfache Arbeitszeugnis aufgebaut. Nach der Tätigkeitsbeschreibung folgt allerdings eine Bewertung der Arbeitsleistung und des Sozialverhaltens des Mitarbeiters. Hatte der Mitarbeiter außerdem auch Führungsaufgaben, werden diese ebenfalls bewertet. Dabei gilt: Die von Ihnen gewählten Formulierungen müssen wohlwollend ausfallen. Darauf hat der Mitarbeiter einen rechtlichen Anspruch. Das sollten Sie dabei beachten:

1. Bedienen Sie sich bestimmter Sprachcodes

Häufig genutzte Sprachcodes sind z. B. „stets und zur vollsten Zufriedenheit“, was der Note „sehr gut“ entspricht. Diese Formulierung kann dann stufenweise abgeschwächt werden, indem Sie das „stets“ weglassen und aus der „vollsten Zufriedenheit“ eine „volle Zufriedenheit“ oder nur noch „Zufriedenheit“ machen.

2. Verzichten Sie auf bestimmte Formulierungen

So ist ein Mitarbeiter, „der sehr tüchtig war und sich gut zu verkaufen wusste“, möglicherweise ein rechthaberischer Wichtigtuer. Ist der Mitarbeiter das nicht, sollten Sie von solchen Formulierungen Abstand nehmen.

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3. Bewerten Sie sämtliche Tätigkeitsbereiche

Noch wichtiger als kleine Nuancen in den Formulierungen sind Passagen, die Sie ganz weglassen. Wenn Sie also einen Ihrer Mitarbeiter mit Geldangelegenheiten betraut haben, sollten Sie das auch im Arbeitszeugnis bewerten. Vermeiden Sie es darüber hinaus, Eigenschaften, die eigentlich selbstverständlich sind (wie bspw. das pünktliche Erscheinen am Arbeitsplatz), im Arbeitszeugnis zu erwähnen. Das legt ein potenzieller neuer Arbeitgeber immer zu Ungunsten des Mitarbeiters aus.

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