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Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen dürfen Sie 2011 vernichten

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Das neue Jahr hat begonnen und es ist Zeit, in der Ablage und im Archiv klar Schiff zu machen. Alles, was Sie laut den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht mehr aufbewahren müssen, kann in den Papierkorb bzw. in den Aktenvernichter. Damit haben Sie wieder Platz für aktuelle Unterlagen. Als regelmäßige Leserin von Office Korrespondenz aktuell finden Sie hier auf Sekada Daily im Abonnentenbereich eine
ausführliche Liste über alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist 2011 abläuft und die Sie jetzt vernichten dürfen. Sie sind noch keine Abonnentin? Dann klicken Sie hier ... und sichern Sie sich als Dankeschön für Ihr Interesse dieses kleine Geschenk.
Das ist klar: Wichtige Dokumente gehören in den Aktenvernichter und nicht in den Papierkorb, damit Unbefugte nicht an unternehmensinterne Informationen gelangen können.

Hier für Sie noch ein paar kurze Hintergrundinformationen zu den Aufbewahrungsfristen:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufzubewahren. Es gibt Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden.
Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist,
muss diese auch aufbewahren.

Für diese Personen gilt eine grundsätzliche Aufbewahrungsfrist ihrer Unterlagen:

  • der Geschäftsinhaber von Einzelunternehmen
  • der Inhaber des Handelsgeschäftes bei (atypisch) stillen Gesellschaften
  • die Gesellschafter bei der BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG
  • die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter bei der KG  die Vorstände bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften
  • der/die Geschäftsführer bei der GmbH

Aus steuerrechtlichen Gründen muss Ihr Chef sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Laut § 147 Abs. 1 AO sind das folgende Unterlagen:

  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i. V. m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

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