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Wie Sie die Meldepflichten für Minijobber und Aushilfen betriebsprüfungssicher erfüllen

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Urheber: kwarner | Fotolia

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Die Meldepflichten nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) erfassen auch Ihre Minijobber und sonstigen Teilzeitkräfte und Aushilfen. Sie erfahren in diesem Beitrag, welche Pflichten Sie haben, insbesondere welche Fristen Sie beachten müssen.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für Ihre Arbeitnehmer Sozialversicherungsmeldungen zu erstatten. Diese sind durch „gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen“ zu erstatten. Ausnahmen sind nur bei Beschäftigten im Haushalt beim Vorliegen bestimmter Voraussetzungen möglich.

Maßnahmen

Um das maschinelle Meldeverfahren durchführen zu können, müssen geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik vorgenommen werden. Bei der Nutzung allgemein zugänglicher Netze sind Verschlüsselungsverfahren anzuwenden.

DIN-Normen

Systemgeprüfte Programme werden von der Zulassungsstelle, das ist der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, zertifiziert. Dagegen sind Annahmestellen für die maschinellen Meldungen entweder

  • die für die Arbeitnehmer zuständigen Krankenkassen oder
  • bei geringfügig Beschäftigten die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale).

Wichtig: Ihr Entgeltabrechnungsprogramm muss systemgeprüft sein.

Ausfüllhilfen

Wie oben bereits erwähnt, können Sie die Meldungen einschließlich der Daten für die Beitragsnachweise auch mithilfe maschinell erstellter Ausfüllhilfen übermitteln. Die Krankenkassen stellen auch maschinelle Ausfüllhilfen mit der Bezeichnung „sv.net“ kostenlos zur Verfügung.

Welche Meldetatbestände Sie zwingend melden müssen

Sie unterscheiden folgende Meldetatbestände: 

  • den Beginn der Beschäftigung,
  • das Ende der Beschäftigung,
  • Änderungen im Versicherungsverhältnis,
  • Änderungen des Familien- oder Vornamens.

Diese Meldungen müssen Sie erstatten: 

  • Unterbrechungsmeldungen,
  • Jahresmeldungen,
  • Sondermeldung (bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt),
  • Sofortmeldung.

Die gleichzeitige Erstattung der An- und Abmeldung ist mit einem Datensatz zulässig, wenn bis zur Abmeldung noch keine Anmeldung erfolgt ist. Das ist beispielsweise bei kurzfristig Beschäftigten möglich. Die Meldung ist innerhalb der für Anmeldungen geltenden Frist zu erstatten (beachten Sie dazu bitte die nachfolgenden Ausführungen). Weicht das tatsächliche Beschäftigungsende vom gemeldeten ab, ist die betreffende Meldung unverzüglich zu stornieren und eine neue Meldung zu erstatten.

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Inhalt der Meldung

Ihre maschinellen Meldungen müssen folgende bestimmte Angaben zwingend enthalten: 

  • Name, Vorname: Anzugeben sind – getrennt durch ein Komma – der Familienname und der Vorname (Rufname) Ihres Arbeitnehmers.
  • Anschrift: Die zum Zeitpunkt der Meldungen gültige Anschrift ist bei einer Meldung für Ihre Minijobber und sonstigen Teilzeitkräfte und Aushilfen immer einzutragen. Das Feld „Land“ ist nur bei Auslandsanschriften auszufüllen. Es ist dann das jeweilige Länderkennzeichen anzugeben.
  • Versicherungsnummer: Die Versicherungsnummer entnehmen Sie dem Sozialversicherungsausweis.
  • Personalnummer: Um bei Rückfragen der Krankenkasse Ihre Arbeit zu erleichtern, kann hier die Personalnummer Ihres Beschäftigten eingetragen werden.
  • Grund der Abgabe: In den Meldungen nach der DEÜV sind auch die einzelnen Abgabegründe zu verschlüsseln. Die Schlüsselzahlen sind auch für Teilzeitkräfte und Aushilfen zu verwenden. Dabei ist zwischen den einzelnen Meldungen zu unterscheiden. 

Welche Fristen gelten für die Meldungen?

Anmeldungen für Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte sind wie bei Vollzeitbeschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn, zu erstatten.

Die Anmeldefrist beginnt mit dem Tag, der dem Tag folgt, an dem die versicherungspflichtige Beschäftigung aufgenommen wurde. Die Abmeldung ist mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Ende der Beschäftigung, zu erstatten. Unterbrechungsmeldungen sind innerhalb von 2 Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats der Unterbrechung zu erstatten. Die Jahresmeldung ist bis zum 15.2. des folgenden Kalenderjahres vorzunehmen.

Wichtig: Seit 1.1.2016 müssen Sie für jeden in einem Kalenderjahr beschäftigten Mitarbeiter, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16.2. des Folgejahres eine besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung erstatten.

Achtung: Bußgelder und/oder Regressforderungen

Das Gesetz (§ 111 SGB IV) sieht für den Fall eines Verstoßes gegen die Bestimmungen über das Meldewesen der Sozialversicherung ein Bußgeld vor. Wer nämlich eine Meldung vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt ordnungswidrig.

Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Bußgelder sind an den zuständigen Versicherungsträger zu zahlen. Sie können im Übrigen gegen den Bußgeldbescheid Einspruch einlegen. In Zusammenhang mit dem Beitragsnachweis gibt es zwar keine Bußgeldvorschrift, Sie riskieren aber beispielsweise bei einer Nichteinreichung eine Beitragsschätzung. Die Beitragsnachweise müssen 2 Tage vor dem Zeitpunkt beim zuständigen Versicherungsträger vorliegen, zu dem die Beiträge fällig sind.

Den Unternehmer, der gegen seine obigen Meldepflichten verstößt, treffen die gesetzliche Vermutung der Schwarzarbeit und damit ein persönlicher Regress nach Arbeitsunfällen seiner Arbeitnehmer.

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