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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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Eine Wissenschaft für sich: die Zeugnissprache

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Arbeitszeugnis

Von Günter Stein,

Immer wieder kommt es zu – oft unnötigen – Arbeitsgerichtsprozessen, weil über bestimmte Formulierungen im Arbeitszeugnis gestritten wird. Hierzu müssen Sie zunächst wissen, dass ein Arbeitszeugnis klar und verständlich formuliert sein muss. Es darf zudem keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen, als es aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist (§ 109 Abs. 2 GewO).

 

Hintergrund dieser gesetzlichen Regelung ist der Umstand, dass Sie beim Abfassen eines Zeugnisses immer zwischen einer wohlwollenden und einer wahrheitsgemäßen Formulierung abwägen müssen: Einerseits müssen Ihre Formulierungen wohlwollend sein, weil andere sprachliche Zeugnisfassungen den Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen ungerechtfertigt behindern könnten. Andererseits sind Sie verpflichtet, im Zeugnis ein wahrheitsgemäßes Bild Ihres Mitarbeiters zu zeichnen.

Darauf sollten Sie achten

Um Auseinandersetzungen möglichst von vornherein auszuschließen, beachten Sie bei der Zeugnisformulierung folgende Grundsätze:

Bei der Aufgabenbeschreibung sollten Sie die vom Mitarbeiter im Laufe der Beschäftigungszeit ausgeübten Tätigkeiten so vollständig und genau beschreiben, dass künftige Arbeitgeber sich ein klares Bild machen können.

Insbesondere Tätigkeiten, die ein Urteil über die Kenntnisse und Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters ermöglichen, müssen Sie aufnehmen. Unwesentliche Tätigkeiten brauchen Sie hier allerdings nicht zu erwähnen.

Eine größere Formulierungsfreiheit haben Sie bei der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung . Doch müssen Sie Ihre Beurteilung gegenüber Ihrem Mitarbeiter und ggf. vor dem Arbeitsgericht auch begründen können – insbesondere wenn Sie die Leistungen Ihres Mitarbeiters als unterdurchschnittlich bewerten (LAG Köln, 2. 7. 1999, 11 Sa 255/99, MDR 2000, 91). Beachten Sie aber immer den fachlichen und persönlichen Aspekt. Ein einseitiges Arbeitszeugnis ist lückenhaft und deswegen angreifbar (LAG Rheinland-Pfalz, 19. 5. 2004, 6 Sa 954/03).

Tipp: Bei einer schlechten Beurteilung sollten Sie Ihre Auffassung immer durch Abmahnungen, Gesprächsnotizen oder frühere Beurteilungen belegen können.

Will Ihr Mitarbeiter eine überdurchschnittliche Leistungsbeurteilung durchsetzen, ist er in der Beweispflicht ; denn grundsätzlich hat er nur Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung (LAG Köln, a. a. O.).

Und: Einmalige Vorfälle oder Umstände , die für den Mitarbeiter nicht charakteristisch sind – seien sie vorteilhaft oder nachteilig –, dürfen Sie nicht in das Zeugnis aufnehmen und somit auch nicht in Ihrer Beurteilung berücksichtigen.

Wollen Sie Negatives zum Ausdruck bringen, müssen Sie sich klar und unmissverständlich ausdrücken. Die in der Vergangenheit vielfach üblich gewordene Verschlüsselung durch mehrdeutige Ausdrücke ist offiziell nicht zulässig – wenn auch immer noch verbreitete Praxis.

Um Auseinandersetzungen bei kritischen Äußerungen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich, mit folgenden Techniken zu arbeiten:

  • Leerstellentechnik: Wenn Sie in bestimmten Bereichen mit Ihrem Arbeitnehmer unzufrieden waren, lassen Sie bestimmte Elemente, die eigentlich im Arbeitszeugnis zu finden sein müssten, einfach weg. Achten Sie auch einmal bei Ihrer Zeugnisanalyse auf diese subtile Vorgehensweise: Stoßen Sie etwa im Zeugnis einer Führungskraft nicht auf eine Aussage hinsichtlich ihrer Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber, wollte dieser möglicherweise eine Aussage „durch die Blume“ treffen.
  • Reihenfolgetechnik: Wenn Unwichtiges vor Wichtigem steht, bringen Sie dadurch Ihre Unzufriedenheit in einem bestimmten Bereich zum Ausdruck.
  • Einschränkungstechnik: Beschränken Sie positive Aussagen auf bestimmte Aufgaben, Projekte oder Zeiträume, machen Sie deutlich, dass Ihr Mitarbeiter sich nicht immer so positiv zeigte.
  • Passivierungstechnik: Wenn Sie von Ihrem Mitarbeiter nur oder fast nur im Passiv sprechen („... wurde beschäftigt ...“), kann das so interpretiert werden, dass er selbst über wenig Initiative und Engagement verfügt.
  • Negationstechnik: Negatives können Sie auch dadurch andeuten, dass Sie das Gegenteil verneinen. „Der Umgangston war nicht zu beanstanden“ heißt, dass der Umgangston auch nicht immer einwandfrei war. Oder: „Der Kundenkontakt führte zu nicht unerheblichen Umsatzsteigerungen“ bedeutet, dass die Umsätze nicht außergewöhnlich waren.

