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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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So vermeiden Sie Fehler bei der Zeugnisausstellung

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Arbeitsrecht Arbeitszeugnis

Von Günter Stein,

Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Ihrem Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis auszustellen. Das ist schwieriger, als es auf den 1. Blick scheinen mag. Denn zum Thema Arbeitszeugnis hat sich eine fast unüberschaubare Rechtsprechung gebildet.Beispiel:

Von Ihnen wird verlangt, sich an die entwickelten Grundsätze zu halten. Sie können sich nicht damit behelfen, einen Zeugnisvordruck oder ein vorformuliertes Zeugnis immer wieder zu verwenden.

Jedes Zeugnis muss individuell, also auf den jeweiligen Arbeitnehmer zugeschnitten sein. Ein Pauschalzeugnis, bei dem nur der Name des Arbeitnehmers eingesetzt wird, genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.

ArbG Berlin, Urteil vom 04.11.2003, Az.: 84 Ca 17498/03

Im folgenden Top-Thema zeigen wir Ihnen, wann ein Arbeitnehmer von Ihnen ein Zeugnis verlangen kann und was Sie bei der Ausstellung beachten müssen.

Gesetz verpflichtet Sie zur Zeugniserteilung

Ihr Mitarbeiter hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Dieser Zeugnisanspruch ist für sämtliche Arbeitnehmer in § 109 Gewerbeordnung (GewO) geregelt.

Er besteht unabhängig von Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Sie sind jedoch nicht erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Zeugniserteilung verpflichtet.

Vielmehr entsteht der Zeugnisanspruch bereits dann,wenn sich die Auflösung des Arbeitsverhältnisses anbahnt. So wird der Arbeitnehmer in die Lage versetzt, das Zeugnis als Bewerbungsunterlage bei der Arbeitsplatzsuche zu nutzen. Das bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter ab Kündigungszugang oder mit Abschluss eines Aufhebungsvertrags ein Zeugnis verlangen kann.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Unterscheiden Sie das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis.

Das einfache Arbeitszeugnis gibt nur Auskunft über Art und Dauer der Tätigkeit (Arbeitsbescheinigung).

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält darüber hinaus noch eine Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens.

Der Arbeitnehmer kann frei wählen, welche Art von Zeugnis er erhalten möchte. Hat der Arbeitnehmer bereits ein einfaches Zeugnis bekommen, brauchen Sie grundsätzlich kein qualifiziertes Arbeitszeugnis mehr auszustellen. Der Arbeitnehmer kann nur noch dann ein qualifiziertes Zeugnis verlangen, wenn sich die Notwendigkeit erst nach dem ursprünglichen Zeugnisverlangen ergeben hat. Der Arbeitnehmer muss also darlegen, warum er nun doch ein qualifiziertes Zeugnis benötigt. In diesem Fall muss er das einfache Zeugnis zurückgeben.

LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 02.01.2003, Az.: 10 Sa 405/02

Zwischenzeugnis nur im Ausnahmefall

Eine Sonderform des Arbeitszeugnisses ist das Zwischenzeugnis. Der Unterschied zum normalen Zeugnis besteht darin, dass es nicht aus Anlass der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt wird. Ein Zwischenzeugnis kann Ihr Arbeitnehmer nur fordern, wenn das tarif- oder arbeitsvertraglich vereinbart wurde oder er einen anzuerkennenden Grund dafür hat. Das Zwischenzeugnis ist als solches zu bezeichnen, wobei der Grund für die Erteilung angegeben werden kann.

Anerkannte Gründe für ein Zwischenzeugnis

In folgenden Fällen kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen:

Bewerbung um eine neue Stelle

Betriebsübernahme

längere Arbeitsunterbrechung (z. B. Wehr- oder Zivildienst, Erziehungsurlaub, Freistellung als Betriebsrat)

wesentliche Änderungen des Aufgabengebiets

Ausscheiden des für die Beurteilung zuständigen Vorgesetzten

Versetzung

Insolvenz

Fusionen

Arbeitnehmer kann auf Zeugnis nicht verzichten

Der Arbeitnehmer kann nicht vor Beendigung seines Arbeitsverhältnisses auf seinen Zeugnisanspruch verzichten. Eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag ist unwirksam. Der Arbeitnehmer kann dann trotzdem ein Zeugnis verlangen. Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist ein Verzicht auf ein Zeugnis dagegen möglich. So können Sie sich vom Arbeitnehmer eine so genannte Ausgleichsquittung unterschreiben lassen. Darin wird geregelt, dass sämtliche gegenseitigen Ansprüche erledigt sind.

