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Nutzen sie diese Übersicht der sieben Zeugnis-Bausteine, damit Sie wissen, wie Sie Zeugnisse an Ihre Mitarbeiter formal korrekt strukturieren. So...

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Warum es sich lohnt, sich über das Zeugnisbegleitschreiben auch mal Gedanken zu machen ...

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Von Günter Stein,

Als Arbeitgeber sind Sie – das bestätigt die Rechtsprechung immer wieder – aufgrund Ihrer „auch über das Ende des Dienstverhältnisses hinausweisenden sozialen Mitverantwortung“ verpflichtet, das Zeugnis nicht nur der Wahrheit entsprechend, sondern auch mit „verständigem Wohlwollen“ abzufassen. Dem Arbeitnehmer soll das berufliche Fortkommen auf keinen Fall erschwert werden.

Dieses Prinzip sollten Sie auch bei Ihrem Begleitschreiben berücksichtigen. Nutzen Sie das Begleitschreiben auf keinen Fall für negative Aussagen und Kommentare, die Sie aus rechtlichen Gründen nicht unterbringen konnten. Es ist zum „Dampfablassen“ nicht geeignet. Auch das Begleitschreiben ist ein offizielles Dokument Ihres Unternehmens und sein Inhalt kann vor dem Arbeitsgericht eine Rolle spielen.

Schaffen Sie durch Ihr Begleitschreiben Klarheit!

Wenn Sie ein solches Arbeitszeugnis persönlich überreichen, dann tun Sie das ganz sicher nicht wortlos oder sagen nur kurz und bündig „Da!“. Vielleicht haben Sie schon so viel Mühe in die Anfertigung eines aussagekräftigen Arbeitszeugnisses investiert, dass die Versuchung groß ist, dieses einzupacken und mit einem Stoßseufzer der Erleichterung sang- und klanglos auf die Reise zu schicken.
Aber der Empfänger muss wissen,

  • dass es sich um ein wichtiges Dokument handelt,
  • dass dieses Dokument sich an ihn persönlich richtet,
  • wer dieses Zeugnis ausgestellt hat,
  • aus welchem Anlass es geschrieben wurde,
  • an wen sich der Empfänger bei Fragen wenden kann.

Dies sind die wichtigen sachlichen Informationen, die zum Mindeststandard eines Begleitschreibens gehören. Ein zusätzliches persönliches Wort ist nicht verboten. Diese persönlichen Anmerkungen sollten einen Dank für die Mitarbeit im Unternehmen, vor allen Dingen gute Wünsche für die Zukunft enthalten.

Machen Sie aus Ihrem Begleitschreiben kein zweites Arbeitszeugnis!

Das Begleitschreiben sollte nicht zu umfangreich sein. Vor allen Dingen sollte es nicht zu einem zweiten Arbeitszeugnis werden. Kommentare, Anmerkungen zu Ihrer Bewertung oder gar Rechtfertigungen sollten Sie unter allen Umständen vermeiden! Ein solches Schreiben könnte bei einem Rechtsstreit zu einer Trumpfkarte gegen Ihr Unternehmen werden.

So also nicht:
Leider konnten wir Ihre Leistungen nicht besser bewerten.
Wieso „leider“? Was sprach dagegen? Wenn Sie das auf Anfrage aufrollen müssen, sind Sie mitten in der Defensive. Das sollten Sie unter allen Umständen vermeiden.
Besser so:
Mit diesem Arbeitszeugnis senden wir Ihnen unsere guten Wünsche für Ihre Zukunft.
So nicht:
Ich weiß gar nicht, wie unsere Abteilung ohne Sie ihre Aufgaben bewältigen kann.
Dieses Kompliment ist sicher gut gemeint. Aber es klingt übertrieben und wird entweder nicht ernst genommen oder Sie vermitteln dem Kollegen ein schlechtes Gewissen, dass er das Unternehmen „im Stich gelassen“ hat.
Besser so:
Sie werden ganz sicher schon bald wieder eine wichtige Rolle in einem anderen Unternehmen spielen.

Und wie könnte ein schöner Brief aussehen?

Na, beispielsweise so:
Ihr Zeugnis

Sehr geehrter Herr Schneider,

Sie haben ein Arbeitszeugnis angefordert und wir haben es umgehend angefertigt. Ein solch offizielles Dokument wird bewusst sachlich und emotionslos verfasst. Das war sozusagen der Pflichtteil.

Wir senden Ihnen mit diesem Zeugnis gleichzeitig unseren Dank für Ihre Mitarbeit in unserem Unternehmen und unsere guten Wünsche für Ihre beruflichen und privaten Pläne!

Unsere Telefonnummer und unsere E-Mail-Adresse kennen Sie sicher noch auswendig. Um Sie nicht zu vergessen, sollten Sie diese ab und zu mal ausprobieren! Unsere Adresse ist auch bekannt.
Also gibt es keine Ausrede, dass Sie nicht doch ab und zu mal von sich hören und sich vielleicht sogar noch einmal sehen lassen.
Darüber würden sich Ihre ehemaligen Kollegen und ganz besonders
ich sehr freuen.

Und wenn Sie froh sind, dass der Kerl fort ist?
Dann schreiben Sie etwa so:
Sehr geehrter Herr Schmitt,

Sie haben, nachdem Sie von uns eine Kündigung erhalten haben, einen Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis. Wir senden es Ihnen daher unaufgefordert zu.
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Arbeitszeugnisse „mit verständigem Wohlwollen“ abzufassen sind. Dem Arbeitnehmer soll – so sagt das Gesetz – das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschwert werden. Dies war auch meine persönliche Einstellung bei der Ausstellung dieses Dokuments.
Ich werde auf gar keinen Fall die Probleme und Konflikte, die zwischen Ihnen und unserem Unternehmen bestanden, erneut aufrollen. Wir werden in diesem Punkt nicht mehr zu einem Einvernehmen kommen.
Ich hoffe – und das meine ich ganz ernst –, dass Sie in einer neuen Arbeitssituation und in einer anderen Konstellation erfolgreich sein werden!
Mit den besten Wünschen

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