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Urlaub ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Allerdings nur für den, der selbst Urlaub hat. Für Sie als Personalverantwortlichen ist Urlaub...

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Urlaubsanspruch: Übertragung ins nächste Kalenderjahr – kein Automatismus

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Von Günter Stein,

In der Praxis wollen Mitarbeiter immer wieder Urlaub auf das nächste Kalenderjahr übertragen lassen. Hierbei gilt der Grundsatz, dass das Urlaubsjahr das Kalenderjahr ist.

 

Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn

  • dringende betriebliche oder
  • in der Person des Mitarbeiters

liegende Gründe dies rechtfertigen. Damit sollen übertriebene Urlaubsansprüche im folgenden Kalenderjahr und die Ansammlung der Ansprüche für mehrere Jahre verhindert werden. Als Arbeitgeber könnte Sie dies nämlich in erhebliche betriebliche Schwierigkeiten bringen.

Liegen dringende betriebliche oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe vor, so dass der Urlaubsanspruch nicht während des Urlaubsjahres erfüllt werden konnte, verschiebt sich die zeitliche Grenze des Urlaubsanspruchs automatisch vom 31.12. eines Jahres auf den 31.03. des Folgejahres. Für die Übertragung müssen weder Sie als Arbeitgeber noch Ihr Mitarbeiter tätig werden. Die Übertragung erfolgt kraft Gesetzes (BAG, Urteil vom 09.08.1994, Aktenzeichen: 9 AZR 346/92; in: AP Nr. 65 zu § 7 BUrlG Abgeltung).

Arbeitgeber-Tipp: Liegt kein Übertragungsgrund vor, so bleibt es dabei, dass der Urlaub Ihres Mitarbeiters mit dem 31.12. verfällt. In diesem Fall kann sich aber ein Schadenersatzanspruch Ihres Mitarbeiters ergeben (BAG, Urteil vom 19.04.1994, Aktenzeichen: 9 AZR 478/92; in: AP Nr. 3 zu § 1 BUrlG Treueurlaub; BAG, Urteil vom 31.05.1990, Aktenzeichen: 8 AZR 296/89; in: AP Nr. 14 zu § 5 BUrlG). Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie die Gewährung des Urlaubs unter Hinweis auf angebliche, dann tatsächlich aber doch nicht vorliegende dringende betriebliche Erfordernisse verweigert haben.

Wird der Urlaubsanspruch Ihres Mitarbeiters auf das Folgejahr übertragen, so ist er in den ersten 3 Monaten zu beantragen und zu nehmen. Der übertragene Urlaub muss innerhalb des Übertragungszeitraums so rechtzeitig gewährt und genommen werden, dass er noch vor dem 31.03. des folgenden Jahres vollständig abgewickelt werden kann, andernfalls verfällt er, § 7 Absatz 3 Satz 3 BUrlG.

Beispiel: Zu spät gehandelt – Pech gehabt

Dieter S. hat sich aus dem vergangenen Kalenderjahr 10 Tage Resturlaub übertragen lassen. Infolge einer Erkrankung kann er erst am 30.03. diesen Resturlaub beantragen.

Folge: In diesem Fall kann Dieter S. lediglich noch für den 31.03. den Resturlaub beanspruchen. Bei den übrigen 9 Tagen Resturlaub können Sie als Arbeitgeber darauf verweisen, dass dieser Urlaub verfällt.

Abgeltung von Urlaub – nur im Sonderfall möglich

Wenn es um den Urlaub geht, gilt der Grundsatz: Ihre Mitarbeiter müssen Urlaub in Form von Freizeit nehmen und sich erholen. Eine finanzielle Urlaubsabgeltung durch Zahlung von Geldbeträgen statt Freizeit und Erholung widerspricht dem BUrlG. Deshalb ist die Abgeltung des Urlaubsanspruchs Ihres Mitarbeiters durch Zahlung von Geldbeträgen unwirksam, § 138 BGB.

Beispiel: Trotz Geldnot gilt keine Ausnahme

Manfred F. ist Mitarbeiter Ihrer Firma. Er hat gerade sein Haus gebaut und bittet Sie, da er in Geldnot ist, seinen bestehenden Resturlaub von 15 Tagen auszuzahlen.

Folge: Diese Form der Urlaubsabgeltung ist unwirksam. Tun Sie Manfred F. trotzdem den Gefallen, müssen Sie sogar damit rechnen, dass er diese Urlaubstage später noch einmal als Erholungsurlaub geltend macht.

Ausnahmsweise kann der Erholungsurlaub aber dennoch in Einzelfällen finanziell abgegolten werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass der Erholungsurlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann, § 7 Absatz 4 BUrlG. So ein Fall tritt bei folgenden Voraussetzungen ein:

  • Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wobei es auf den Grund der Beendigung nicht ankommt.
  • Es muss überhaupt noch ein Anspruch auf Urlaub bestehen, unabhängig davon, ob Voll- oder Teilurlaubsanspruch.
  • Der Abgeltungsanspruch muss rechtzeitig geltend gemacht worden sein, das heißt, es darf keine Verjährung oder der Ablauf von Ausschlussfristen eingetreten sein.