Tipp: Geben Sie sich keine Blöße: Achten Sie darauf, dass Sie die angedeuteten Schwachpunkte Ihres Mitarbeiters im Streitfall auch beweisen können. Denn Fehlerhaftes müssen Sie sonst korrigieren. Allerdings kann Ihr Mitarbeiter Ihnen die genaue Formulierung nicht vorschreiben (LAG Düsseldorf, 11. 11. 1994, 17 Sa 1158/94, DB 1995, 2235).

Was Sie nicht ins Arbeitszeugnis schreiben dürfen

Wegen des Grundsatzes der wohlwollenden Zeugnisformulierung dürfen Sie folgende Umstände im Zeugnis nicht erwähnen:

  • Gründe, die Sie als Arbeitgeber veranlasst haben, die Kündigung auszusprechen (es sei denn, dies wäre im Interesse Ihres Mitarbeiters bzw. wird von ihm gewünscht). Handelt es sich also um eine berechtigte fristlose (außerordentliche) Kündigung, dürfen Sie dies lediglich durch Angabe des Beendigungszeitpunktes zum Ausdruck bringen.
  • Den Verdienst Ihres Mitarbeiters.
  • Behinderungen und Krankheiten (auch Alkoholabhängigkeit), es sei denn, der ausgeübte Beruf kann wegen der Krankheit nicht mehr ausgeübt werden.
  • Krankheitsbedingte Fehlzeiten. So dürfen Sie im Arbeitszeugnis z. B. nicht erwähnen, dass Ihr Mitarbeiter unmittelbar vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses eineinhalb Jahre ohne Unterbrechung arbeitsunfähig krank war (ArbG Frankfurt, 19. 3. 1991, 8 Ca 509/90, DB 1991, 2448).

Tipp: Einen Ausweg stellt in diesem Fall die folgende Formulierung dar: „Herr X war ab dem ________ als _______ in unserem Unternehmen tätig. Sein Arbeitsverhältnis endet am _______.“ Sie deutet an, dass der Mitarbeiter nicht bis zum Schluss wirklich in dieser Position tätig war.

  • Eine Gewerkschaftszugehörigkeit sowie eine Tätigkeit als Betriebsrat dürfen Sie nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte (eine Entscheidung des BAG zu dieser Frage steht noch aus) nur dann erwähnen, wenn Ihr Mitarbeiter dies wünscht oder wenn Sie wegen einer langen Freistellung als Betriebsrat die beruflichen Leistungen nicht mehr bewerten können.
  • Den Verdacht einer strafbaren Handlung dürfen Sie ebenfalls nicht erwähnen. Ist jedoch eine Straftat im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erwiesen (z. B. Beleidigung, Körperverletzung, Diebstahl, Unterschlagung oder sexueller Übergriff), dürfen Sie dies folgendermaßen andeuten: „Das Arbeitsverhältnis endete wegen Unstimmigkeiten.“ In besonders schwerwiegenden Fällen dürfen Sie den Vorfall auch explizit benennen.
  • Vertragsbruch Ihres Mitarbeiters: Sollte Ihr Mitarbeiter ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist seine Arbeit einstellen, um kurzfristig eine besser dotierte Stelle bei einem anderen Arbeitgeber anzutreten, dürfen Sie dies nicht ausdrücklich im Arbeitszeugnis erwähnen, sondern nur andeuten. Das LAG Hamm (24. 9. 1985, 13 Sa 833/85, LAGE Nr. 1 zu § 630 BGB) schlägt hierfür folgende Formulierung vor: „Herr ... hat unsere Gesellschaft aus eigenem Entschluss am ... verlassen, um sofort eine neue Tätigkeit anzunehmen.“

Formulierungsbeispiele innerhalb eines qualifizierten Zeugnisses

Im Folgenden finden Sie einige Hinweise wie Sie Ihre Aussage zur Leistung und zum Verhalten Ihrer Mitarbeiter passend mit „Schulnoten“ bewerten können.

  • „sehr gut“ : „jederzeit sehr“, „stets äußerst“, „jederzeit in höchstem Maße“, „in jeder Hinsicht sehr“
  • „gut“: „jederzeit“, „sehr“, „in jeder Hinsicht“, „stets“
  • „befriedigend“ : Verzicht auf derartige Ergänzungen oder Formulierungen wie „dem Durchschnitt entsprechend“
  • „ausreichend“ : Verweis auf die Mindestanforderungen
  • „mangelhaft“ : Einschränkungen wie „teilweise“,im Wesentlichen“, „im Großen und Ganzen“, „gelegentlich“, „war bemüht“ und „war willens“

Tipp: Orientieren Sie sich an dieser Zeugnissprache: Die Formulierungen werden trotz ihrer gelegentlich unsinnig erscheinenden sprachlichen Fassung von geübten Zeugnislesern verstanden. Sehr guten Mitarbeitern tun Sie also keinen Gefallen, wenn Sie das „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ weglassen.

 

 

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