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Urlaub ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Allerdings nur für den, der selbst Urlaub hat. Für Sie als Personalverantwortlichen ist Urlaub...

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Urlaubsgewährung und Urlaubsübertragung

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Arbeitsrecht Urlaubsanspruch Urlaubsgewährung Urla

Von Günter Stein,

Der Urlaub wird nicht vom Arbeitnehmer genommen, sondern von Ihnen als Arbeitgeber gewährt. Der normale Sprachgebrauch im Betrieb – „Ich habe Urlaub genommen“ – ist also irreführend. Ein Recht zur Selbstbeurlaubung besteht nämlich nicht. Bei der Urlaubsgewährung sind allerdings die Wünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen.

Der Urlaub wird nicht vom Arbeitnehmer genommen, sondern von Ihnen als Arbeitgeber

gewährt. Der normale Sprachgebrauch im Betrieb – „Ich habe Urlaub genommen“ – ist also irreführend. Ein Recht zur Selbstbeurlaubung besteht nämlich nicht. Bei der Urlaubsgewährung sind allerdings die Wünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Wenn dieser

  • einen konkreten Urlaubsantrag gestellt hat und
  • keine betrieblichen Gründe entgegen stehen,

dann besteht für den gewünschten Zeitraum ein Urlaubsanspruch. Folgende betriebliche Gründe, die einer Urlaubsgewährung entgegenstehen können, sind anerkannt:

  • fristgerechte Auftragserfüllung ist notwendig,
  • personelle Engpässe in Saison- und Kampagnebetrieben,
  • Jahresabschlussarbeiten,
  • krankheitsbedingte Ausfälle müssen kompensiert werden,
  • rechtswirksame Einführung von Betriebsferien steht dem Urlaubswunsch entgegen (Urlaub schon aufgebraucht),
  • vorrangige Urlaubsansprüche schutzwürdigerer Mitarbeiter.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend, weitere betriebliche Gründe können im Einzelfall der Urlaubsgewährung entgegenstehen. Prüfen Sie also immer, ob Sie den konkreten Mitarbeiter während der gewünschten Urlaubszeit dringend benötigen.

Entgegenstehende Urlaubswünsche

In der Sommerzeit, insbesondere in der Ferienzeit, wollen viele Arbeitnehmer Urlaub machen. Kollidieren mehrere Urlaubswünsche und können Sie nicht alle Arbeitnehmer entbehren, dann müssen Sie nach sozialen Kriterien abwägen. Abwägungsrelevante Kriterien sind insoweit:

  • Lebensalter des Mitarbeiters,
  • Dauer seiner Betriebszugehörigkeit,
  • Anzahl der schulpflichtigen Kinder,
  • Zwänge, die sich aus dem Gesundheitszustand oder der Berufstätigkeit anderer Angehöriger ergeben,
  • die Urlaubsregelung aus den Vorjahren (niemand muss wegen der schutzwürdigeren Kollegen immer auf Urlaub im Sommer verzichten).

An gewährten Urlaub sind Sie gebunden

Haben Sie einmal Urlaub gewährt, dann sind Sie an diese Erklärung auch gebunden. Eine Bindungswirkung tritt ebenfalls ein, wenn sich der Arbeitnehmer in eine Urlaubsliste

eingetragen hat und Sie nicht innerhalb einer angemessenen Frist (ca. 4 – 6 Wochen) seinen Urlaubswunsch abgelehnt haben.

Treten nachträglich betriebliche Umstände ein, die Sie zur Verweigerung berechtigt hätten, dann sind Sie trotzdem an Ihre Zusage gebunden. Nur in ganz engen Ausnahmen wird ein Widerruf für zulässig erachtet. Dieser ist dann auf dringende betriebliche Gründe (Notsituationen) beschränkt. Sie müssen dann aber die Kosten des Mitarbeiters ersetzen (Stornierung von Flug, Hotel usw.). Der Widerruf wird sich deshalb meist nicht lohnen.

So führen Sie Betriebsferien ein

Eine Möglichkeit, den Urlaub besser koordinieren zu können, sind Betriebsferien.

Unter Betriebsferien versteht man die einheitliche Festlegung des Urlaubszeitraums für sämtliche Mitarbeiter oder einzelne Mitarbeitergruppen durch den Arbeitgeber.

