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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Abschiedsparty: Der letzte Lohnsteuerjahresabschluss Ihres Lebens wird fällig

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Lohnsteuer

Von Günter Stein,

Der Lohnsteuerjahresabschluss 2007 wird der letzte sein, mit dem Sie sich als Entgeltabrechner beschäftigen müssen. Denn wie schon in der letzten Ausgabe berichtet, sehen die Lohnsteuerrichtlinien 2008 vor, dass der arbeitgeberseitige Lohnsteuerjahresabschluss nach § 42b EStG ersatzlos entfällt.

Grund genug, sich mit entsprechendem „Abschiedsschmerz“ dem diesjährigen Lohnsteuerjahresabschluss zuzuwenden – zumal er schon in Kürze ansteht. Schließlich können Sie ihn schon mit der Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Ausgleichsjahr durchführen. Im Klartext: mit der Dezemberabrechnung. Falls Sie es nicht ganz so eilig haben: Der spätestmögliche Zeitpunkt ist die Lohnabrechnung im März.

Wann Sie zum Lohnsteuerjahresausgleich verpflichtet sind

Sind im Unternehmen Ihres Arbeitgebers oder im Unternehmen, für das Sie die Entgeltabrechnungen bearbeiten, am 31.12.2007 mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigt, ist der Lohnsteuerjahresausgleich zwingend vorgeschrieben. Arbeiten im Unternehmen zum Stichtag weniger als 10 Mitarbeiter, müssen Sie den Jahresausgleich nicht durchführen, können dies aber tun. Das ist in der Regel durchaus im Interesse der Mitarbeiter, denn unter Umständen wird ihnen dadurch zu viel gezahlte Lohnsteuer bereits mit der Dezemberabrechnung zurückerstattet.

Wichtig: Den Ausgleich dürfen Sie nicht für alle Mitarbeiter durchführen, sondern nur für diejenigen Mitarbeiter, die am 31.12.2007 noch in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind.

Lohnsteuerjahresausgleich: Auch diese Mitarbeiter dürfen Sie nicht berücksichtigen

  1. Mitarbeiter, von denen Ihnen die Lohnsteuerkarte nicht mehr oder nicht vorliegt (erinnern Sie die Mitarbeiter rechtzeitig daran, diese abzuliefern!)
  2. Mitarbeiter, von denen Ihnen bei einem Arbeitgeberwechsel keine oder nicht alle Lohnsteuerbescheinigungen aus vorangegangenen Dienstverhältnissen vorliegen
  3. Mitarbeiter, deren Lohnsteuerbescheinigung Fehlzeiten aufweist, d. h., der Mitarbeiter war nicht das ganze Jahr über im Unternehmen beschäftigt. Wichtig: Keine Rolle spielt es dabei aber, wenn der Mitarbeiter z. B. unbezahlten Urlaub hatte oder Wehr- und Zivildienst ableisten musste. In diesen Fällen besteht das Dienstverhältnis weiter.
  4. Mitarbeiter, deren Entgelt für einen Teil des Jahres 2007 nach Steuerklasse II, III oder IV berechnet wurde
  5. Mitarbeiter, deren Entgelt für einen Teil des Kalenderjahres oder das ganze Jahr nach Steuerklasse V oder VI zu besteuern war
  6. Arbeitnehmer, die im Laufe des Kalenderjahres die Lohnsteuerklasse gewechselt haben
  7. Mitarbeiter, die im Jahr 2007 Lohnersatzleistungen bezogen haben
  8. Mitarbeiter, bei denen die Besteuerung 2007 unter Berücksichtigung der gekürzten oder ungekürzten Vorsorgepauschale erfolgte
  9. Mitarbeiter, bei denen ein Frei- oder Hinzurechnungsbetrag bei der Lohnsteuer zu beachten war oder wenn Ihr Mitarbeiter ausländische Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit hatte und ein Doppelbesteuerungsabkommen anzuwenden war. Hiervon sind dann auch die Mitarbeiter betroffen, die Ihnen nach dem Urteil zur Pendlerpauschale eine geänderte Steuerkarte vorgelegt haben.

Lohnsteuerjahresausgleich: Wie Sie den Erstattungsbetrag berechnen

Ob der jeweilige Mitarbeiter einen Erstattungsbetrag erhält und in welcher Höhe dies der Fall ist, ermitteln Sie anhand der folgenden Schritte:

Schritt 1

Ausgangspunkt ist der lohnsteuerpflichtige Jahresarbeitslohn. Diesen ermitteln Sie anhand der im Lohnkonto eingetragenen steuerpflichtigen laufenden und der sonstigen Bezüge. Außer Ansatz bleiben

  1. steuerfreie Arbeitgeberleistungen (z. B. Aufwandsentschädigung, steuerfreie Zuschläge),
  2. pauschalbesteuerter Arbeitslohn, weil hierfür in steuerlicher Hinsicht der Arbeitgeber der Schuldner ist.

Schritt 2

Von dem in Schritt 1 ermittelten Gesamtjahresarbeitslohn ziehen Sie folgende Posten ab:

  1. einen etwaigen Versorgungsfreibetrag
  2. einen Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag
  3. bei Mitarbeitern, die zu Beginn des Ausgleichsjahres das 64. Lebensjahr vollendet haben, den Altersentlastungsbetrag
  4. einen etwaigen auf der Steuerkarte eingetragenen Lohnsteuerfreibetrag

Wichtig: Diese Freibeträge setzen Sie nicht zeitanteilig wie beim monatlichen Lohnsteuerabzug an, sondern in den vollen Jahresbeträgen. Das gilt auch dann, wenn nicht in allen Monaten des Jahres die Voraussetzungen hierfür vorgelegen haben.

Schritt 3

Von dem in Schritt 2 erhaltenen Jahresarbeitsentgelt für 2007 ermitteln Sie die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag.

Schritt 4

Ziehen Sie das Ergebnis zu 3 von den tatsächlich im Laufe des Jahres einbehaltenen Steuern ab. Stellt sich heraus, dass die im Laufe des Jahres getätigten Vorauszahlungen zu hoch waren, zahlen Sie dem jeweiligen Arbeitnehmer den Differenzbetrag aus.

Achtung: Auch die Zuschlagsteuern wie den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer müssen Sie dem Arbeitnehmer ausgleichen. Beachten Sie dabei aber, dass Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag jeweils eigene Steuern sind, die nicht miteinander verrechnet werden dürfen.

Übrigens: Sie dürfen den Ausgleich mit der Ermittlung der Lohnsteuer für Dezember gleich zusammenfassen.

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