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Urlaub ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Allerdings nur für den, der selbst Urlaub hat. Für Sie als Personalverantwortlichen ist Urlaub...

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Urlaubsanspruch: Urlaub ist Chefsache: Als Arbeitgeber entscheiden Sie allein

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Urheber: Marco2811 | Fotolia

Von Günter Stein,

Wenn es um den Urlaub Ihrer Mitarbeiter geht, müssen Sie sich darauf einstellen, dass jeder Mitarbeiter zunächst an sich denkt. Speziell im Sommer häufen sich die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter. Aber: Der Urlaub kann nicht ohne weiteres von Ihrem Mitarbeiter genommen werden, sondern muss zunächst von Ihnen als Arbeitgeber gewährt werden. Denn Urlaub ist Chefsache und Ihre Mitarbeiter dürfen sich nicht selbst beurlauben.

Beispiel: Keine Chance für Selbstbeurlaubung

Uwe K. ist im Urlaub. Er meldet sich von seinem Urlaubsort arbeitsunfähig erkrankt. Am 12.03. erwarten Sie ihn nach der Urlaubsregelung wieder an seinem Arbeitsplatz zurück. Stattdessen kommt er aber erst am 16.03. wieder. Er hat seinen Urlaub um die Krankheitstage verlängert.

Folge: Erkrankt Ihr Mitarbeiter im Urlaub und kann er dies durch Attest nachweisen, zählen die Krankheitstage nicht zum Urlaub. Ihr Mitarbeiter kann diese nicht als Urlaub anzurechnenden Tage zu einem anderen Zeitpunkt nehmen, wofür er dann aber wieder Ihre Zustimmung als Arbeitgeber benötigt. Uwe K. durfte also nicht eigenmächtig seinen Urlaub verlängern. Sie sollten ihn hierfür abmahnen oder – im Wiederholungsfall – sogar kündigen.

Wer sich nach einem abgelehnten Urlaubswunsch selbst beurlaubt, muss damit rechnen, dass er nach seiner Rückkehr eine Kündigung erhält. Denn in diesem Fall dürfen Sie kündigen (BAG, Urteil vom 20.01.1994, Aktenzeichen: 2 AZR 521/93; in: Arbeitsrechtliche Praxis (AP) Nr. 115 zu § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)).

Natürlich darf bei der Urlaubsgewährung durch Sie als Arbeitgeber keine Willkür herrschen. Sie müssen die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Hat Ihr Mitarbeiter

  • einen konkreten Urlaubsantrag gestellt und
  • stehen diesem Urlaubsverlangen keine betrieblichen Wünsche entgegen,

ist der Urlaub zu gewähren (§ 7 Absatz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)).

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Urlaubsablehnung ist mit Sachgrund erlaubt

Als Arbeitgeber können Sie es nicht zulassen, dass alle Mitarbeiter zur selben Zeit in Urlaub gehen. Deshalb dürfen Sie im Einzelfall Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter ablehnen. Wichtig ist dabei, dass Sie hierfür einen Sachgrund vorweisen können, § 7 Absatz 1 BUrlG.

Beispiel: Willkür ist verboten

Jan P. möchte über Himmelfahrt ein verlängertes Wochenende machen und hat Urlaub beantragt. Betriebliche Gründe sprechen nicht gegen diesen Urlaubstermin. Allerdings möchten Sie ihn wegen mangelhaften Arbeitseinsatzes ein wenig erziehen und lehnen den Urlaubsantrag ab.

Folge: So weit gehen Ihre Rechte als Arbeitgeber nicht. Willkür ist bei der Urlaubsgewährung nicht gestattet. Haben Sie keinen sachlichen Grund für die Ablehnung, ist der Urlaub zu gewähren.

Sie dürfen den Urlaubsantrag Ihre Mitarbeiter mit folgenden betrieblichen Gründen ablehnen:

  • Termingerechte Auftragserfüllung ist zwingend notwendig.
  • Sie haben personelle Engpässe in Saison- oder Kampagnenbetrieben.
  • Jahresabschlussarbeiten stehen an.
  • Krankheitsbedingte Personalausfälle müssen kompensiert werden.
  • Es bestehen vorrangige Urlaubsansprüche anderer Mitarbeiter.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Im Einzelfall können also auch andere sachliche Gründe dem Urlaub entgegenstehen. Prüfen Sie also immer, ob Sie den Mitarbeiter im besagten Zeitraum dringend benötigen und hierfür auch tatsächlich ein sachlicher Grund besteht.