Die Rechtsprechung billigt es, dass für diese Festlegung keine dringenden betrieblichen Gründe vorgetragen werden müssen. Allerdings können Sie auf diese Weise nur 3/5 des Urlaubs Ihrer Angestellten verplanen. Der Betriebsrat muss dieser Regelung zustimmen. Am besten schließen Sie eine Betriebsvereinbarung. Fehlt ein Betriebsrat, dann können Sie Betriebsferien kraft Ihres Direktionsrechts festlegen.

Verbot widersprechender Erwerbstätigkeit

Nach § 8 BUrlG ist es dem Arbeitnehmer verboten, eine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit auszuüben. Das ist dann der Fall, wenn die entgeltliche Tätigkeit während des Urlaubs im Wesentlichen der sonst geschuldeten Arbeitsleistung entspricht. Dann ist nämlich dem Mitarbeiter die Möglichkeit genommen, während des Urlaubs das mit dem Gesetz angestrebte Ziel einer selbstbestimmten Erholung zu verwirklichen. Diese Leistung muss entgeltlich sein; erlaubt sind beispielsweise:

  • Gefälligkeiten,
  • karitative oder ehrenamtliche Tätigkeiten,
  • öffentlichrechtlich oder familienrechtlich begründete Verpflichtungen,
  • Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen,
  • Leistungen, die der eigenen Person zugute kommen (z. B. Hausbau oder Renovierungsarbeiten).

Verstößt der Arbeitnehmer gegen diese Einschränkung, können Sie je nach den Umständen des Einzelfalls auf Unterlassung klagen. Zudem kommen Schadensersatzansprüche in Betracht, und Sie können eine Abmahnung aussprechen, im Wiederholungsfall sogar kündigen. Allerdings können Sie Ihrem Mitarbeiter weder die Urlaubsvergütung kürzen noch den während des Urlaubs anderweitig erzielten Verdienst herausverlangen.

Urlaubsübertragung: Übertragung des Urlaubs auf das Folgejahr

Grundsätzlich ist der Urlaub im Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen, sonst verfällt er. Eine Übertragung des Urlaubs bis zum 31.3. des Folgejahres kommt nur in Betracht, wenn der Urlaubsgewährung betriebliche oder persönliche Gründe entgegenstanden. Wird der Urlaub auch in dieser Zeit nicht genommen, ist er endgültig verfallen. In einschlägigen Tarifverträgen oder im Arbeitsvertrag kann eine hiervon abweichende, für den Arbeitnehmer günstigere Regelung getroffen werden.

Urlaubsübertragung: Entgegenstehende betriebliche und persönliche Gründe

Die betrieblichen Gründe, die zu einer Urlaubsübertragung auf das Folgejahr führen können, entsprechen den Gründen, die der Urlaubsgewährung entgegenstehen können (siehe Aufzählung ab Seite 3 unten).

Als persönliche Gründe zählen z. B.:

  • lang anhaltende Krankheit des Arbeitnehmers oder
  • Erkrankung eines nahen Familienangehörigen.

Wichtiger Hinweis: Der Arbeitnehmer kann seinen Urlaub nur in dem Umfang übertragen, in dem er den Urlaub wegen persönlicher oder betrieblicher Umstände nicht in einem Kalenderjahr nehmen konnte. Deshalb scheidet eine Übertragung in dem Umfang aus, in dem der Arbeitnehmer seinen Urlaub (z. B. wegen der Gesundung) – wenn auch nur teilweise – noch im alten Urlaubsjahr nehmen konnte.

Übertragenen Urlaub müssen Sie gewähren

Musste der Urlaub schon wegen betrieblicher Gründe auf das Folgejahr übertragen werden, können Sie einem erneuten Antrag des Arbeitnehmers keine betrieblichen Gründe mehr entgegenhalten. Sie müssen dann den Urlaub gewähren.

Sind Sie einem Urlaubsantrag nicht nachgekommen und wurden Sie von Ihrem Mitarbeiter mit der Urlaubsgewährung durch Mahnung in Verzug gesetzt, dann steht diesem ein Schadensersatzanspruch zu, wenn der Urlaub wegen des Ablaufs des Übertragungszeitraums nicht mehr gewährt werden kann. Grundsätzlich ist der Schadensersatzanspruch durch Nachgewährung des Urlaubs zu befriedigen.