Der Urlaubsabgeltungsanspruch Ihres Mitarbeiters ist nicht auf den gesetzlichen Mindesturlaub beschränkt. Er umfasst den gesamten Urlaubsanspruch Ihres Mitarbeiters, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch nicht erfüllt ist (BAG, Urteil vom 18.10.1990, Aktenzeichen: 8 AZR 490/89; in: AP Nr. 56 zu § 7 BUrlG Abgeltung).

Für die Berechnung der konkreten Höhe des Urlaubsabgeltungsanspruchs gelten dieselben Regeln wie für die Berechnung des Urlaubsentgelts. Auch hier ist der Bezugszeitraum für die Berechnung der Zeitraum der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Hierbei müssen Sie den durchschnittlichen werktäglichen Arbeitsverdienst in diesem Zeitraum errechnen und mit den Urlaubstagen multiplizieren. Sofern bei Ihrer Berechnung des Abgeltungsanspruchs Urlaubsbruchteile entstehen, die mindestens einen 1/2 Tag ergeben, so ist dieser 1/2 Tag auf einen vollen Urlaubstag aufzurunden und abzugelten.

Wichtiger Hinweis! Als Arbeitgeber brauchen Sie den Abgeltungsanspruch Ihres Mitarbeiters nicht zu erfüllen, wenn der Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und danach bis zum 31.03. des Folgejahres arbeitsunfähig bleibt (BAG, Urteil vom 27.05.2003, Aktenzeichen: 9 AZR 366/02; in: Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht (NZA) 2004, Seite 1064).

Urlaub nach Arbeitgeberwechsel: Darauf kommt es an

In der Praxis treten immer wieder beim Arbeitgeberwechsel Fragen zum Urlaub auf. Denn von einem Arbeitgeberwechsel sollte Ihr neuer Mitarbeiter nicht in der Weise profitieren, dass er doppelte Urlaubsansprüche verwirklichen kann. Denn in jedem Urlaubsjahr erwirbt der Mitarbeiter nur 1-mal seinen Urlaubsanspruch, § 6 BUrlG.

Hier hilft Ihnen das Gesetz. § 6 Absatz 1 BUrlG schließt einen neuen Urlaubsanspruch Ihres Mitarbeiters aus, wenn der Urlaub insoweit bereits vom früheren Arbeitgeber gewährt wurde. Dabei ist aber nur der Urlaub aus dem aktuellen Urlaubsjahr zu berücksichtigen. Aus dem Vorjahr übertragene Urlaubsansprüche bleiben außer Betracht.

Beispiel: Wie sich der Urlaubsanspruch berechnet

Fred S. möchte jetzt von Ihnen seinen Urlaubsanspruch berechnet haben. Es gelten die Daten wie im vorhergehenden Beispiel.

Folge: Die Berechnung erfolgt nach dem Zwölftelungsprinzip. Sie müssen den Jahresurlaub durch 12 teilen und mit den vollen Monaten multiplizieren, die das Arbeitsverhältnis zum früheren Arbeitgeber bestanden hat. Es ergibt sich hier folgendes Bild:

24 Tage Jahresurlaub : 12 Monate x 9 Monate (bis 30.09.) = 18 Tage.

Verlangen Sie deshalb von jedem neuen Mitarbeiter eine Urlaubsbescheinigung bei Dienstantritt. Auch hier hilft Ihnen das Gesetz, denn § 6 Absatz 2 BUrlG sieht ausdrücklich vor, dass Sie als neuer Arbeitgeber so eine Bescheinigung fordern dürfen.

Checkliste: Wie der Urlaub Ihrer Mitarbeiter Chefsache bleibt

1. Die Ablehnung des Urlaubswunsches Ihres Mitarbeiters ist nur mit einem sachlichen Grund erlaubt, beispielsweise in folgenden Fällen:

  • termingerechte Auftragserfüllung zwingend notwendig
  • personelle Engpässe in Saison- oder Kampagnebetrieben
  • Jahresschlussarbeiten stehen an
  • krankheitsbedingte Personalausfälle müssen kompensiert werden
  • es bestehen vorrangige Urlaubsansprüche anderer Mitarbeiter

2. Wenn Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter kollidieren, müssen Sie entscheiden. Soziale Kriterien, die für einen Mitarbeiterwunsch sprechen, können sein:

  • Anzahl der schulpflichtigen Kinder
  • Gesundheitszustand von Angehörigen
  • Berufstätigkeit von Angehörigen
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Lage des Urlaubs im vergangenen Urlaubsjahr

3. Denken Sie an die 5 Schritte zur erfolgreichen Urlaubsplanung, nämlich

  1. frühzeitige Planung
  2. Prüfung der Urlaubswünsche
  3. frühzeitig Urlaubswünsche korrigieren
  4. bei Urlaubskollision sofortige Klärung
  5. wenn Einigung scheitert, entscheiden Sie als Arbeitgeber

4. Urlaubsabgeltung ist nur im Ausnahmefall gestattet. Prüfen Sie die Voraussetzungen auch in solchen Fällen?

Fall Nein, müssen Sie hier schnell umdenken, denn folgende Voraussetzungen müssen immer vorliegen:

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Anspruch auf Urlaub
  • rechtzeitige Geltendmachung des Anspruchs
  • Mitarbeiter muss arbeitsfähig sein.

 

 

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