Wichtiger Hinweis: Die Arbeitsgerichte vertreten die Ansicht, dass in einem Verzicht auf alle Ansprüche das Zeugnis regelmäßig nicht erfasst wird. Sie sollten daher den Anspruch auf das Zeugnis in der Ausgleichsklausel ausdrücklich erwähnen!

Zeugnisanspruch verjährt nach 3 Jahren

Der Anspruch auf ein Zeugnis verjährt nach 3 Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem Ihr Mitarbeiter aus Ihrem Betrieb ausgeschieden ist und ein Zeugnis verlangt hat.

Wichtiger Hinweis: Der Zeugnisanspruch unterliegt als Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis tariflichen oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen, wenn diese nicht auf die Geltendmachung bestimmter Ansprüche beschränkt sind. Verlangt der Arbeitnehmer also ein Zeugnis nach Ende einer geltenden Ausschlussfrist, können Sie die Ausstellung verweigern.

Arbeitnehmer kann Anspruch verwirken

Ihr Arbeitnehmer kann seinen Zeugnisanspruch verwirken. Davon können Sie ausgehen, wenn Ihr Mitarbeiter sein Verlangen nach einem Zeugnis längere Zeit nicht geltend gemacht hat und Sie sich darauf eingerichtet haben, dass Sie das Zeugnis nicht mehr erteilen müssen. Die Rechtsprechung geht regelmäßig von einer Verwirkung nach 1 Jahr aus, wenn der Arbeitnehmer nicht schon vorher deutlich gemacht hat, dass er noch eine Beurteilung haben will.

LAG Hamm, Urteil vom 09.09.2000, Az.: 4 Sa 714/99 und

Sie können das Zeugnis nicht zurückbehalten

Sie können das Zeugnis nicht mit der Begründung verweigern, dass Sie selbst noch Ansprüche gegen den Mitarbeiter haben. Sie müssen nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle Arbeitspapiere herausgeben. Auch wenn Sie von Ihrem ehemaligen Mitarbeiter noch nicht alle Betriebsmittel (Handy, Werkzeug etc.) zurückbekommen haben, müssen Sie das Zeugnis trotzdem erteilen.

Wann müssen Sie ein Zeugnis berichtigen?

Für Sie als Arbeitgeber gilt bei der Ausfertigung eines Zeugnisses der Grundsatz der Wahrheitspflicht. Das Zeugnis muss also den Tatsachen entsprechen. Außerdem müssen Sie sich an die übliche Zeugnissprache

halten. Damit wird gewährleistet, dass das Zeugnis von künftigen Arbeitgebern richtig verstanden wird. Beachten Sie diese Vorgaben, kann ein Arbeitnehmer keine nachträgliche Änderung des Zeugnisses verlangen. Eine Zeugnisberichtigung scheidet dann aus, wenn sie verwirkt ist. Die Verwirkung greift ein, wenn Sie annehmen dürfen, dass der Arbeitnehmer das Zeugnis akzeptiert hat.

Beispiel: In einem gerichtlichen Vergleich haben Sie sich als Arbeitgeber verpflichtet, ein wohlwollendes, qualifiziertes Zeugnis zum 15.03. zu erteilen. Sie haben ein entsprechendes Zeugnis rechtzeitig ausgestellt. In einem Telefongespräch am 18.06. des Folgejahres erklärte der Arbeitnehmer, er wolle eine Ergänzung des Zeugnisses zu seinen Gunsten.

Folge: Sie können die Berichtigung verweigern. Nach 15 Monaten ist ein möglicher Anspruch verwirkt. Nachdem sich der Arbeitnehmer über einen so langen Zeitraum nicht gemeldet hat, dürfen Sie annehmen, dass dieser das ausgestellte Zeugnis akzeptiert hat.

