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Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Was Sie zum Urlaub Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen unbedingt wissen sollten

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Lohn Gehalt Teilzeitkraft Aushilfe

Von Günter Stein,

Arbeitsunfähigkeit: Der Anspruch entsteht auch in diesen Fällen. Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters entsteht zunächst auch, wenn er arbeitsunfähig krank ist. Wenn der Mitarbeiter aber länger andauernd krank ist, kann es passieren, dass der Anspruch wieder verfällt.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Arbeitsunfähigkeit

Der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters entsteht zunächst auch, wenn er arbeitsunfähig krank ist. Wenn der Mitarbeiter aber länger andauernd krank ist, kann es passieren, dass der Anspruch wieder verfällt, denn:

  1. Der Urlaub kann nur von einem gesunden Arbeitnehmer genommen werden.
  2. Das heißt: Auch die Urlaubsabgeltung ist nicht möglich, wenn der Mitarbeiter am Ende des Arbeitsverhältnisses immer noch krank ist!
  3. In dem Fall verfällt der Urlaub spätestens, wenn der Mitarbeiter über den Übertragungszeitraum hinaus krank ist (also im Fall des Urlaubs 2007 in der Regel Ende März 2008).

Achtung: Kann der betreffende Mitarbeiter aber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses irgendwann, noch bevor der Übertragungszeitraum beendet ist, wieder arbeiten, müssen Sie die Abgeltung noch zahlen.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Arbeitszeitänderung

Ab und zu wird eine Teilzeitkraft zu einer Vollzeitkraft oder umgekehrt. Geschieht dies im Laufe eines Kalenderjahres, müssen Sie ab diesem Zeitpunkt auch den Urlaubsanspruch entsprechend ändern.

Achtung: Alle noch vorhandenen Urlaubstage müssen Sie nach den neuen Arbeitszeiten neu berechnen. Es findet keine Quotelung in Urlaubstage nach alter und neuer Arbeitszeit statt. Auch den aus dem alten Jahr übertragenen Resturlaubsanspruch berechnen Sie nach den neuen Arbeitszeiten, denn Urlaub dient nur der „Beseitigung“ der aktuellen Arbeitspflicht (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. 4. 1998, AZ: 9 AZR 314/97).

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der im vergangenen Jahr 5 Tage pro Woche bei Ihnen gearbeitet hat und seit dem 1. 1. 2007 in Teilzeit nur noch 2 Tage die Woche bei Ihnen beschäftigt ist, hat aus dem Jahr 2006 noch 5 Resturlaubstage. Wie viele ihm davon nach der Umstellung auf Teilzeit noch zustehen, berechnen Sie folgendermaßen: Resturlaubstage für 2006 : Wochenarbeitstage x Arbeitstage im laufenden Jahr = Resturlaubstage für 2007. Das ergibt 5 : 5 x 2 = 2 Resturlaubstage.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Blockteilzeit

Sieht der Arbeitsvertrag eines Teilzeitmitarbeiters vor, dass sich an eine lange Arbeitsphase eine lange Freistellungsphase anschließt (Beispiel: Altersteilzeit im so genannten Blockmodell), verfällt der Urlaub mit Beginn der Freistellungsphase. Da der Mitarbeiter in dieser Phase ohnehin nicht beschäftigt wird, ist eine Gewährung des Urlaubs nicht mehr möglich. Da aber andererseits das Arbeitsverhältnis nicht beendet wird, kann der Arbeitnehmer auch die Abgeltung des Urlaubs nicht nach § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz BUrlG) verlangen. Machen Sie Ihren Mitarbeiter schon während der Arbeitsphase auf Grund Ihrer Fürsorgepflicht rechtzeitig darauf aufmerksam!

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Erholungsbeihilfen

Nimmt ein Mitarbeiter Urlaub, dürfen Sie diesem zusätzlich etwas Gutes tun, ohne dass dies zu sozialversicherungspflichtigem Arbeitsentgelt führt. Lediglich versteuern müssen Sie die zusätzliche Finanzspritze mit einer Pauschale von 25 % (§ 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz = EStG, § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung = SvEV).

