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Urlaub ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Allerdings nur für den, der selbst Urlaub hat. Für Sie als Personalverantwortlichen ist Urlaub...

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Wann darf Urlaub abgelehnt werden?

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Von Günter Stein,

Wann darf Urlaub abgelehnt werden? Dem Urlaubswunsch stehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegen, die unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (§ 7Abs. 1 S. 1 BUrlG).

Urlaub abzulehnen und auf den Urlaubswunsches des Arbeitnehmers nicht einzugehen ist in zwei Fällen möglich:

Dem Urlaubswunsch stehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegen, die unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (§ 7Abs. 1 S. 1 BUrlG).

1. Ablehnungsgrund: dringende betriebliche Belange

Urlaub kann durch betrieblich begründete Verweigerungsgründe wie einem wichtigen Großauftrag, dringenden, fristgebundenen Arbeiten, einer Unterbesetzung zu besonders arbeitsreichen Zeiten (Schlussverkauf) etc. abgelehnt werden.

Es reicht hier aber nicht, wenn Sie den Urlaubswunsch pauschal abwehren und einfach behaupten, dass die Erteilung des Urlaubs den betrieblichen Interessen widerspricht. Sie müssen vielmehr konkret werden (können). Außerdem gebietet es ein korrekter Umgangstil, Ihrem Mitarbeiter zu erläutern, warum er gerade akut gebraucht wird und Sie seinen Urlaubsantrag ablehnen müssen.

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2. Ablehnungsgrund: sozial vorrangige Mitarbeiter

Sehr häufig überschneiden sich die Urlaubswünsche zweier Mitarbeiter. Wenn Sie aus betrieblichen Gründen nicht beide zum Wunschtermin in Urlaub gehen lassen können, müssen Sie dem sozial vorrangigen Mitarbeiter den Vorzug geben. Ob ein Arbeitnehmer zu diesem Personenkreis gehört, können Sie anhand folgenden Punkte ermitteln (wobei die Priorität von Frage zu Frage abnimmt): 

  • Ein Mitarbeiter will im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme Urlaub machen. Beachten Sie: Hier haben Sie keine Ablehnungsmöglichkeit (§ 7Abs. 1 S. 2 BUrlG).
  • Ihr Antragsteller ist offensichtlich akut erholungsbedürftig (er war öfter krank oder musste viele Überstundenmachen, die jetzt „an die Substanz gehen“).
  • Ihr Arbeitnehmer hat schulpflichtige Kinder (weswegen er nur in den Schulferien verreisen kann).
  • Sie haben Ihrem Antragsteller im letzten Jahr zur Ferienzeit keinen Urlaub gewährt bzw. ihn als nachrangig gegenüber anderen eingestuft.
  • Ihr Mitarbeiter ist verheiratet und muss sich mit seinem ebenfalls arbeitenden Ehepartner/Lebenspartner abstimmen.
  • Ihr Arbeitnehmer ist am längsten in Ihrem Betrieb beschäftigt.
  • Ihr Antragsteller ist Jahrgangsältester.

Überschneiden sich danach immer noch die Urlaubswünsche zweier „gleichberechtigter“ Arbeitnehmer, müssen Sie Fingerspitzengefühl zeigen. Meist hilft hier nur noch ein Kompromiss:

Der könnte z. B. so aussehen, dass der eine Mitarbeiter seine Terminwünsche für den Sommerurlaub dieses Mal zurücksteckt, dafür aber bei der nächsten Urlaubsplanung bevorzugt behandelt wird. Alternativ kann ja auch ein Mitarbeiter im ersten Drittel der Sommerferien fahren, der nächste Arbeitnehmer im zweiten Drittel und wiederum ein anderer Mitarbeiter im verbleibenden Drittel.

Ist auch hier ein Kompromiss nicht möglich, kann – soweit vorhanden – Ihr Betriebsrat entscheiden (siehe Seite U 93/22). Ohne Betriebsrat sind in jedem Fall Sie abschließend gefragt.

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