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Sind Daten bei Ihnen wirklich sicher?

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Sind Daten bei Ihnen wirklich sicher?

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

neulich kam ich bei einer Kollegin ins Büro, und quer über ihren Schreibtisch verteilt lagen Umsatzzahlen, Abrechnungen und noch ein paar weitere Dokumente, die nach meinem Geschmack eindeutig alle in die Rubrik „vertraulich“ fallen. Ich konnte das gut erkennen, denn sie machte sich keinerlei Mühe und auch keinerlei Anstalten, diese Unterlagen vor meinen Blicken zu schützen. Okay, ich war ja auch nicht auf geheimer Spionagemission unterwegs. Aber wenn ich solche Dokumente soooo offen rumliegen lassen würde, würde mein Chef mich ziemlich rundmachen. 

 

 

Denn Fakt ist nun einmal: Die Briefe, E-Mails und Berichte, die wir für unsere Chefs verfassen, sind nicht immer für alle Augen bestimmt. Viele Informationen sind vertraulich und nur für die Führungsebene gedacht. Und dass diese Informationen nicht in unbefugte Hände gelangen, dafür sind wir Sekretärinnen verantwortlich. Meine Kollegin sagte dazu nur: „Ach. Wer soll damit schon was anfangen?“ Ich bin mir sicher: viele. Und sei es nur, um intern irgendein Gerücht in Umlauf zu bringen, mit dem sich dann der Chef rumschlagen darf.<br/><br/>

Daher mein dringlicher Tipp: Packen Sie das Thema Sicherheit einmal von Grund auf an und prüfen Sie anhand ein paar dieser Tipps, die ich in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell gefunden habe, ob vertrauliche Informationen in Ihrem Sekretariat wirklich sicher sind:

 

  1. Gehen Sie systematisch vor. Prüfen Sie bei jedem Schriftstück, das durch Ihre Hände geht, ob es zur Kategorie „vertraulich“ gehört oder nicht, unabhängig davon, wie es gekennzeichnet ist.
  2. Schaffen Sie für diese Unterlagen einen separaten, abschließbaren Aufbewahrungsort in Ihrem Büro. Die dafür bestimmten Unterlagen legen Sie auch hier nach Ihrem bewährten Ablagesystem ab. Wichtig: Prüfen Sie auch Datenträger, Kopien und Aktennotizen auf Vertraulichkeit. Verschließen Sie den Schrank konsequent immer wieder, wenn Sie etwas abgelegt haben. Tragen Sie den Schlüssel am besten immer bei sich.
  3. Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, wie auch er mit vertraulichen Unterlagen umgeht. Zum Beispiel legt er Ihnen kritische Daten nicht einfach auf den Schreibtisch, wenn Sie nicht im Raum sind, sondern übergibt sie Ihnen immer persönlich.
  4. Vernichten Sie alle Kopien und Duplikate, die Sie nicht mehr brauchen, auch die von schlechter Qualität. Nutzen Sie dafür den Reißwolf.

Die fehlenden 3 Tipps finden Sie hier ...

 

 

 

Sarah Kammberg<br/>Chefredakteurin

 

 

PS: Vergessen Sie auch Ihren Computer nicht. Schützen Sie ihn durch ein Passwort, das aus einer Kombination von Buchstaben und Zahlen besteht. So ist es nicht so leicht zu knacken. Notieren Sie das Kennwort auf keinen Fall irgendwo auf einem Zettel in Ihrer Büroschublade, sondern prägen Sie es sich gut in Ihrem Gedächtnis ein. 

 

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