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Gutscheine für die Mitarbeiter: so machen Sie alles richtig

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Von Günter Stein,

Kürzlich habe ich an dieser Stelle über Benzingutscheine berichtet und geschrieben: Ein Betrag darf auf dem Gutschein angegeben sein. Das gab Protest: „Stimmt ja gar nicht! Ist auf einem Benzingutschein an einen Mitarbeiter ein Betrag angegeben, ist dieser kein steuer- und abgabenfreier Sachbezug mehr.“

 

Die Antwort:
Doch, er ist es noch. Die Bundesfinanzhof-Rechtsprechung hat sich geändert. Seit 2011 darf auf Gutscheinen auch ein Geldbetrag vermerkt sein. Die Gutscheine können trotzdem Sachbezug bleiben. Voraussetzung ist dann aber, dass Sie den Gutschein mit der Auflage verbinden, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden (BFH, Urteil vom 11.11.2010, Az. VI R 21/09).
Damit Sie wissen, was für Gutscheine jetzt rechtlich gilt, hier eine schnelle Übersicht für Sie:

Checkliste: Gutscheine müssen zusammen folgende Voraussetzungen erfüllen, um als Sachbezug steuerfrei zu bleiben

  • Der Gutschein muss auf eine ganz konkret bezeichnete Sache ausgestellt sein, wie z. B. „Gutschein über 25 l Diesel“.
  • Enthält der Gutschein betragsmäßige Angaben, muss er zweckgebunden sein.
  • Der Wert der Ware, die durch den Gutschein bezogen wird, muss die Grenze einhalten, die für Sachbezüge gilt, das heißt, der Wert darf nach § 8 Abs. 2 EStG pro Mitarbeiter und Monat 44 € nicht überschreiten. Grenzen, die nicht ausgeschöpft wurden, können nicht auf andere Monate übertragen werden.

 

 

Wann auch Sozialversicherungsfreiheit besteht

Die Gutscheine sind zusätzlich sozialversicherungsfrei, wenn sie

  1. steuerfrei sind (Steuerfreiheit also immer zunächst nach obiger Checkliste prüfen) und
  2. die Mitarbeiter sie zusätzlich zu ihrem ohnehin geschuldeten Entgelt erhalten.

Beispiele, was funktioniert und erlaubt ist:

  • Der Arbeitgeber stellt selbst einen Benzingutschein auf seinem Briefpapier aus. Art und Menge des Kraftstoffs sowie die Tankstelle sind genau bezeichnet. Die Mitarbeiter lösen diese Gutscheine, die sie zusätzlich zum Arbeitsentgelt erhalten, bei der Tankstelle ein. Mit dieser hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Danach erfolgt die Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Tankstelle.

    Ergebnis:
    Es handelt sich um einen steuerfreien (und damit auch sozialversicherungsfreien) Sachbezug, sofern die Freigrenze beachtet wurde. Kein Problem stellt es dar, dass der Arbeitgeber selbst eine sogenannte Anweisung ausgestellt und die Gutscheine nicht bei der Tankstelle besorgt hat.
  • Die Mitarbeiter erhalten Benzingutscheine, auf denen nur die Ware und kein Geldbetrag vermerkt ist. Die Benzingutscheine werden nicht bei der Tankstelle eingereicht. Vielmehr dürfen die Mitarbeiter, die einen Gutschein erhalten haben, die angegebene Menge mit einer Tankkarte des Arbeitgebers tanken.
    Ergebnis:
    Nach neuester Rechtsprechung ebenfalls ein steuer- und beitragsfreier Sachbezug. So dürfen Sie es auch machen (BFH, Urteil vom 11.11.2010, Az. VI R 27/09).

So nicht:

  • Der Arbeitgeber gibt Blankogutscheine für eine bestimmte Tankstelle aus. Blanko bedeutet: Art und Menge des Kraftstoffs werden erst bei Einlösung des Gutscheins von der Tankstelle eingetragen. Der Arbeitgeber rechnet mit der Tankstelle ab.
    Ergebnis:
    Es handelt sich um steuerpflichtiges Arbeitsentgelt. Für einen steuerfreien Sachbezugswert müssen Art und Menge der konkret bezeichneten Ware von vornherein auf dem Gutschein stehen.

 

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