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Aushilfen: Studenten beschäftigen - das sind die Fallen

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Aushilfe Studenten

Von Günter Stein,

jetzt in der Sommerzeit und in den Semesterferien ist die Beschäftigung von Studenten für Sie ein großes Thema. Dafür gibt es einen handfesten finanziellen Grund: Wenn Sie es richtig machen, haben Sie Möglichkeit, Studenten nahezu sozialversicherungsfrei zu beschäftigen.

Jetzt in der Sommerzeit und in den Semesterferien ist die Beschäftigung von Studenten für Sie ein großes Thema. Dafür gibt es einen handfesten finanziellen Grund: Wenn Sie es richtig machen, haben Sie Möglichkeit, Studenten nahezu sozialversicherungsfrei zu beschäftigen. So überbrücken Sie die urlaubsbedingten Personalengpässe elegant und kostensparend. Ihr Stichwort heißt: Werkstudentenprivileg: Erfüllt ein Beschäftigter alle Voraussetzungen als Student, bleibt er in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei. Nur die Beiträge zur Rentenversicherung müssen Sie aber auch für Studenten – wie für alle anderen Mitarbeiter – immer abführen. Doch bei den Voraussetzungen sollten Sie genau hinschauen. Sonst kann es teuer werden. Sehen Sie selbst:

Studentin irrtümlich als Werkstudentin eingestuft

Eine Arbeitgeberin, die eine Studentin eingestellt hatte, rechnete diese irrtümlich als Werkstudentin. Das Unternehmen führte keine Sozialversicherungsbeiträge für sie ab. Nach einer Prüfung durch die Sozialversicherungsträger forderten diese schließlich 14.464,16 € an Beiträgen nach (Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg Urteil vom 11.6.2008, Az. L 9 KR 1041/05). Grund: Die Mitarbeiterin war nur als Teilzeitstudentin eingeschrieben und hatte gleichzeitig bei der Arbeitgeberin gearbeitet. Damit könne nicht mehr von einem überwiegenden Erscheinungsbild als Studentin ausgegangen werden, so die Begründung des Gerichts.

Wann Sie Studenten als Werkstudenten abrechnen können

Schauen Sie also genau hin! Stellt Ihr Unternehmen einen Studenten als Mitarbeiter ein, können Sie sie nur dann kostengünstig als Werkstudenten abrechnen, wenn die folgenden 3 Voraussetzungen zutreffen:

  1. Es muss sich tatsächlich um einen Studenten handeln.
  2. Der Mitarbeiter darf seinen Studentenstatus nicht verlieren, d.h., er muss seinem Erscheinungsbild nach überwiegend Student sein.
  3. Das Unternehmen muss bestimmte Grenzen bei der Arbeitszeit beachten.

Das klingt zunächst einfach, birgt beim genaueren Hinschauen jedoch einige Fallen, über die Arbeitgeber immer wieder stolpern und dann teure Nachzahlungen aufgebrummt bekommen.

Welche Fallen Sie bei der Einstufung als Werkstudent beachten müssen

Falle 1: Ist der Student wirklich ein Student?

Nicht alle Bewerber, die sich Studenten nennen, sind tatsächlich Studenten. Nur Bewerber, die an einer in- oder ausländischen Universität, an einer Fachhochschule oder an einer staatlich anerkannten Berufsfachschule oder Fachschule, z. B. einer Technikerschule, eingeschrieben sind, genießen das Werkstudentenprivileg.

Tipp: Lassen Sie sich jedes Semester eine gültige Immatrikulationsbescheinigung vorlegen und nehmen Sie eine Kopie zu den Lohnunterlagen.

Falle 2: Ist der Student ein Student geblieben?

Manch ein Student hat eine gültige Immatrikulationsbescheinigung, ist in den Augen der Sozialversicherungsträger, aber kein privilegierter Werkstudent (mehr). Das trifft schnell in 3 Fällen zu: So genannte Bummelstudenten – also Studenten, die deutlich länger als üblich studieren – können Sie nicht mehr als Werkstudenten abrechnen. Als Grenze gilt das 25. Semester. Riskant kann es schon nach dem 19. Semester sein. Beschäftigen Sie also nur Studenten, die weniger Semester auf dem Buckel haben.

Falle 3: Arbeitet der Student zu viel?

Beachten Sie zudem zwei wichtige Grenzen zu den Arbeitszeiten, die Sie nicht überschreiten dürfen, wenn der Student Werkstudent bleiben soll:

  • Arbeitszeit pro Woche: Bei Beschäftigung in der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien), können Sie den Werkstudenten wie jeden anderen Mitarbeiter beschäftigen (also 40 Arbeitsstunden oder mehr pro Woche, so lange die Grenzen des Arbeitsschutzes eingehalten werden). Aber Vorsicht: Arbeitet der Student außerhalb der Semesterferien in Ihrem Unternehmen, darf die Arbeitszeit maximal 20 Arbeitsstunden pro Woche betragen. Sonst verliert er seinen Studentenstatus.
  • Arbeitszeit pro Jahr: Studenten dürfen nicht unbegrenzt lange arbeiten. Gestattet sind maximal 26 Wochen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden (Wochen mit Arbeitszeiten, die darunter liegen, zählen nicht mit) innerhalb eines Jahres.

 

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