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Urlaub ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Allerdings nur für den, der selbst Urlaub hat. Für Sie als Personalverantwortlichen ist Urlaub...

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Anspruch auf Urlaub? Wie Sie den Jahresurlaub Ihrer Mitarbeiter richtig festlegen

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Arbeitsrecht Urlaubsanspruch Jahresurlaub

Von Günter Stein,

Vor allem Arbeitnehmer mit Kindern sind an die Ferienzeiten gebunden; verständlicherweise möchten sie in dieser Zeit Urlaub nehmen. Genau aus diesem Grunde kommt es aber Jahr für Jahr zu Streitigkeiten – wegen Urlaubsüberschneidungen. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie sich als Vorgesetzter hier richtig verhalten.

Am 21. Juni beginnen in Nordrhein-Westfalen als erstem Bundesland die Sommerferien.

Anspruch auf Urlaub: Orientierung am Mitarbeiterwunsch

Wollen Sie den Urlaub für Ihre einzelnen Mitarbeiter festlegen, müssen Sie sich zunächst grundsätzlich an den Wünschen Ihrer Arbeitnehmer orientieren. Das heißt: Sie müssen den Urlaub nach Möglichkeit so legen, wie Ihre Mitarbeiter das gerne hätten (§ 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG).

Tipp: Um alle Urlaubswünsche bestmöglich berücksichtigen zu können und Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Sie so früh wie möglich mit einer konkreten Urlaubsplanung beginnen.

Lassen Sie dazu etwa am Jahresanfang eine Urlaubsliste herumgehen, auf der jeder Arbeitnehmer seinen Urlaubswunsch eintragen kann. So erkennen Sie schon früh, wo es zu möglichen Überschneidungen kommen kann. Sprechen Sie dann die „Kontrahenten“ im Vorfeld an, und versuchen Sie, eine Klärung herbeizuführen.

Anspruch auf Urlaub: Wann Sie den Wunsch Ihres Mitarbeiters ablehnen dürfen

Eine Ablehnung ist nur in 2 Ausnahmefällen möglich: Dem Urlaubswunsch stehen

  • dringende betriebliche Belange oder
  • Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegen, die unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen.

 

1. Ablehnungsgrund: dringende betriebliche Belange. Als betrieblich begründete Verweigerungsgründe für den Urlaub sind etwa ein wichtiger Großauftrag, dringende, fristgebundene Arbeiten, Unterbesetzung zu besonders arbeitsreichen Zeiten (Schlussverkauf) etc. zu nennen.

Beachten Sie hier: Es reicht nicht, wenn Sie den Urlaubswunsch pauschal abwehren und einfach behaupten, dass die Erteilung des Urlaubs den betrieblichen Interessen widerspricht. Sie müssen hier schon konkret werden können. Außerdem gebietet es schon der Stil, einem betroffenen urlaubswilligen Mitarbeiter zu erläutern, warum gerade er akut gebraucht wird.

2. Ablehnungsgrund: sozial vorrangige Mitarbeiter. Sehr häufig überschneiden sich die Urlaubswünsche zweier oder mehrerer Mitarbeiter. Wenn dann aus betrieblichen Gründen nicht alle zum Wunschtermin in Urlaub gehen können, müssen Sie den sozial vorrangigen Mitarbeitern den Vorzug geben.

Ob ein Arbeitnehmer zu diesem Personenkreis gehört, können Sie anhand folgender Checkliste ermitteln (wobei die Priorität von Frage zu Frage abnimmt):

 
Urlaubs-Checkliste
 
 
Ja
 
 
Nein
 
 
Ein Mitarbeiter will im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme Urlaub machen. Beachten Sie: Hier haben Sie keine Ablehnungsmöglichkeit (§ 7 Abs. 1 S. 2 BUrlG).
 
 
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Ihr Antragsteller ist offensichtlich akut erholungsbedürftig (er war öfter krank oder musste viele Überstunden machen, die jetzt „an die Substanz gehen “).
 
 
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Ihr Arbeitnehmer hat schulpflichtige Kinder (weswegen er nur in den Schulferien verreisen kann).
 
 
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Sie haben Ihrem Antragsteller im letzten Jahr zur Ferienzeit keinen Urlaub gewährt bzw. ihn als nachrangig gegenüber anderen eingestuft.
 
 
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Ihr Mitarbeiter ist verheiratet und muss sich mit seinem ebenfalls arbeitenden Ehepartner/Lebenspartner abstimmen.
 
 
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Ihr Arbeitnehmer ist am längsten in Ihrem Betrieb beschäftigt.
 
 
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Ihr Antragsteller ist Jahrgangsältester.
 