Sonderfälle zur Urlaubsübertragung

Die eben geschilderten kurzen Übertragungszeiten gelten in einigen Sonderfällen nicht. Bei der Berechnung des Jahresurlaubs schwangerer Arbeitnehmerinnen gelten Ausfallzeiten wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote gemäß § 17 MuSchG als Beschäftigungszeiten. Die Arbeitnehmerin wird also so behandelt, als wenn sie gearbeitet hätte. Ihre Mitarbeiterinnen können den Urlaub, den sie vor Beginn eines Beschäftigungsverbots nicht oder nicht vollständig erhalten haben, in das gesamte Urlaubsjahr übertragen, welches auf das Ende des Beschäftigungsverbots folgt. Für Mitarbeiter, die sich in Elternzeit befinden, gilt eine ähnliche Regelung. Kehrt der Mitarbeiter aus der Elternzeit zurück, dann kann er den vor der Elternzeit noch nicht gewährten Urlaub während des laufenden und des nächsten Urlaubsjahres nehmen. Allerdings können Sie bei Mitarbeitern in Elternzeit für jeden vollen Monat Elternzeit den Urlaubsanspruch um ein Zwölftel kürzen, soweit der Mitarbeiter nicht während dieser Zeit Teilzeit leistet. Der Mitarbeiter sammelt also während der Elternzeit, wenn er nicht arbeitet, keine Urlaubstage an. Vergleichbare Regelungen bestehen auch für Arbeitnehmer, die wegen Wehr- oder Ersatzdienst ausgefallen sind.

Urlaubsübertragung: Urteile

Urlaubswünsche: „Wer zuerst kommt...“ gilt nicht immer

Ein Transportunternehmen beschäftigte einen Gepäckwagenfahrer. Dieser wollte Urlaub machen und reichte deshalb bei dem Unternehmen einen Urlaubsantrag ein. Den lehnte die Firma mit der lapidaren Begründung ab, dass ein anderer Gepäckwagenfahrer für den gleichen Zeitraum schon Urlaub beantragt habe. Daraufhin wollte der Mitarbeiter seinen Urlaubsanspruch im einstweiligen Rechtsschutzverfahren durchsetzen. Die Richter gaben ihm Recht. Die Reihenfolge des Eingangs der Urlaubsanträge könne bei der Urlaubsvergabe nicht die alleinige Rolle spielen.

ArbG Frankfurt, Urteil vom 27.06.2002, Az.: 7 Ga 94/02

Fallen mehrere Urlaubswünsche auf den gleichen Termin und können Sie nicht alle Mitarbeiter entbehren, dann müssen Sie zwischen den Urlaubswünschen nach sozialen Kriterien abwägen. So ist den Arbeitnehmern mit schulpflichtigen Kindern regelmäßig vorzugsweise in den Schulferien Urlaub zu gewähren. Arbeitnehmer ohne Kinder müssen dann zurückstehen.

Urlaubsgeld gibt's nur für Urlaub

Ein Arbeitnehmer beantragte einen längeren Urlaub. Sein Arbeitgeber gewährte den Urlaub und zahlte dem Arbeitnehmer das tarifvertraglich vorgesehene Urlaubsgeld aus. Zu einem Urlaubsantritt des Arbeitnehmers kam es aber auf Grund einer Erkrankung nicht. Vom Arbeitgeber wurde deshalb das ausgezahlte Urlaubsgeld zurück gefordert. Zu Recht, wie das Bundesarbeitsgericht entschied. Gezahltes Urlaubsgeld kann bei Nichtgewährung des Urlaubs zurück gefordert werden, wenn die Zahlung des Urlaubsgelds nach der tarif- oder arbeitsvertraglichen Regelung von der Inanspruchnahme des Urlaubs abhängt.

BAG, Urteil vom 01.10.2002, Az.: 9 AZR 215/01

Gilt in Ihrem Betrieb ein Tarifvertrag, so überprüfen Sie, ob das Urlaubsgeld an den Urlaub gekoppelt ist. Ist kein Tarifvertrag anzuwenden oder regelt der Tarifvertrag das Urlaubsgeld nicht, sollten Sie in jedem Arbeitsvertrag das Urlaubsgeld an die tatsächliche Inanspruchnahme des Urlaubs koppeln. Andernfalls kann der Arbeitnehmer das Urlaubsgeld behalten.

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