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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Entgeltoptimierung: So bleiben Benzingutscheine zur Urlaubszeit für Ihr Unternehmen günstig

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Urheber: philippschumach | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Ein Urlaub belastet die Geldbeutel vieler Arbeitnehmer ganz besonders. Ihr Unternehmen kann mit Entgeltextras wie Benzingutscheinen besonders punkten. Dank solcher Motivationshilfen kommen die Beschäftigten nach dem Urlaub gerne wieder. Sorgen Sie als Entgeltabrechner obendrein dafür, dass die Gutscheine tatsächlich ein lohnsteuer- und beitragsfreies Extra darstellen, profitieren alle Beteiligten. Die Pläne, die Besteuerung bei Gutscheinen an Mitarbeiter zu verschärfen, haben derzeit noch keine Relevanz.

Machen Sie alles richtig, sind Gutscheine ein lohnsteuerfreies Entgeltextra. Zusätzlich beitragsfrei sind sie, wenn die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt sind und die Gutscheine nicht aus Entgeltumwandlung finanziert werden. Prüfen Sie also immer zunächst die Steuerfreiheit. Hierfürmüssen die Gutscheine derzeit folgende Voraussetzungen erfüllen:

Der Gutschein muss ein Sachbezug sein

Ein Sachbezug ist ein Gutschein dann, wenn er

  • ausschließlich Angaben zur Ware enthält (z. B. 20 l Benzin) oder
  • einen Geldbetrag nennt und/oder Ihr Unternehmen die Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden.

Beispiel: Mitarbeiter dürfen mit einer Tankkarte bei einer bestimmten Tankstelle für bis zu 44 € im Monat Benzin tanken.

Der Wert des Sachbezugs darf die Grenze von 44 € pro Mitarbeiter und Monat nicht überschreiten

Da es sich bei den 44 € um eine Freigrenze handelt, darf der Wert des Gutscheins keinen Cent über diesem Betrag liegen. Ansonsten ist der gesamte Gutscheinbetrag steuer- und beitragspflichtig. Freigrenzen, die nicht ausgeschöpft wurden, können nicht auf andere Monate übertragen werden.

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Die Lohnsteuerfreiheit gilt unabhängig davon, ob

  • die Beschäftigten den Gutschein zusätzlich zu ihrem monatlichen Entgelt erhalten oder
  • ob sie die Gutscheine durch Entgeltumwandlung finanzieren (einTeil des ihnen geschuldeten Entgelts also in den Sachbezug „Gutschein“ umgewandelt wird).

Sinnvoll und in der Praxis häufig ist eine Vereinbarung mit einem bestimmten Unternehmen (z. B. einer Tankstelle), bei dem die Beschäftigten die Ware beziehen können und das dann in regelmäßigen Abständen mit dem Arbeitgeber abrechnet. Ob Ihr Unternehmen dann selbst Gutscheine, Bezugsscheine, Tankkarten oder Ähnliches ausgibt oder die Tankstelle Entsprechendes ausstellt oder ausgibt, ist gleichgültig.

Unterläuft Ihnen ein Fehler bei der Ausstellung eines Gutscheins, tritt Steuerpflicht (und damit auch Sozialversicherungspflicht) bereits bei der Übergabe des Gutscheins ein. Den entsprechenden Betrag müssen Sie dem laufenden Monat zuordnen. Ist der Gutschein steuerpflichtig, weil sein Wert die Freigrenze von 44 € übersteigt, fließt der Barlohn dem Mitarbeiter erst dann zu, wenn er den Gutschein einlöst. Zu diesem Zeitpunkt muss die Zuwendung erst versteuert werden.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat im Juli einen Benzingutschein erhalten, der einen Wert von 50 € hat und den Sie mit der Tankstelle abrechnen. Er löst den Gutschein erst im September ein, wovon Sie durch die Abrechnung erfahren. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie auch erst die Lohnsteuer berechnen.

Sind Gutscheine lohnsteuerfrei und werden sie zusätzlich zum Entgelt ausgezahlt, gilt Folgendes:

  • Die Gutscheine sind sozialversicherungsfrei.
  • Die Gutscheine sind kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Das heißt, sie fallen auch nicht ins Gewicht, wenn es darum geht, ob Entgeltgrenzen oder die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten werden (z. B. die 450-€-Grenze bei Minijobbern).
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