So entscheiden Sie, wenn Urlaubswünsche kollidieren

Jeder Arbeitgeber kennt diese Situation: 2 Mitarbeiter wollen zur selben Zeit Urlaub nehmen. Wenn freiwillig und mit gegenseitigem Entgegenkommen keine Einigung gefunden werden kann, sind Sie als Arbeitgeber gefragt. Sie können nicht beide Mitarbeiter entbehren und müssen deshalb nach sozialen Kriterien abwägen ( §7 Absatz 1 BUrlG). Solche Kriterien sind vor allem:

  • Anzahl der schulpflichtigen Kinder
  • Zwänge, die sich aus dem Gesundheitszustand oder der Berufstätigkeit anderer Angehöriger ergeben, oder
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit

Ein zusätzliches und oft entscheidendes Kriterium ist die Urlaubsplanung des vergangenen Jahres. Hatte Ihr Mitarbeiter bereits in den letzten Jahren eine bevorzugte Behandlung erhalten, muss er sich gefallen lassen, dass andere Mitarbeiter auch einmal „am Zug“ sind. Keiner Ihrer Mitarbeiter muss wegen der schutzwürdigeren Arbeitskollegen immer auf den Urlaub im Sommer verzichten. Hat ein schutzwürdiger Mitarbeiter bereits in den letzten Jahren immer in der Sommerzeit Urlaub erhalten, können Sie seinen Urlaubsantrag zu Gunsten eines anderen Mitarbeiters ablehnen. Bedenken Sie aber, dass dies nur dann in Betracht kommt, wenn Sie nicht beide Mitarbeiter entbehren können.

Mit diesen 5 goldenen Regeln bleiben Sie bei der Urlaubsplanung der Chef

Alle Jahre wieder kommt die Urlaubsplanung auf die Tagesordnung. Speziell bei diesem Thema sind Ihre Mitarbeiter sehr empfindlich, denn jeder möchte, dass sein Urlaubswunsch erfüllt wird. Damit in Ihrem Betrieb der Streit um den Urlaub gar nicht erst entsteht, sollten Sie die folgenden 5 Regeln bei Ihnen einführen.

Regel Nr. 1: Frühzeitige Planung vermeidet Ärger

Geben Sie zu Beginn des Jahres eine Urlaubsliste aus. Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, sich mit ihren Urlaubswünschen in diese Liste einzutragen. Vermerken Sie auf der Urlaubsliste, dass mit dem Eintrag kein Einverständnis und keine Genehmigung Ihrerseits verbunden ist. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern aber nicht zu viel Zeit. Legen Sie deshalb einen Stichtag fest, an dem die Urlaubsliste wieder auf Ihrem Schreibtisch liegen muss. Durch die Urlaubsliste einigen sich Ihre Mitarbeiter meist untereinander, und durch die Fristsetzung erreichen Sie, dass die Planung zügig erfolgt.

Regel Nr. 2: Prüfen Sie, ob Sie die Urlaubswünsche akzeptieren können

Liegt Ihnen die Liste der Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter vor, sind Sie am Zug. Prüfen Sie, ob tatsächlich eine realistische Urlaubsplanung vorliegt, und speziell, ob diese Liste dem tatsächlichen Arbeitskräftebedarf in Ihrem Betrieb gerecht wird.

Regel 3: Frühzeitig Urlaubswünsche korrigieren lassen

Stellen Sie fest, dass Sie die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter nicht akzeptieren können, müssen Sie dies sofort bekannt geben. Lehnen Sie also die Urlaubswünsche wegen entgegenstehender betrieblicher Belange ab. Schlagen Sie aber gleichzeitig einen anderen Urlaubszeitraum vor.

Regel 4: Bei Urlaubskollision sofort Klärung schaffen

Es kommt immer wieder vor, dass die Urlaubswünsche einzelner Mitarbeiter kollidieren. In dieser Situation sind Sie als Arbeitgeber gefordert. Überschneiden sich die Wünsche einzelner Mitarbeiter, sollten Sie in einem Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern klären, wer für den genannten Zeitraum am ehesten auf den Urlaub verzichten kann. Dieses Gespräch sollten Sie sofort suchen, denn andernfalls droht die Gefahr, dass sich die Positionen verhärten und eine Lösung immer schwieriger wird.

Regel 5: Wenn Einigung scheitert, entscheiden Sie als Arbeitgeber

Können sich Ihre Mitarbeiter nicht einigen, müssen Sie als Arbeitgeber entscheiden. Prüfen Sie zunächst, wer im vergangenen Kalenderjahr wann Urlaub hatte. Dann müssen Sie die sozialen Kriterien heranziehen, beispielsweise schulpflichtige Kinder. Entscheiden Sie dann, wer mit seinen Urlaubswünschen zurückstehen muss.

Dauer des Urlaubs – keinen Tag zu viel gewähren

Die Dauer des Urlaubsanspruchs Ihres Mitarbeiters richtet sich entweder nach

  • nach dem BUrlG,
  • einem Tarifvertrag,
  • einer Betriebsvereinbarung oder
  • der einzelvertraglichen Regelung, die Sie mit Ihrem Mitarbeiter getroffen haben.

