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Probleme mit schriftlichem Ausbildungsnachweis vermeiden

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Arbeitsrecht Arbeitszeugnis

Von Günter Stein,

Der schriftliche Ausbildungsnachweis gibt immer wieder Anlass zu Streitigkeiten zwischen Ausbilder und Auszubildendem. Existiert eigentlich eine Pflicht, den Nachweis zu führen?

Wie weit geht Ihre Kontrollpflicht? Und was kann passieren, wenn eine der beiden Parteien ihren Aufgaben nicht nachkommt? Hier finden Sie Antworten. Was früher das „Berichtsheft“ war, heißt heute „schriftlicher Ausbildungsnachweis“. Mit der Begriffsänderung zur Reform des Berufsbildungsgesetzes in 2005 wollte man zum Ausdruck bringen, dass das Berichtsheft heute auch elektronisch, also am PC, geführt werden kann.

1. Die Pflichten Ihres Auszubildenden bezüglich des Ausbildungswachweises

Eine Pflicht des Auszubildenden, den schriftlichen Ausbildungsnachweis zu führen, geht aus dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) nur indirekt hervor. So heißt es in § 5 Abs. 2 Nr. 7, dass der Azubi den Ausbildungsnachweis dann zu führen hat, wenn die Ausbildungsordnung dies vorsieht. Sie können davon ausgehen, dass die Pflicht zum Führen eines Ausbildungsnachweises in der Regel besteht. Wenn Sie sichergehen wollen, dann werfen Sie einen Blick in die Ausbildungsordnung des entsprechenden Ausbildungsberufs.

Tipp: Selbst wenn die Ausbildungsordnung keinen Ausbildungsnachweis vorsieht, können Sie als Ausbildender vom Azubi das Führen eines solchen Nachweises verlangen. Sie müssen es aber nicht.

 

Azubi muss Ausbildungsnachweis führen, …

  • wenn die Ausbildungsordnung das vorsieht.
  • oder wenn Sie es als Ausbildender von ihm verlangen.

Azubi muss keinen Nachweis führen …

  • wenn das weder in der Ausbildungsordnung noch von Ihnen verlangt wird.

Fest steht: Sieht die Ausbildungsordnung einen Ausbildungsnachweis vor oder Sie als Ausbildungsbetrieb bestehen darauf, dann wird der Nachweis zum festen Bestandteil des Ausbildungsverhältnisses. Damit sind dann nicht nur für den Azubi, sondern auch für Sie Pflichten verbunden (s. unter Punkt II).

Ohne Ausbildungsnachweis keine Prüfung

Es kommt immer wieder vor, dass Auszubildende ihrer Pflicht zur Führung eines Ausbildungsnachweises nicht in ausreichendem Maße nachkommen. Das kann für die Azubis fatale Folgen haben. Denn das BBiG ist bei den Zulassungsbedingungen zur Abschlussprüfung eindeutig:

  1. Eintrag der Ausbildung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse
  2. Teilnahme an der Zwischenprüfung (falls vorgesehen)
  3. Zurücklegung der Ausbildungszeit und
  4. Führung des Ausbildungsnachweises

Viel zu häufig werden Auszubildende von ihrer Vorlagepflicht des Ausbildungsnachweises zur Anmeldung bei der Abschlussprüfung überrascht. Die Konsequenz: In wenigen Wochen oder sogar Tagen werden jahrelange Versäumnisse nachgeholt. Dabei ist es weniger ein Problem, dass sie diesen Kraftakt nicht bewältigen könnten. In der Regel klappt das nämlich irgendwie. Vielmehr sind damit 2 gravierende Nachteile verbunden, die sich auf die Ausbildungs- und Prüfungsleistungen auswirken:

Nachteil 1: In der entscheidenden Phase der Prüfungsvorbereitung muss der Azubi Zeit und Energie dafür verwenden, seinen Ausbildungsnachweis nachträglich zu erstellen. Damit kann er sich nicht mehr optimal auf die Prüfung vorbereiten. Das kostet ihn möglicherweise wichtige Punkte beim Prüfungsergebnis.

Nachteil 2: Während der Ausbildungszeit haben der Azubi – und Sie! – die Chance ungenutzt gelassen, das Erreichen seiner Etappenziele zu überprüfen. Der Ausbildungsnachweis ist nämlich ein hervorragendes Instrument, um festzustellen, ob alle Inhalte tatsächlich vermittelt, verstanden und in Fähigkeiten umgesetzt wurden. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Letztlich ist der Aufwand, den Ausbildungsnachweis zu führen, nicht sonderlich groß, wenn dies regelmäßig getan wird. In der Regel reichen die letzten 5 bis 10 Minuten eines Ausbildungstages oder die letzten 30 Minuten innerhalb einer Woche. Wir empfehlen, pro Ausbildungswoche eine DIN-A4-Seite zu verwenden.