 
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Überschneiden sich danach immer noch die Urlaubswünsche zweier „gleichberechtigter“ Arbeitnehmer, müssen Sie Fingerspitzengefühl zeigen. Meist hilft hier nur noch ein Kompromiss:

Beispiel: Dieser könnte z. B. so aussehen, dass der eine Mitarbeiter seine Terminwünsche für den Sommerurlaub dieses Mal zurücksteckt, dafür aber bei der nächsten Urlaubsplanung bevorzugt behandelt wird.

Ist ein solcher (oder anderer) Kompromiss nicht möglich, muss – soweit vorhanden – Ihr Betriebsrat entscheiden (§ 87 Abs.1 Nr. 5 BetrVG). Haben Sie keinen Betriebsrat, müssen Sie als Vorgesetzter selbst entscheiden.

Beachten Sie außerdem: Beschäftigen Sie Berufsschüler, sollen Sie ihnen ihren Urlaub in der Zeit der Berufsschulferien geben (§ 19 Abs. 3 JArbSchG). Soweit Sie den Urlaub außerhalb der Ferienzeit gewähren, müssen Sie für jeden Tag, an dem die Berufsschule während des Urlaubs besucht wird, einen weiteren Urlaubstag geben.

Anspruch auf Urlaub: Sonderfall Betriebsurlaub

Neben der üblichen Variante, dass jeder Arbeitnehmer seinen Urlaub dann nimmt, wann er möchte, gibt es auch die Möglichkeit, einen Teil des Jahresurlaubs als Betriebsurlaub anzuordnen. Hierbei schließen Sie Ihren Betrieb für eine gewisse Zeit, z. B. für den kompletten August. Dementsprechend müssen dann alle Arbeitnehmer auch in dieser Zeit Urlaub nehmen.

Beispiel: Sie stellen Büroartikel (Ordner, Mappen etc.) her. Aus Kostengründen müssen Sie Ihren Betrieb auf modernere Maschinen umstellen. Während der Umbauphase können Sie praktisch nicht produzieren. Hier bietet sich ein Betriebsurlaub an.

Achtung: Auch wenn Sie den Betriebsurlaub einseitig anordnen dürfen, müssen Sie grundsätzlich die Interessen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. In der Praxis werden Sie sich als Arbeitgeber aber meistens durchsetzen:

So hat etwa das LAG Düsseldorf entschieden, dass der Arbeitgeber im betriebsratslosen Betrieb den Betriebsurlaub kraft Direktionsrechts anordnen darf und die Arbeitnehmerinteressen grundsätzlich – sofern sie nicht erheblich sind – zurückstehen müssen (20.6.2002, 11 Sa 387/02).

Eine konkrete Höchstgrenze, wie viele Urlaubstage Sie einseitig durch Betriebsurlaub „verbrauchen“ dürfen, gibt es zwar nicht. Allerdings müssen Sie auch wissen, dass Sie nicht den gesamten Jahresurlaub Ihrer Arbeitnehmer verplanen dürfen.

Tipp: Mehr als 2/3 des Urlaubs sollten Sie in keinem Fall einplanen. Und überlappen sich die Schulferien Ihres Bundeslandes nicht mit Ihrem Betriebsurlaub, sollten Sie noch zurückhaltender sein.

Ist Ihr Mitarbeiter mit Ihrer Regelung zum Betriebsurlaub übrigens nicht einverstanden, muss er dies gerichtlich klären lassen (vgl. etwa LAG Düsseldorf, 20.4.2004, 8 Sa 435/04).

Beachten Sie: Haben Sie einen Betriebsrat, tun Sie sich bei der Anordnung von Betriebsferien meist schwerer. Denn dieser hat bei der Festlegung solcher Ferien ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht (vgl. § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Tipp: Meistens sind die Mitarbeiter nicht gerade begeistert, wenn ihnen vorgeschrieben wird, wann sie Urlaub nehmen müssen. Beugen Sie deshalb möglichem Ärger vor, indem Sie so früh wie möglich auf den Betriebsurlaub hinweisen bzw. ihn schon im Arbeitsvertrag festschreiben:

Jeweils vom 24.12.–6.1. ist die Firma wegen Betriebsurlaubs geschlossen. Der Arbeitnehmer hat einen Teil seines Urlaubs in diesen Zeitraum zu legen.

Haben Sie einen Mitarbeiter neu eingestellt, kann sich beim Betriebsurlaub folgendes Problem ergeben: Er hat möglicherweise zurzeit des Betriebsurlaubs noch keinen vollen Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr.

Hier haben Sie 3 Möglichkeiten:

  • Sie geben dem neuen Mitarbeiter trotzdem den erforderlichen Urlaub.
  • Oder Sie gewähren dem „Neuen“ während des Betriebsurlaubs keinen Urlaub – dann müssen Sie ihn in dieser Zeit aber auch beschäftigen.
  • Gegebenenfalls können Sie mit Ihrem Mitarbeiter auch unbezahlten Urlaub für die Zeit vereinbaren. Einseitig können Sie Ihre Vergütungspflicht aber nicht ausschließen.

 

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