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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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So steigern Sie die Motivation mit Tablets und Smartphones ohne Nebenkosten

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Urheber: WavebreakMediaMicro | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Möchten Sie den Mitarbeitern Ihres Unternehmens vor dem Jahreswechsel gerne ein kleines Entgeltextra gewähren? Als Dank für das bisherige Engagement sowie zur Motivation für's neue Jahr? Gehaltsaufbesserungen sind hierfür selten geeignet, denn den Beschäftigten bleibt aufgrund der hohen Abzüge oft nicht viel davon übrig. Setzen Sie doch auf besonders attraktive Leistungen, die lohnsteuerund beitragsfrei bleiben. Bei Mitarbeitern besonders gerne gesehen sind Smartphones und Tablet-PCs der neuesten Generation, die privat genutzt werden dürfen.

Bereits Anfang des Jahres hat die Unternehmensberatung Towers Watson festgestellt: Steuerfreie Entgeltextras werden in Unternehmen immer beliebter. Unter den Top 5, und zwar ganz oben auf der Liste, stehen Smartphones für Beschäftigte. Diese müssen den Mitarbeitern nicht unbedingt übereignet werden. Noch günstiger ist die Überlassung eines firmeneigenen Handys, das von den Mitarbeitern auch privat genutzt werden darf. Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Begünstigung gilt dabei nicht nur für Smartphones, sondern auch für PCs und Tablets.

So sparen Sie alle Nebenkosten

Überlassen Sie Mitarbeitern einen betriebseigenen PC oder ein Handy verbilligt oder kostenlos, ist die Nutzung lohnsteuerfrei (und dadurch auch beitragsfrei zur Sozialversicherung). Bereits 2012 wurde der Text in § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG) geändert in „Betriebliche Datenverarbeitungs-, und Telekommunikationsgeräte“ sowie deren Zubehör, um klarzustellen, dass die Vorschrift auch betriebliche Smartphones und Tablet-PCs erfasst. Anfang 2015 wurden die Lohnsteuerrichtlinien entsprechend angepasst.

ACHTUNG: Die Lohnsteuerfreiheit gilt unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Es kommt auch nicht darauf an, ob die Vorteile zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Wichtig ist aber – für vollständige Lohnsteuerfreiheit –, dass Sie die Geräte dem Arbeitnehmer nur leihweise überlassen.

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Kompetenz im Umgang mit neuen Endgeräten

Ihre Mitarbeiter werden sich über ein kostendloses technisch ausgereiftes Smartphone oder einen Tablet-PC, der sie keinen Cent kostet, möglicherweise mehr freuen als über eine Entgelterhöhung. Zusätzlicher Vorteil: Die Beschäftigten werden versierter im Umgang mit mobilen Endgeräten, was viele auch in der betrieblichen Praxis nutzen können.

Auch Schenkung ist möglich

Sollen betriebliche und private Geräte getrennt werden, können Sie Ihren Mitarbeitern auch ein Smartphone zur ausschließlichlichen privaten Nutzung schenken, beispielsweise statt des Weihnachtsgeldes. Zwar muss die Schenkung versteuert werden, Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Lohnsteuer zu pauschalieren. Die Folge der Pauschalierung ist wiederum: Die Zuwendung bleibt beitragsfrei in der Sozialversicherung. Für den Beschäftigten fallen also auch bei dieser Variante keine und für Ihr Unternehmen nur geringere Nebenkosten an.

Wie Sie bei der Überlassung von Computern Nebenkosten sparen

Variante 1: Ihr Unternehmen überlässt Mitarbeitern ein Datenverarbeitungsgerät für ihre Arbeit im Unternehmen, das sie im Betrieb auch privat nutzen dürfen (Beispiele: Smartphone, Tablet, Notebook). Die private Nutzung ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Es entstehen dem Mitarbeiter und Ihrem Unternehmen keine weiteren Nebenkosten in Form von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Es besteht außerdem keine Gefahr, dass die 450-€-Grenze bei Minijobbern überschritten wird. Hierfür spielt es keine Rolle, ob die Vorteile zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder durch eine Gehaltsumwandlung erbracht werden (R 3.5 Lohnsteuerrichtlinien (LStR)).

Variante 2: Ihr Unternehmen überlässt Mitarbeitern das Gerät leihweise unentgeltlich, auch für die Nutzung zuhause (Beispiele: Smartphone, Tablet, Notebook). Die private Nutzung ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Es entstehen dem Mitarbeiter und Ihrem Unternehmen hier ebenfalls keine weiteren Nebenkosten in Form von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Auch die 450-€-Grenze bei Minijobbern kann nicht überschritten werden.

Variante 3: Ihr Unternehmen schenkt den Mitarbeitern ein Datenverarbeitungsgerät (Beispiele: Smartphone, Tablet, Notebook). Aus der Übereignung entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser ist steuerund sozialversicherungspflichtig.

Es entstehen Nebenkosten. Sie können aber die Lohnsteuer mit 25 % pauschalieren, wenn der Mitarbeiter den PC zusätzlich zum Entgelt erhält. Die Folge: Das pauschal versteuerte Arbeitsentgelt ist sozialversicherungsfrei und zählt nicht zum Arbeitsentgelt. Auf diese Weise sparen Sie Beiträge.

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