Das gilt aber nur, wenn die so genannte Erholungsbeihilfe folgende Grenzen pro Kalenderjahr nicht überschreitet:

  • für den Arbeitnehmer maximal 156 €
  • für seinen Ehegatten maximal 104 €
  • für jedes Kind maximal 52 €

Wichtig: Sie müssen die Beihilfen zeitnah zum Urlaub des Mitarbeiters zahlen. Überschreiten Sie die festgelegten Höchstgrenzen, ist die Pauschalierung insgesamt unzulässig und die Beihilfe wird zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Kurzarbeit

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Kurzarbeit angeordnet, können die Mitarbeiter auch dann noch Urlaub nehmen. Dies ist auf Grund der Situation im Unternehmen unter Umständen sogar wünschenswert. In diesem Fall müssen Sie dem jeweiligen Mitarbeiter allerdings das Urlaubsentgelt auszahlen, das er auch ohne Kurzarbeit erhalten hätte. Dadurch bedingte Verdienstkürzungen dürfen Sie nicht berücksichtigen, § 11 BUrlG.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Mehrfachbeschäftigung

Das kommt gerade bei Aushilfen häufiger vor: Sie arbeiten nicht nur bei Ihnen, sondern auch noch für andere Arbeitgeber. In diesem Fall hat der Mitarbeiter grundsätzlich gegen jeden seiner Arbeitgeber, also auch gegen Sie, den vollen Urlaubsanspruch. Insgesamt steht ihm aber nur einmal der Jahresurlaub von 24 Werktagen zu, das heißt, der Arbeitnehmer muss sich in jedem Arbeitsverhältnis den Urlaub als gewährt anrechnen lassen, den er in seinen anderen Arbeitsverhältnissen erhält.

Beispiel 1: Ihre Aushilfe ist vormittags für Sie und nachmittags für ein anderes Unternehmen tätig. Sie nimmt in beiden Beschäftigungsverhältnissen gleichzeitig für 4 Wochen Urlaub und hat damit die 4 Wochen ihres Urlaubs verbraucht.

Beispiel 2: Ihre Aushilfe arbeitet von montags bis mittwochs bei Ihnen und donnerstags und freitags bei einem anderen Arbeitgeber. Sie nimmt für 4 Wochen Urlaub (4 x montags bis mittwochs bei Ihnen und 4 x donnerstags und freitags beim anderen Arbeitgeber) und hat in diesem Fall ebenfalls die 4 Wochen seines Urlaubs verbraucht.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Mutterschutz und Elternzeit

Wenn Sie ermitteln, wie viel Urlaub einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter im Rahmen von Mutterschutz und Elternzeit im konkreten Fall zusteht, müssen Sie folgende Regelungen beachten:

1) Mutterschutzzeit erhöht den Urlaubsanspruch: Ausfallzeiten wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote gelten für den Anspruch auf Erholungsurlaub als Beschäftigungszeiten. Das bedeutet: Diese Zeiten zählen bei Beginn des Arbeitsverhältnisses für die Wartezeit (6 Monate für Erwerb des vollen Urlaubsanspruchs) sowie bei Berechnung des Urlaubsanspruchs. Urlaub, den die Arbeitnehmerin vor Beginn der Mutterschutzfrist nicht erhalten hat, kann sie nach Ende der Frist im laufenden Jahr oder im Folgejahr beanspruchen, § 17 Satz 2 Mutterschutzgesetz(MuSchG).

2) Im Rahmen der Elternzeit dürfen Sie aber kürzen: Im Fall der Elternzeit (wenn der Mitarbeiter keine Teilzeitbeschäftigung ausübt) können Sie Erholungsurlaub nach § 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) anteilig für die Zeit der Elterzeit kürzen. Sie dürfen aber nur für volle Kalendermonate der Elternzeit kürzen. Hat der Arbeitnehmer bei Antritt der Elternzeit den Urlaub noch nicht vollständig genommen, kann er ihn in das Jahr übertragen, in dem die Elternzeit endet.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Nebentätigkeit

Das kommt leider häufiger vor: Der Mitarbeiter nimmt sich bei Ihnen 4 Wochen Urlaub und arbeitet während dieser Zeit bei einem anderen Arbeitgeber. Da dies dem Erholungszweck des Urlaubs in den meisten Fällen entgegensteht, dürfen Sie dies abmahnen und im Wiederholungsfall dem Arbeitnehmer auch kündigen.