2. Ihre Pflichten als Ausbilder in Sachen Ausbildungsnachweis

Hat Ihr Auszubildender tatsächlich über einen längeren Zeitraum seinen Ausbildungsnachweis nicht geführt, dann steht fest: Auch der Ausbildungsbetrieb hat seine Hausaufgaben nicht gemacht. Sie als Ausbildender haben nämlich nach § 14 Abs. 1 Nr. 4 BBiG 2 Pflichten:

Sie müssen Ihre Azubis zum Führen der Ausbildungsnachweise anhalten.

Das setzt voraus, dass Sie Ihre Auszubildenden über ihre Pflicht, den Ausbildungsnachweis zu führen, informieren.

Tipp: Erledigen Sie das gleich zu Beginn der Ausbildung schriftlich, beispielsweise auf einem „Merkzettel zum Ausbildungsstart“. Lassen Sie Ihren Auszubildenden die Kenntnisnahme unterschreiben. Heften Sie das Schriftstück in der Personalakte ab und überlassen Sie auch Ihrem Auszubildenden eine Kopie. Diese Informationspflicht ist auch eine Erinnerungspflicht – für den Fall, dass nicht alles reibungslos läuft. Gerade die Auszubildenden, denen Termine nicht so wichtig sind oder die „einfach zu cool“ sind, sollten Sie im Auge haben.

Tipp: Legen Sie einen Termin fest, z. B. das Ende des Monats, zu dem Ihnen jeweils alle Azubis ihre Ausbildungsnachweise vorlegen. Der dadurch entstehende „soziale Druck“ steigert erfahrungsgemäß die Anzahl der vorgelegten Nachweise erheblich.

Sie haben die Pflicht, die Ausbildungsnachweise durchzusehen, wie es im BBiG formuliert wird.

Wir empfehlen Ihnen dringend, die Texte auch tatsächlich zu lesen, und nicht nur einmal durchzublättern bzw. zu scrollen. Der Gesetzestext ist mit dem Verb „durchsehen“ nicht besonders hart formuliert. Allerdings ist diese Pflicht nach geltender Rechtsprechung sehr ernst zu nehmen. Schließlich sollten Sie das „Gelesene“ hinterher unterschreiben bzw. mit Ihrem Kürzel versehen.

Vorsicht! Was unterschreiben Sie genau?

Wozu eine nebenbei gegebene Unterschrift führen kann, zeigte ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Mainz (Az. 2 Sa 32/07 vom 10.5.2007). Der Azubi hatte nämlich im Berichtsheft seine Ausbildungszeiten samt jeder Menge Überstunden dokumentiert. Diese wurden, obwohl das tatsächliche Ableisten nicht nachgeprüft worden war, auf dem Wege des Gegenzeichnens von Ausbildungsnachweisen durch den Ausbildungsverantwortlichen abgesegnet. Die insgesamt fast 200 Überstunden galten damit als absolviert und auch genehmigt. Der Ausbildungsbetrieb musste diese Überstunden vergüten.

Aber es könnte sogar noch schlimmer kommen

Vorsicht: Wird ein Auszubildender zur Abschlussprüfung nicht zugelassen, weil er keinen Ausbildungsnachweis geführt hat, sucht dieser unter Umständen die Schuld bei Ihnen. Kann er beweisen, dass Sie ihn auf seine Pflicht zur Führung des Ausbildungsnachweises nicht hingewiesen haben, dann liegt ein Verstoß Ihrerseits gegen das Berufsbildungsgesetz vor. Die Konsequenzen könnten gravierend sein, wenn ein Richter dieser Argumentation folgt: – Klage auf Verdienstausfall durch die spätere Abschlussprüfung (in der Regel die Differenz zwischen Ausbildungsvergütung und Angestelltengehalt für 6 Monate) – Nachweis eines Image-Schadens für den Azubi durch die erzwungene Ausbildungsverlängerung (Lebenslauf!)

Folgerung für Sie, um Ähnliches in Sachen Ausbildungsnachweis zu verhindern:

Nicht nur den Informations und Kontrollpflichten nachkommen, sondern vor allem dies durch Kürzel / Unterschrift und Ablage bzw. Speicherung belegen.

Tipp für den elektronischen Ausbildungsnachweis: Wird das gute alte Berichtsheft elektronisch am PC oder Mac geführt, dann hat das nicht nur organisatorische Vorteile für Ihren Auszubildenden. Auch Sie profitieren davon. Erhalten Sie nämlich den Nachweis auf CD-ROM, über den internen Datenaustausch oder als E-Mail, dann verfügen Sie automatisch über eine Kopie, wenn Sie die Datei separat abspeichern. So kommen Sie nach und nach zu einem vollständigen Überblick darüber, – wer wann den Nachweis zur Kontrolle „abgegeben“ hat, – welche Lerninhalte in den Abteilungen bereits vermittelt wurden und – was im Moment in der Berufsschule unterricht wird. Diese Fragen stellen Sie sich immer wieder und Sie können sie jetzt ohne großen Aufwand beantworten. Nichtelektronische Nachweise müssten Sie dazu einzeln „herkömmlich“ fotokopieren. Prüfen Sie daher, ob Sie den elektronischen Ausbildungsnachweis generell einführen können.

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