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So pauschalieren Sie Fahrtkostenzuschüsse richtig

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Von Günter Stein,

Vom Brutto bleibt - je nach Steuerklasse - erschreckend wenig über. Das macht für Arbeitnehmer steuerfreie Extra-Leistungen so interessant. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein solches Extra. Nun wollte eine Leserin wissen: Unser Unternehmen plant, Mitarbeitern Fahrtkostenzuschüsse zu zahlen. Diese würden wir gern pauschalieren, um für die Mitarbeiter und das Unternehmen Beitragszahlungen zu vermeiden. Was müssen wir beachten?

 

Hier die Antwort:
Fährt Ihr Mitarbeiter mit seinem Pkw zur Arbeit, dürfen Sie von Ihrem Unternehmen übernommene Fahrtkosten mit 15 % pauschalieren. Die Pauschalierung ist maximal in Höhe der abziehbaren Werbungskosten möglich, das heißt in Höhe der Fahrtkostenpauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer. Sie dürfen aus Vereinfachungsgründen davon ausgehen, dass monatlich an 15 Arbeitstagen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden.
Zahlt Ihr Unternehmen dem Beschäftigten pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse, darf dieser aber seine Fahrtkosten nicht mehr als Werbungskosten ansetzen.

 

Gilt ein Höchstbetrag von 4.500 €, dürfen Sie dem Beschäftigten auch nur in dieser Höhe pauschalierte Fahrtkosten zahlen. Den Höchstbetrag von 4.500 € jährlich setzen Sie an, wenn

  • ein Beschäftigter den Weg zur Arbeit mit einem Motorroller, einem Moped, einem Motorrad, einem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegt,
  • ein Mitarbeiter Mitglied einer Fahrgemeinschaft ist, ein Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel nutzt und keine höheren Aufwendungen nachweist oder glaubhaft macht.

Tipp:
Die Begrenzung auf 4.500 € gilt nicht, wenn ein Mitarbeiter seinen eigenen oder einen überlassenen Pkw nutzt. Ihr Mitarbeiter muss lediglich nachweisen oder glaubhaft machen, dass er den Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt hat. Ein Nachweis der tatsächlichen Kosten ist also nicht erforderlich.

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