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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Neue Vorgaben: Wie Entgeltextras für Mitarbeiter günstig bleiben

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Von Günter Stein,

Pauschalierte oder steuerfreie Entgeltextras sind für Ihr Unternehmen eine günstige Alternative zu Entgelterhöhungen: Es fällt nur eine pauschalierte Lohnsteuer an, bzw. diese entfällt ganz und sämtliche Beitragszahlungen erübrigen sich. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums schafft erleichterte Voraussetzungen für die Pauschalierung bzw. Steuerfreiheit (Schreiben vom 22.5.2013, IV C 5 - S 2388/11/10001-02, DOK 2013/0461548).

 

Günstige Motivationssteigerung

Zahlen Sie Mitarbeitern Erholungsbeihilfen, Fahrtkostenzuschüsse oder Leistungen zur Kinderbetreuung, kann Ihr Unternehmen diese steuerfrei belassen bzw. die Lohnsteuer pauschalieren und obendrein Beiträge sparen. Ihre Mitarbeiter erhalten die kleine Finanzspritze brutto gleich netto. Das gilt in der Regel allerdings nur, wenn Sie die Entgeltextras zusätzlich zum geschuldeten Entgelt zahlen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) bedeutet das: Es darf kein arbeitsvertraglicher Anspruch auf die Leistungen bestehen (z. B. Urteil vom 19.9.2012, VI R 55/11).

Rechtsprechung gilt nicht mehr

Das Bundesfinanzministerium (BMF) stellte jetzt aber klar: Arbeitgeber dürfen den Mitarbeitern einen Anspruch auf die Extras einräumen und diese dennoch pauschalieren bzw. lohnsteuerfrei belassen. Allein Entgeltumwandlung müssen Sie vermeiden (Schreiben vom 22.5.2013, IV C 5 – S 2388/11/10001-02, DOK 2013/0461548).
Mit dem Schreiben des BMF ist die Unsicherheit für Sie als Arbeitgeber nun beendet. Während die Rechtsprechung des BFH Ihnen ohnehin nur eine Orientierungshilfe bieten konnte, sind Sie mit den aktuellen Vorgaben der Verwaltung ab sofort auf der rechtssicheren Seite. Im Schreiben heißt es ausdrücklich, dass die entsprechenden Urteile des BFH (u. a. das oben genannte) nicht anzuwenden sind.

 

Vertragliche Vereinbarung möglich

Damit dürfen Sie für Entgeltextras wie Erholungsbeihilfen, Fahrtkostenzuschüsse oder Zahlungen für Kinderbetreuung die Lohnsteuer ab sofort pauschalieren, wenn ein Entgeltextra zum Arbeitsentgelt hinzukommt, das Ihr Unternehmen dem Mitarbeiter bereits schuldet. Ob die zusätzliche Leistung auf freiwilliger Basis gezahlt wird oder der Beschäftigte Anspruch darauf hat, ist unerheblich.

Beispiel: Wann Sie ab sofort pauschalieren können und wann nicht

Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens erhält ein Entgelt von monatlich 3.000 €. Ab Juli 2013 bekommt er zusätzlich einen Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Höhe von 20 € monatlich, der auch vertraglich fixiert wird. Die Lohnsteuer für den „neuen“ Fahrtkostenzuschuss dürfen Sie pauschalieren, wenn dieser nicht den Betrag übersteigt, den der Mitarbeiter anderenfalls als Werbungskosten geltend machen könnte.
Ein anderer Mitarbeiter erhält ebenfalls ein Entgelt von 3.000 € monatlich. Er möchte pro Monat auf 50 € dieses Entgelts verzichten und diese als pauschaliert besteuerten Fahrtkostenzuschuss abrechnen lassen. Hier dürfen Sie aber nicht pauschalieren, da eine Entgeltumwandlung vorliegt.
Achtung: Ihr Unternehmen ist als Arbeitgeber grundsätzlich Schuldner jeder Pauschalsteuer. Per Vereinbarung können Sie diese aber auf den Mitarbeiter abwälzen.

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