LAG Hamm, Urteil vom 03.07.2002, Az.: 3 Sa 248/02

Soweit es Ihnen möglich und zumutbar ist, müssen Sie bei Verlust oder Beschädigung Ihrem Mitarbeiter auch zu einem späteren Zeitpunkt ein Ersatzzeugnis ausstellen. Die Kosten der Zweitfertigung trägt der Arbeitnehmer. Eine Kopie mit Beglaubigungsvermerk genügt aber nicht.

LAG Hamm, Urteil vom 17.12.1998, Az.: 4 Sa 1337/98

Sie sind nicht verpflichtet, Ihrem ehemaligen Arbeitnehmer das Zeugnis zuzusenden. Vielmehr müssen Sie das Zeugnis nur bereithalten und Ihr Arbeitnehmer muss es abholen. Von diesem Grundsatz werden dann Ausnahmen gemacht, wenn das Abholen für den Arbeitnehmer unzumutbar ist. Davon ist insbesondere dann auszugehen, wenn Sie sich im Verzug mit der Zeugniserteilung befinden.

Achten Sie auf formale Anforderungen

Zu unnötigem gerichtlichem Streit führen immer wieder formale Fehler beim Arbeitszeugnis. Deshalb achten Sie auf die Einhaltung der folgenden Punkte:

Jedes Zeugnis ist maschinenschriftlich abzufassen.

Verwenden Sie üblicherweise Geschäftspapier, ist dieses Papier auch für das Zeugnis zu verwenden.

Das Zeugnis ist in der 3. Person abzufassen und nicht in direkter Anrede.

Das Ausstellungsdatum ist anzugeben.

Das Zeugnis ist zu unterschreiben.

Das Zeugnis darf zum Versand in einem Geschäftsbrief üblicher Größe gefaltet werden.

Versenden Sie ein Zeugnis nicht per Fax, weil dann keine Originalunterschrift vorliegt. Ausdrücklich ausgeschlossen ist zudem nach § 109 GewO die Erteilung des Arbeitszeugnisses in elektronischer Form. Eine E-Mail genügt also ebenfalls nicht.

Begehen Sie außerdem nie eine der folgenden Todsünden in einem Arbeitszeugnis:

nachträgliche Korrekturen (Radierungen, Streichungen, sonstige Verbesserungen)

die Verwendung eines Bleistifts

Unterstreichungen

Verwendung von Anführungszeichen, Ausrufe- oder Fragezeichen

An der äußeren Form können Sie auch oftmals schon Zeugnisfälschungen entlarven. Sind die angegebenen formalen Anforderungen nicht erfüllt, sollten Sie misstrauisch werden. In diesen Fällen können Sie den Arbeitgeber kontaktieren, der das Zeugnis ausgestellt haben soll. Nur so erhalten Sie die Gewissheit, ob das Zeugnis echt ist.

Üblicher Inhalt beim qualifizierten Zeugnis

Das im Alltag bedeutsame qualifizierte Arbeitszeugnis hat üblicherweise folgenden Inhalt:

Angaben zum Arbeitgeber (Firmenpapier)

Überschrift (z. B. Schlusszeugnis, Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis)

Personalien

Dauer des Arbeitsverhältnisses

Aufgabenbeschreibung

Leistungsbeurteilung

herausragende Erfolge

Führungsleistung

zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Verhaltensbeurteilung und Sozialverhalten

Beendigungsmodalitäten

Schlussformel

Ort

Datum

Unterschrift

Oberster Grundsatz der Zeugniserstellung ist die Wahrheitspflicht, denn ohne diese wären Arbeitszeugnisse wertlos. Künftige Arbeitgeber wie auch der Arbeitnehmer selbst sollen aus dem Zeugnis einen richtigen Eindruck gewinnen können. Ein Zeugnis kann dann als wahr bezeichnet werden, wenn es

den Tatsachen entspricht,

den Arbeitnehmer objektiv, differenziert und individuell beurteilt,

vollständig ist, d. h. es dort keine Auslassungen enthält, wo der Leser eine positive Hervorhebung erwartet und

so formuliert ist, dass die Empfänger es richtig verstehen.

