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Zeugnis – welchen Briefkopf nehme ich denn nun?

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Arbeitszeugnis Formalien Briefkopf

Von Günter Stein,

Ich habe eine recht spezielle Frage, die jedoch auch für andere Unternehmen von Interesse sein könnte. Ich arbeite in der Personalabteilung eines Konzerns und wir müssen dementsprechend auch häufig Endzeugnisse oder Zwischenzeugnisse erstellen. Als Konzernunternehmen haben wir insgesamt ca. 25 verschiedene Briefköpfe. Welchen Briefkopf haben wir nun für ein Zeugnis zu verwenden?

Die Frage: Ich habe eine recht spezielle Frage, die jedoch auch für andere Unternehmen von Interesse sein könnte. Ich arbeite in der Personalabteilung eines Konzerns und wir müssen dementsprechend auch häufig Endzeugnisse oder Zwischenzeugnisse erstellen. Als Konzernunternehmen haben wir insgesamt ca. 25 verschiedene Briefköpfe. Nun ist schon klar, dass für jedes Unternehmen ein eigener Briefkopf besteht. Es gibt bei uns aber auch noch so genannte „Repräsentativ-Briefköpfe“, die mit einem Mehrfarbdruck gestaltet sind und einfach besser aussehen. Außerdem hat der Vorstand eigene Briefköpfe, genauso wie die Geschäftsführung. Welchen Briefkopf haben wir nun für ein Zeugnis zu verwenden?

Arbeitszeugnis: Die Formalien müssen stimmen

Die Antwort: Grundsätzlich haben Sie bei einem Zeugnis natürlich die entsprechenden Formalien zu berücksichtigen. Ein Zeugnis haben Sie immer schriftlich zu erteilen.

Es ist stets sauber, also ohne Flecken und Streichungen und Ähnliches, auszufüllen. Grundsätzlich dürfen Sie nach neueren Urteilen das Zeugnis auch knicken, wenn sichergestellt ist, dass saubere Fotokopien von dem Zeugnis gemacht werden können.

Doch nun zum Briefkopf: Das Anschriftenfeld füllen Sie niemals aus. Das gilt natürlich erst recht, wenn der Briefbogen schon kein Anschriftenfeld vorsieht.

Zeugnis immer auf Firmenpapier

Grundsätzlich hat ein Zeugnis auf Firmenpapier geschrieben zu sein. Es muss auf einem ordnungsgemäßen Briefkopf ausgestellt werden, auf dem der Name und die Anschrift des Arbeitgebers erkennbar sein muss. Insoweit scheidet ein Repräsentativ-Briefkopf aus, wenn sich auf diesem nicht Name und Anschrift des Arbeitgebers befinden.

Andererseits gibt es ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm, nachdem ein Zeugnis auf einen sogenannten Repräsentationsbogen ohne Anschriftenfeld dann zu erstellen ist, wenn der Arbeitgeber für bestimmte Anlässe einen solchen Repräsentationsbogen verwendet (LAG Hamm, Urteil vom 27.02.1997, Az.: 4 Sa 1691/96). Wie gesagt: Das kann nur gelten, wenn es sich dabei um einen Briefbogen handelt, auf dem auch Name und Anschrift des Arbeitgebers erkennbar wird.

Zudem hat ebenfalls das Landesarbeitsgericht Hamm ein Urteil gefällt, nachdem ein Oberarzt einer chirurgischen Abteilung eines Krankenhauses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mit dem Briefkopf der chirurgischen Abteilung hat. Hier reichte es dem Gericht nicht aus, dass ein allgemeiner Briefbogen des Krankenhauses vorlag. Auch musste das Zeugnis von den Chefärzten und dem Geschäftsführer des Krankenhauses unterschrieben werden und nicht nur vom Geschäftsführer (LAG Hamm, Urteil vom 21.12.1993, Az.: 4 Sa 880/93).

Fazit: Sie sehen, Ihre Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten. Gehen Sie von folgenden Grundsätzen aus:

  • Es ist der Briefkopf des Unternehmens zu verwenden, bei dem der Arbeitnehmer gearbeitet hat.
  • Gibt es Repräsentations-Briefköpfe, sind diese zu verwenden, sofern Name und Anschrift des Arbeitgebers aufgedruckt sind.
  • Bei höherrangigen Mitarbeitern ist ein Briefkopf der entsprechenden Abteilung zu verwenden, wenn es einen solchen Briefkopf gibt.

 

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