Etwas anderes kann evtl. gelten, wenn die Arbeit im Urlaub als Ausgleich angesehen werden kann, also beispielsweise ein Mitarbeiter mit reiner Bürotätigkeit in seinem Urlaub bei der Weinlese hilft.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Resturlaub

Idealerweise verplanen Ihre Mitarbeiter bereits jetzt den gesamten Urlaub für dieses Jahr. Spätestens zum Jahresende müssen Sie dann überprüfen, wie viel Urlaub jedem einzelnen Mitarbeiter noch zusteht. Wie Sie mit diesem Resturlaub verfahren, kommt auf die (gesetzliche, tarifliche, betriebliche) Regelung an, die für Ihr Unternehmen gilt:

  1. Grundsätzlich muss jeder Mitarbeiter seinen Urlaub für 2007 bis 31. 12. 2007 genommen haben.
  2. Gab es aber dringende betriebliche oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe dafür, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht vollständig nehmen konnte (z. B. Krankheit des Mitarbeiters oder Personalengpässe im Unternehmen), darf er seinen Resturlaub mit in das Jahr 2008 nehmen. In diesem Fall ist dann aber am 31. 3. 2008 Schluss: Urlaub aus dem Jahr 2007, der bis zu diesem Stichtag nicht genommen wurde, verfällt. Er kann nicht abgegolten werden.

Wichtig: Machen Sie Mitarbeiter, die den Urlaub 2007 nicht vollständig nehmen können, darauf aufmerksam, dass sie ihre Urlaubstage aus 2007 bis spätestens 31. 3. 2008 verplanen sollten. Resturlaub, der nach diesem Stichtag noch nicht genommen wurde, wird ersatzlos gestrichen.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Saisonale Spitzen

Das kann leider vorkommen: Gerade die Aushilfen, die Sie als Urlaubsvertretung eingestellt haben, möchten Urlaub. Einen Anspruch darauf haben ja auch die Saisonmitarbeiter. In einem solchen Fall dürfen Sie den Urlaubsantrag aber ablehnen, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen.

Wichtig: Auch die Urlaubswünsche Ihrer übrigen Mitarbeiter können Sie ablehnen, wenn die entsprechenden Gründe vorliegen. Als betriebliche Belange kommen in Betracht:

  • personelle Engpässe in bestimmten Saisonzeiten
  • plötzliche Änderungen der Auftragslage
  • sonstige Umstände der Betriebsorganisation oder des technischen Arbeitsablaufs
  • Abschluss- oder Inventurarbeiten

Dringend sind die Belange dann, wenn die Urlaubserteilung zu einer wesentlichen Beeinträchtigung des Betriebs führen würde.

Urlaubsanspruch Teilzeitkräfte: Sonderurlaub

Auch Ihren Mitarbeitern im Minijob und Aushilfen steht bezahlter Sonderurlaub zu. Ihr Unternehmen muss Mitarbeiter bei einer Verhinderung aus persönlichen Gründen von ihrer Arbeitsleistung freistellen.

Zu den anerkannten persönlichen Gründen zählen eine Erkrankung Angehöriger, Todesfälle im Familien- und Verwandtenkreis, Eheschließungen, die Geburt eines Kindes, ein Umzug, Arztbesuche. In diesen Fällen hat der Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn er eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit fehlt. Einheitliche Angaben, wie lange das Fehlen konkret dauern darf, gibt es leider nicht. Sie können sich aber nach dem Zeitraum richten, den der Mitarbeiter für die Erledigung seiner Angelegenheiten benötigt. Im Fall einer Erkrankung dürfen Sie ihm bis zu einer Woche Entgeltfortzahlung zugestehen.

Bei Zeiträumen, die darüber hinausgehen, muss er allerdings unbezahlten Urlaub nehmen. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter kein Arbeitsentgelt und Sie führen auch keine Sozialversicherungsbeiträge für den entsprechenden Zeitraum ab. In diesem Fall gilt das Arbeitsverhältnis bis zu einem Monat sozialversicherungsrechtlich als fortbestehend.

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