Weiterer Grundsatz: Wohlwollenspflicht

Neben der Informationsfunktion kommt dem Arbeitszeugnis auch eine Werbefunktion zu. Bei seinem Bemühen um eine neue Arbeitsstelle kann ein schlechtes Arbeitszeugnis für den Arbeitnehmer ein unüberwindliches Hindernis sein. Sie sind daher gehalten, das Zeugnis mit verständigem Wohlwollen zu erstellen. Dieses Wohlwollen liegt auch in Ihrem eigenen Interesse, um unnötigen Streit um das Arbeitszeugnis zu vermeiden, der Ihnen keinen wirtschaftlichen Vorteil bringt. Legen Sie dem scheidenden Mitarbeiter keine Steine in den Weg. Zum verständigen Wohlwollen gehört, dass das Zeugnis auf den Gesamteindruck von dem zu beurteilenden Mitarbeiter konzentriert wird. Zum Beispiel sollen atypische Fehlleistungen und kleinere Schwächen nicht im Zeugnis verewigt werden. Insbesondere Spannungen während der Kündigungsfrist sollten nicht ins Zeugnis aufgenommen werden.

Problem: Wahrheit oder Wohlwollen

Beim Abfassen des Zeugnisses kann es vorkommen, dass Sie sich im Zwiespalt befinden, ob Sie bestimmte Vorkommnisse oder Fehlleistungen aufnehmen sollen oder eben nicht. Bedenken Sie: Die Wahrheitspflicht

hat Vorrang vor der Wohlwollenspflicht. Selbst wenn Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter entgegenkommen wollen, sind Sie nicht zur Lüge verpflichtet. Dazu zählt auch, dass Sie grobes Fehlverhalten nicht weglassen dürfen.

Schadensersatzpflicht bei unwahrem Zeugnis

Halten Sie sich nicht an die oben genannten Grundsätze, können Sie sich einem anderen Arbeitgeber gegenüber schadensersatzpflichtig machen. Voraussetzungen für einen Schadensersatzanspruch sind:

Das Zeugnis ist unrichtig (falsche Angaben, Auslassungen).

Sie haben dies gewusst.

Der neue Arbeitgeber hat sich auf Ihre Angaben verlassen.

Der Mitarbeiter wurde eingestellt.

Der neue Arbeitgeber hat einen Schaden erlitten.

Beispiel: Ein Arbeitgeber hatte seinem ausscheidenden Buchhalter ins Zeugnis geschrieben: "Wir kennen Herrn S als einen zuverlässigen und verantwortungsbewussten Mitarbeiter. Er hat seine ihm übertragenenAufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt."Wie sich später herausstellte, hatte der Buchhalter zahlreiche Unterschlagungen begangen. Der Arbeitgeber widerrief das Zeugnis nicht. Auf das Zeugnis hin wurde der Buchhalter bei einem neuen Arbeitgeber eingestellt, bei dem er erneut Unterschlagungen beging.

Folge: Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden, dass der frühere Arbeitgeber auf Grund des falschen Zeugnisses gegenüber dem neuen Arbeitgeber haftet. Bei einem Buchhalter durfte eine Unterschlagung zu Lasten des alten Arbeitgebers nicht verschwiegen werden. Der alte Arbeitgeber wurde zu einer Schadensersatzzahlung in Höhe von damals 100.000 DM verurteilt.

BGH, Grundsatzurteil vom 15.05.1979, Az.:VI ZR 230/76

Wichtiger Hinweis: Wurden Sie als Arbeitgeber im Rahmen eines Rechtsstreits um ein Zeugnis zur Erteilung eines bestimmten Zeugnisses verpflichtet, haften Sie selbst bei grober Unrichtigkeit nicht.Stellen Sie erst nach der Zeugniserteilung fest, dass das Zeugnis grob unrichtig ist, sollten Sie es widerrufen. Eine grobe Unrichtigkeit liegt beispielsweise vor, wenn Sie nach Erteilung des Zeugnisses feststellen, dass Ihr ehemaliger Mitarbeiter im Betrieb gestohlen hat.

Den Widerruf erklären Sie gegenüber Ihrem alten Mitarbeiter und fordern gleichzeitig die Rückgabe des Zeugnisses. Sie müssen Ihrem alten Mitarbeiter dann ein neues Zeugnis erteilen, bei welchem Sie der

Wahrheitspflicht nach Ihrem jetzigen Kenntnisstand Rechnung tragen. Die Rechtsprechung sieht den Widerruf bei erkannter Unrichtigkeit als Ihre Pflicht an. Mit dem Widerruf entgehen Sie einem möglichen Schadensersatzanspruch des neuen Arbeitgebers.

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