Nach dem BUrlG beträgt der gesetzliche Erholungsurlaub Ihrer Mitarbeiter mindestens 24 Werktage (§ 3 BUrlG). Der gesetzliche Urlaubsanspruch verteilt sich auf Werktage und nicht auf Arbeits- oder Kalendertage. Als Werktage gelten alle Kalendertage, soweit sie nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Das heißt, dass der Samstag auch Werktag im Sinne des BUrlG ist und damit als Urlaubstag Berücksichtigung findet.

Ist die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter nicht auf alle Werktage einer Woche verteilt, beispielsweise weil der Samstag arbeitsfrei ist, und wird der Urlaubsanspruch nach Werktagen bemessen, so müssen Sie den Urlaubsanspruch in Arbeitstage umrechnen. Bei dieser Umrechnung sind die Werk- und Arbeitstage rechnerisch so ins Verhältnis zueinander zu setzen, dass die Gesamtdauer des Urlaubs durch 6 geteilt und mit der Zahl der Arbeitstage einer Woche multipliziert wird.

Beispiel: So genau wird gerechnet

Horst H. hat einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 24 Werktagen. Er arbeitet bei Ihnen in einer 5-Tage-Woche.

Folge: Der Urlaubsanspruch von Horst H. berechnet sich wie folgt: 24 Werktage x 5 Arbeitstage : 6 Werktage = 20 Arbeitstage Urlaub pro Jahr.

Ändert sich im Verlauf eines Kalenderjahres bei Ihrem Mitarbeiter die Verteilung der Arbeitszeit auf mehr oder weniger Arbeitstage der Kalenderwoche, so verlängert oder verkürzt sich die Dauer des Urlaubs entsprechend.

Je nach Zahl der Wochenarbeitstage besteht folgender (Mindest-)Urlaubsanspruch:

WochenarbeitstageUrlaubstage im Jahr
5 Tage20
4 Tage16
3 Tage12
2 Tage8
1 Tage4

Wichtiger Hinweis!

Ändert ich die Anzahl der Arbeitstage Ihres Mitarbeiters, müssen Sie als Arbeitgeber daran denken, dass die Urlaubsdauer dann unter Berücksichtigung der neuen Verteilung der Arbeitszeit Ihres Mitarbeiters auch neu zu berechnen ist.

Das betrifft im Übrigen auch einen auf das folgende Urlaubsjahr übertragenen Resturlaub Ihres Mitarbeiters. Speziell dann, wenn der Mitarbeiter erst seit Beginn des neuen Jahres in Teilzeit beschäftigt ist. Der übertragene Urlaub richtet sich hinsichtlich seiner Länge nicht nach dem Entstehungsjahr. Das ist für Sie als Arbeitgeber sehr wichtig, denn andernfalls gewähren und bezahlen Sie Ihrem Mitarbeiter mehr Urlaub, als ihm tatsächlich zusteht (BAG, Urteil vom 28.04.1998, Aktenzeichen: 9 AZR 314/97; in: AP Nr. 7 zu § 3 BUrlG).

Beispiel: Keinen Tag zu viel gewähren!

Ida F. war bis zum 31.12. als Vollzeitarbeitskraft an 5 Tagen pro Woche bei Ihnen beschäftigt. Seit dem 01.01. ist sie als Teilzeitbeschäftigte nur noch an 3 Tagen pro Woche anwesend. Sie hat noch 4 Tage Resturlaub, den sie gern übertragen würde.

Folge: Diese 4 Tage Resturlaub werden Ida F. nicht voll übertragen. Hier ist jetzt ihre Teilzeittätigkeit zu berücksichtigen. Das ergibt folgende Rechnung: 4 Tage Resturlaub : 5 Wochenarbeitstage x 3 Teilzeitarbeitstage = 2,4 Tage übertragene Resturlaubstage.

Sofern Ihr Mitarbeiter auch noch bei anderen Arbeitgebern beschäftigt ist, hat er grundsätzlich gegen jeden seiner Arbeitgeber den vollen Urlaubsanspruch (BAG, Urteil vom 19.01.1993, Aktenzeichen: 9 AZR 53/92; in: AP Nr. 20 zu § 1 BUrlG).

Beispiel: Eine viel beschäftigte Mitarbeiterin

Rita D. arbeitet als Rechtsanwaltsgehilfin. Sie arbeitet an 6 Tagen in der Woche vormittags für Sie und nachmittags für einen anderen Rechtsanwalt.

Folge: Hier hat Rita D. gegen jeden ihrer Arbeitgeber den vollen Anspruch auf die volle Urlaubszeit. Nach dem BUrlG also 24 Werktage, jeweils halbtags.

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